Der Auskunftsanspruch des Arbeitnehmers

Für ArbeitnehmerInnen kann insbesondere während des Beschäftigungsverhältnisses die Information von Interesse sein, welche Angaben über diese in den Personalakten vorhanden sind.

"Befinden sich in der Personalakte noch die Notizen, die der Arbeitgeber eifrig anfertigte, während wir uns über meine Stärken und Schwächen unterhielten?" 

Hier spielen den ArbeitnehmerrInnen die Arbeitnehmerrechte zum einen und zum anderen die Datenschutzrechte gut zu.

Anspruch auf Einsicht in die Personalakte

" Der Arbeitnehmer hat das Recht, in die über ihn geführten Personalakten Einsicht zu nehmen [..] " So ist es in § 82 Betriebsverfassungsgesetz normiert.

Dabei ist keine Angabe von Gründen erforderlich. Vielmehr kann die Einsicht ohne besonderen Anlass erfolgen und sollte von den ArbeitgeberInnen während der gängigen Arbeitszeit und bei fortlaufender Entgeltzahlung gewährleistet werden. Treuepflichten der ArbeitnehmerInnen gebieten es auf der anderen Seite, die Einsicht nicht in unverhältnismäßigen Abständen einzufordern.

Die Einsicht erfolgt in der Regel in den für die Aufbewahrung der Personalakten vorgesehenen Räumlichkeiten, jedenfalls aber im Betrieb. Eine Mitnahme der Personalakte für eine Einsicht zuhause ist nicht vorgesehen. ArbeitnehmerInnen dürfen sich jedoch Kopien von den Unterlagen anfertigen.

Tipp

Fällt Ihnen bei der Einsicht auf, dass die Akten falsche Angaben über Sie beinhalten, müssen Sie dies nicht dulden und können um Entfernung dieser Angaben bitten. Sind die Angaben zwar wahr, stellen für Sie jedoch eine negative Notiz dar- wie etwa eine Abmahnung- sollte geprüft werden, ob diese Notiz weiterhin in der Akte verbleiben muss.

In Frage käme hier, einen Antrag auf Entfernung der Abmahnung zu stellen. Wünschen Sie bei der Prüfung, ob die Abmahnung oder bestimmte Notizen in der Personalakte entfernt werden können Unterstützung, stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.

Auskunft über gespeicherte Daten

Auch in der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sind Regelungen vorhanden, die ArbeitnehmerInnen einen Anspruch auf Auskunft einräumen. Dabei beschränkt sich die DSGVO nicht auf den Personenkreis von ArbeitnehmerInnen sondern geht noch weiter. Dieser Anspruch ergibt sich aus Art. 15 DSGVO, wonach die betroffene Person (hier der Arbeitnehmer) vom Verantwortlichen (hier der Arbeitgeber) ein Recht auf Auskunft über die Verarbeitung der personenbezogenen Daten hat. Dieser Anspruch kann jederzeit geltend gemacht werden: sei es während des Bewerbungsprozesses, während des Beschäftigungsverhältnisses oder nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.

Auch hier sind die Grundsätze der Verhältnismäßigkeit zu berücksichtigen. So darf die Auskunftsanfrage nicht rechtsmissbräuchlich erfolgen, etwa weil sie zu häufig geltend gemacht wird. 

Bei einer Auskunftsanfrage stellt die verantwortliche Stelle eine Kopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung. So steht es in Art. 15 Abs. 3 DSGVO.

Dieser Absatz bietet reichlich Raum für Diskussionen in der Literatur und in der Rechtsprechung. So ist es unklar, ob mit "Kopie" bereits ein Auskunftsschreiben ausreicht, in der die vorhandenen Daten aufgelistet werden oder ob damit tatsächlich eine umfassende Kopie von allen Dokumenten, worin Daten der Auskunftsperson verarbeitet wurden, gemeint ist. Dieser Punkt ist nicht unwesentlich, da sich im Laufe von langjährigen Arbeitsverhältnissen massenhaft Daten ansammeln können. Die Erstellung von Kopien aller dieser Daten würde einen erheblichen Aufwand für die Unternehmen bedeuten.

Auch die Frage, inwiefern jede einzelne E-Mail, in der personenbezogene Daten der ArbeitnehmerInnen vorkommen, Gegenstand dieser Kopie sein müssen, beschäftigt die Arbeitsgerichte.

Während diese Frage noch Gegenstand vieler Gerichtsurteile und Stellungnahmen von Aufsichtsbehörden sein wird, bleibt der Auskunftstanspruch der betroffenen Person als solcher unberührt.