Arbeitszeiterfassung – Mittel zur Einhaltung des Arbeitsschutzes

Arbeitszeiterfassung – Mittel zur Einhaltung des Arbeitsschutzes

Mit der Zielsetzung Arbeitnehmer zu schützen und bundesweit einheitliche Richtlinien zu schaffen wurde 1994 das Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erlassen.

Es gilt für alle Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt Höchstarbeitszeiten, Ruhepausen und vieles mehr. Von diesen Regelungen ausgenommen sind zum Beispiel Chefärzte, Schiffsbesatzungen, leitende Angestellte und Geschäftsführer.

Wozu dient die Arbeitszeiterfassung?

In erster Linie soll die Arbeitszeiterfassung als Mittel zur Einhaltung des Arbeitsschutzes dienen. In § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) heißt es:

"Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit [...] hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit [...] eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren."

Demnach war die Dokumentation von Mehrarbeit schon immer verpflichtend. Zusätzlich zur Mehrarbeit soll nun die gesamte Arbeitszeit aufgezeichnet bzw. erfasst werden.

Die Arbeitszeiterfassung ist ein Kontrollmittel in beide Richtungen.

Arbeitnehmer können ihre geleistete Zeit nachweisen und können Mehrarbeit somit vorbeugen bzw. diese durch Minderarbeit ausgleichen. Arbeitgeber können überprüfen, ob die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit auch tatsächlich leisten (keine Dauerüberwachung, aber Stichproben möglich).

ArbZG-Reform

Das Bundesarbeitsministerium hat der Bundesregierung einen Entwurf zur Arbeitszeiterfassung vorgelegt. Darin wurde u. a. festgehalten, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit noch am selben Tag elektronisch aufgezeichnet werden sollen.

Für Tarifpartner sind   Ausnahmen vorgesehen und Kleinbetriebe mit bis zu zehn Mitarbeitern sollen von der Regelung über elektronische Aufzeichnung ausgenommen sein.

Die Abstimmung darüber steht noch aus.

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Unabhängig von der Reform des Arbeitszeitgesetzes besteht aufgrund des Grundsatzurteils des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13.9.2022 (1 ABR 22/21) eine Pflicht zur systematischen Erfassung der gesamten Arbeitszeit.

Auszug aus der Pressemitteilung:

"Der Arbeitgeber ist nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmern geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann."

Weiter hat das BAG deutlich gemacht, dass eine bloße Bereitstellung des Systems nicht genüge. Der Arbeitgeber müsse die Zeiten auch erfassen bzw. diesen Vorgang an die Arbeitnehmer delegieren und sodann überprüfen, ob die Zeiten auch tatsächlich erfasst werden.

Wie genau hat die Arbeitszeiterfassung zu erfolgen?

Das wird gesetzlich nicht vorgeschrieben, so dass die Unternehmen Gestaltungsfreiraum haben. Die Art und die Organisation des Betriebes, welches Arbeitszeitmodell vorherrscht und die eigene Präferenz sollten in die Überlegungen einfließen.

Die  Arbeitszeiterfassung durch Niederschrift (Formular/Stundenzettel) könnte beispielsweise eine gute Option für kleine Unternehmen sein. Wohingegen große Unternehmen mit mehreren hundert oder sogar tausend Mitarbeitern, einem flexibelen Arbeitszeitmodell und Remote-Arbeit (von jedem beliebigen Ort) eher auf eine Zeiterfassungs-Software setzen sollten.

Auch Stechuhren kommen nach wie vor zum Einsatz, wobei die Oldschool-Variante mehr und mehr von elektronischen Zeiterfassungsterminals (Chip, Karte, Fingerabdruck) oder Apps abgelöst wird.

Was sagt ver.di zur Arbeitszeiterfassung?

„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, ein System einzuführen und zu nutzen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Das steht völlig außer Frage. Der vorgelegte Vorschlag entspricht allerdings nicht unseren Vorstellungen. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollte im Arbeitsschutzgesetz geregelt werden.“ (ver.di-Sprecherin)

Datenschutz - Sind Arbeitszeiten personenbezogene Daten?

Der Europäischer Gerichtshof sagt ja (Urteil von 2013):

„Aufzeichnungen über die Arbeitszeiten […], die die Angabe der Uhrzeit, zu der ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag beginnt und beendet, sowie der Pausen bzw. der nicht in die Arbeitszeit fallenden Zeiten enthalten, fallen unter den Begriff personenbezogene Daten […]“

Demzufolge greifen hier die Grundsätze aus Artikel 5 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO):

• Datenerhebung/-verarbeitung nur für eindeutige und  legitime Zwecke
• Datenerhebung/-verarbeitung nur so viel wie nötig (Need-to-know-Prinzip)
• Löschung der Daten nach Zweckentfall und Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen

Bei Unsicherheiten hinsichtlich des Datenschutzes im Zusammenhang mit der Zeiterfassung, ist es immer sinnvoll, sich an den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens oder an den Betriebsrat zu wenden. Sie können Auskunft darüber geben, wer Zugriff auf die Daten hat, wo sie gespeichert wurden und ob es eine rechtliche Grundlage dafür gibt.

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