Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) – Was müssen Unternehmen jetzt veranlassen?

Uns erreichen täglich Anfragen von Unternehmen in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Datenschutz-Grundverordnung ist seit Mai 2016 in Kraft. Unsere Erfahrung zeigt, dass viele Unternehmen noch nicht auf die DSGVO und die entsprechenden Auswirkungen auf die Prozesse der Datenverarbeitung im Unternehmen vorbereitet sind. Wir geben hier einen kleinen Überblick zu den erforderlichen Maßnahmen zur Umsetzung der DSGVO im Unternehmen:

1) Machen Sie sich mit den Regeln der Datenschutzgrundverordnung vertraut – Informieren Sie sich frühzeitig!

Die Geschäftsleitung sollte sich jedenfalls kurz mit der Neuregelung befassen. Datenschutzbeauftragte und IT-Verantwortliche sollten informiert und sensibilisiert werden. Nutzen Sie dafür unsere Beratung. Die Verantwortlichen sollten sich einen Überblick über die Regelungen verschaffen.

2) Umsetzung der DSGVO im Unternehmen

Wir empfehlen zudem, dass eine Überprüfung stattfindet, im Rahmen welcher Prozesse personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. 

Es ist zu empfehlen, ein Projekt zur Umsetzung der DSGVO zu beginnen und im Rahmen dessen die rechtlichen, organisatorischen und technischen Bereiche des Unternehmens dahingehend zu überprüfen, ob im Hinblick auf die DSGVO Anpassungsbedarf besteht. Hier bietet sich folgendes Vorgehen an:

1. Phase: Bestandsaufnahme 

• Im Rahmen welcher Prozesse werden personenbezogene Daten verarbeitet? 
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung (Gesetz oder Einwilligung)?
• Ist-Zustand der Organisation des Datenschutzes (z. B. was wird zum Schutz der Daten im Unternehmen bereits unternommen)? 
• Gibt es Auftragsdatenverarbeitung?
• Wie sieht es mit dem Datenschutz der Beschäftigten aus (Arbeitsverträge, Vereinbarungen)?

2. Phase: Feststellung der umzusetzenden Regelungen, insbesondere:

• Liegt für jede Verarbeitung eine Rechtsgrundlage vor?
• Liegen Verträge im Falle Auftragsverarbeitung vor und entsprechen diese den Vorgaben der Art. 28, 29 DSGVO?
• Welche Dokumentationspflichten sind zu erfüllen, Art. 5 Abs. 2 DSGVO?
• Ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchzuführen, Art. 35 DSGVO? Muss die Aufsichtsbehörde involviert werden?
• Welche Maßnahmen bestehen in Bezug auf den Datenschutzbeauftragten? Meldepflicht, Art. 37 Abs. 7 DSGVO?
• Welche Maßnahmen sind in Bezug auf die Datensicherheit gem. Art. 24 und 32 DSGVO erforderlich?
• Käme eine Zertifizierung im Sinne der DSGVO in Betracht?

3) Beratung durch Fachanwalt IT-Recht

Dr. Wallscheid ist Fachanwalt für IT-Recht und bietet Unternehmen bundesweite Beratung bei der Umsetzung der Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Wir analysieren Ihren Ist-Zustand, bestimmen den Soll-Zustand und helfen Ihnen bei der Umsetzung der Regelungen. Diese Umsetzung muss bis zum 25.05.2018 erfolgen. 

Erforderlich sind regelmäßig nachfolgende Maßnahmen:

• Festlegung der Rechtsgrundlagen und des jeweiligen Zwecks der Datenverarbeitung mit entsprechender Dokumentation
• Einfügen der Informationspflichten, z. B. Datenschutzerklärung
• Ernennung eines Datenschutzbeauftragten und Anpassung der Datenschutzorganisation
• Überprüfung und ggf. Anpassung der IT-Sicherheit – Organisation von Reaktions- und Meldepflichten im Falle eines Datenverlustes oder Eingriffs durch Dritte
• Analyse und Anpassung der betroffenen Prozesse
• Prüfung, ob eine Datenschutz-Folgeabschätzung durchzuführen ist, Erstellung einer Datenschutz-Folgenabschätzung entsprechend der Vorgaben des Art. 35 Abs. 7 DSGVO
• Anpassung des Beschäftigtendatenschutzes

Sie haben Fragen zur Umsetzung der DSGVO? Rufen Sie uns an!