Die 10 häufigsten Fehler bei der Gründung einer GmbH und wie man sie vermeidet

von Dr. Marc Laukemann*

Die Gründung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist gerade beim ersten Mal für die Gründer ein aufregender Schritt, aber auch ein Prozess, der mit vielen rechtlichen und steuerlichen Herausforderungen verbunden ist. Hier sind die zehn häufigsten Fehler, die Gründer machen und einige Tipps, wie man sie vermeiden kann.

1. Unvollständiger Gesellschaftsvertrag: 

Ein Gesellschaftsvertrag, der nicht alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthält, kann dazu führen, dass das Registergericht die Eintragung der GmbH ablehnt.

Bsp.: Die Angaben des Gesellschaftsvertrags zum Unternehmensgegenstand (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG) müssen konkret genug sein, um die Branche und die Art der Tätigkeit der Gesellschaft erkennen zu können. Nur eine konkrete Beschreibung des Unternehmensgegenstands schützt die (Minderheits-) Gesellschafter vor willkürlichen Wechseln des Tätigkeitsbereichs der Gesellschaft. So beschränkt der Unternehmensgegenstand die Befugnis der Geschäftsführer, für die Gesellschaft zu handeln, sodass bei Überschreitungen der Grenzen ein Schadensersatzanspruch nach § 43 Abs. 2 GmbHG gegen die Geschäftsführer in Betracht kommt.

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Vertrag alle relevanten Punkte abdeckt und von einem Rechtsanwalt überprüft wird.
• Der Gesellschaftsvertrag muss regeln, welchen Geschäftsanteil welcher Gesellschafter übernimmt (§ 3 Abs. 1 Nr. 4 GmbHG). Achtung: Die Höhe der Geschäftsanteile bestimmt das Stimmrecht (§ 47 Abs. 2 GmbHG), die Verteilung des Gewinns (§ 29 Abs. 3 S. 1 GmbHG), den Erlös der Liquidation (§ 72 S. 1 GmbHG), aber auch die Höhe der Einlagepflicht (§ 14 S. 2 GmbHG). Abweichend von der Regelung in § 47 Abs. 2 GmbHG, können auch Mehrstimmrechte geregelt werden (vgl. § 45 Abs. 2 GmbHG).
• Die Satzung kann vorsehen, dass die Geschäftsführer für maximal fünf Jahre ermächtigt werden, das Stammkapital durch Ausgabe von Geschäftsanteilen, um maximal 50 % zu erhöhen (genehmigtes Kapital, § 55a Abs. 1 GmbHG). Daneben kann das Bezugsrecht ausgeschlossen und weitere Vorgaben zum Ausgabebetrag gemacht werden. Für Startups ist diese Regelung von großer Relevanz, weil ein zusätzliche Kosten auslösender Gesellschafterbeschluss für die Kapitalerhöhung nicht mehr benötigt wird. Zugleich kann die Aufnahme künftiger Investoren deutlich erleichtert werden.

2. Versäumte oder unzureichende Einlagen: 

Die Stammkapitaleinlage ist eine der Grundvoraussetzungen für die Gründung einer GmbH. Stellen Sie sicher, dass Sie die Einlage vollständig leisten und den Nachweis darüber im Handelsregister einreichen

• Will ein Gesellschafter seine Bareinlage durch ein zuvor oder danach gewährtes Darlehen von der Gesellschaft zurückzahlen lassen oder erwartet er eine unverhältnismäßige Gegenleistung (Beratervertrag), kann dies zur Unwirksamkeit der Einlagenerbringung führen (vgl. § 19 Abs. 4 und 5 GmbHG). Den Gründungsaufwand (Notarkosten, Registeranmeldung, Steuerberater, Rechtsanwalt) darf (i.d.R.) nur in Höhe von 10 % des Stammkapitals von der GmbH übernommen werden und muss im Übrigen von den Gesellschaftern persönlich getragen werden. Eine unangemessene hohe Festsetzung des Gründungsaufwands kann u.a. zur Versagung der Eintragung (§ 9c Abs. 2 Nr. 2 GmbHG) führen.

3. Fehlerhafte Anmeldung zum Handelsregister:

Stellen Sie sicher, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen einreichen und alle Angaben korrekt sind. Fehler oder Auslassungen können zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen.

• Seit kurzem ist die digitale Gründung der GmbH ermöglicht worden (vgl. § 2 Abs. 3 GmbHG). Die Beurkundung des Gesellschaftsvertrags kann ausschließlich per Videokommunikation oder gemischt (vgl. § 16e BeUrkG) erfolgen und die elektronische Niederschrift der Gründungsverhandlung mit qualifizierter elektronischer Signatur versehen werden (vgl. gemäß § 16b BeurkG).  
• Achtung: Sollte sich ein Gesellschafter verpflichten, sein gesamtes Vermögen in die GmbH einzulegen, bedarf dies zusätzlich der notariellen Form gem. § 311b Abs. 2 BGB. Diese Beurkundung kann nur direkt vor dem Notar erfolgen und nicht per Videokonferenz.

4. Fehler bei der Bestellung der Organe:

Die Bestellung der Geschäftsführung und ggf. des Aufsichtsrats muss ordnungsgemäß erfolgen. Fehler können die Rechtsfähigkeit der GmbH beeinträchtigen.

5. Missverständnis der Haftungsbeschränkung:

Die Haftungsbeschränkung ist einer der Hauptvorteile einer GmbH. Stellen Sie sicher, dass Sie die Haftungsbeschränkung verstehen und Ihre persönlichen Vermögenswerte schützen.

• Persönlich und unbegrenzt haftet ein Gesellschafter, der vor der Eintragung der GmbH im Namen der Gesellschaft gegenüber Dritten gehandelt hat (z.B. vor Beurkundung der GmbH bereits einen Mietvertrag im Namen der künftigen GmbH abgeschlossen hat, vgl. § 11 Abs. 2 GmbHG).
• Wer für die GmbH handeln will, aber nicht deutlich auf die Haftungsbeschränkung (durch Angabe XY GmbH) hinweist, haftet persönlich.
• Eine Vermeidung der persönlichen Haftung können die Gründer nur dadurch erreichen, dass sie der Geschäftsaufnahme vor Eintragung der GmbH ins Handelsregister nicht zustimmen.

6. Unzureichende Kenntnis der steuerlichen Folgen:

Die Gründung einer GmbH hat steuerliche Folgen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich über die steuerlichen Folgen informieren und ggf. einen Steuerberater konsultieren.

7. Unzureichende Planung: 

Eine gründliche Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Stellen Sie sicher, dass Sie einen soliden Businessplan haben, der alle Aspekte Ihres Unternehmens abdeckt. Planen Sie ausreichend Zeit ein und berücksichtigen Sie die erforderlichen Schritte für die Gründung einer GmbH.

• Wie vollzieht sich der Ablauf einer GmbH-Gründung?

1. Rechtsformauswahl
2. Namenssuche (ggf. Nachfrage der der IHK)
3. Erstellung der Gründungsunterlagen (Satzungsurkunde, Gesellschafterliste, Protokoll Gesellschafterversammlung, Anmeldung Handelsregister)
4. Notarielle Beurkundung
5. Eröffnung des Geschäftskontos / Einzahlung Stammkapital
6. Eintragung der gGmbH ins Handelsregister
7. Abschlussberatung durch Anwalt
8. Eröffnungsbilanz
9. Steuerliche und gewerbliche Anmeldung
10. Eintragung in das Transparenzregister.

8. Fehlende Rechtsberatung: 

Die Gründung einer GmbH ist ein komplexer Prozess, der rechtliche Kenntnisse erfordert. Stellen Sie sicher, dass Sie sich rechtlich beraten lassen und alle rechtlichen Aspekte korrekt behandeln.

9. Fehlende Marktanalyse: 

Eine gründliche Marktanalyse ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung auf dem Markt erfolgreich sein wird. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zielgruppe, Ihre Konkurrenten und Ihre Unique Selling Proposition (USP) kennen.

10. Unzureichende Finanzplanung:

Eine solide Finanzplanung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Kosten, Ihre Einnahmen und Ihre Rentabilität genau kalkulieren.

• Welche Beraterkosten können bei einer GmbH-Gründung anfallen?

Für die steuerliche Gründungsbetreuung (steuerliche Erfassungsbogen und Gewerbeanmeldung können schnell EUR 300,- netto anfallen. Für die laufende steuerliche Beratung (monatliche Buchhaltung, Umsatzsteuervoranmeldung, Erstellung Jahresabschluss) muss mit mindestens ca. EUR 5.000,-/Jahr netto gerechnet werden. Die anwaltliche Gründungsberatung (Satzung, Geschäftsführeranstellungsverträge) variiert, je nach Komplexität, kann aber leicht EUR 2.000 und mehr kosten.

Die Gründung einer GmbH ist ein spannender, aber auch herausfordernder Prozess. Mit der richtigen Planung und Beratung können Sie jedoch viele der häufigsten Fehler vermeiden und den Grundstein für ein erfolgreiches Unternehmen legen.

* Rechtsanwalt Dr. Marc Laukemann ist Gründungspartner von LFR Wirtschaftsanwälte München, Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie für gewerblichen Rechtsschutz, zertifizierter Wirtschaftsmediator (IHK) und systemischer Business Coach (IHK).

LFR Wirtschaftsanwälte ist eine Münchner Wirtschaftskanzlei für Unternehmen, Unternehmer, Selbständige, Freiberufler, Gesellschafter, Geschäftsführer, leitende Angestellte, Gründer und Erben.

Unsere Mandanten sind überwiegend mittelständische Unternehmen, Unternehmer, Gründer, Star-ups, VCs, Freiberufler, Vorstände und Geschäftsführer.

Als qualifizierte Fachanwälte für Handels- und Gesellschaftsrecht, Arbeitsrecht, IT-Recht, Insolvenzrecht, Steuerrecht und Internationales Wirtschaftsrecht, zertifizierte Sanierungsexperten, Fachberater für Unternehmensnachfolge, Wirtschaftsmediatoren und systemische Business Coaches lösen wir alle wirtschaftsrechtlichen Fragestellungen. Dabei hilft uns unsere langjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern, Patentanwälten und spezialisierten Anwaltskollegen anderer Fachrichtungen.

Wir arbeiten mandantennah und strikt ergebnisorientiert und können so durch vorausschauende Beratung rechtzeitig die rechtlichen Weichen stellen. So bringen wir Ihr Unternehmen dorthin, wo Sie es haben wollen: nach vorne!