Die GmbH und der Jahresabschluss - Das haben Geschäftsführer und Gesellschafter auch in Corona- Zeiten zu beachten!

von Rechtsanwältin & Steuerberaterin Elisa Roggendorf und Rechtsanwalt Dr. Marc Laukemann

Was ist der Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss ist der rechnerische Abschluss eines kaufmännischen Geschäftsjahres. Gemäß § 242 HGB besteht ein Jahresabschluss aus Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung. Bei Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH und AK) ist zusätzlich ein Anhang zu erstellen (vgl. § 264 HGB) hinzu. Unter Umständen wird der Jahresabschluss um einen Lagebericht ergänzt. Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung aufzustellen, § 243 HGB.

Wer hat den Jahresabschluss aufzustellen?

Gemäß § 246 HGB hat der Geschäftsführer als gesetzliche Vertreter der GmbH, § 35 GmbH, bzw. der Vorstand als der gesetzliche Vertreter einer AG, § 76 AktG den Jahresabschluss aufzustellen. Grundsätzlich korrespondiert die Vorschrift mit § 41 GmbH bzw. § 91 AktG, der Geschäftsführer bzw. Vorstand hat danach für eine ordnungsgemäße Buchführung der Gesellschaft zu sorgen.

Wann ist der Jahresabschluss aufzustellen?

Der Jahresabschluss ist je nach Größe des Unternehmens innerhalb der Frist von 3 bzw. 6 Monate durch den Geschäftsführer aufzustellen (vgl. § 264 HGB).

Für Einzelkaufleute gilt eine Frist von 12 Monaten. Mittlere und große Gesellschaften müssen zusätzlich einen Lagebericht einreichen. Die vorstehenden Fristen gelten für die Aufstellung der Handelsbilanz. Für die Steuerbilanz gilt einheitlich eine Frist von 7 Monaten (ausgenommen Einzelkaufleute, dort 12 Monate) und 14 Monate, wenn der Steuerberater den Jahresabschluss erstellt.

• ACHTUNG: Wichtige kürze Aufstellungsfrist in der Krise der Gesellschaft!

Es gibt jedoch auch Ausnahmen von den oben genannten Fristen. Befindet sich eine Kapitalgesellschaft in einer Krisensituation, muss die Bilanz bereits 8 bis 10 Wochen nach Ende des Geschäftsjahres, also bis zum 28. Februar bzw. 15. März des Folgejahres, herzustellen ist. Eine Krise sieht der BGH schon dann als erwiesen ab, wenn die GmbH von wesentlichen und existenzbedrohenden Verlusten ausgehen muss, vgl. BGH, Urt. v. 31. 01.1961 – 1 StR 463/60 –, juris Rn. 18; Urt. v. 04.05.1952 - 3 StR 1193/51.

Was droht bei nicht rechtzeitiger Erstellung des Jahresabschlusses?

Die haftenden Geschäftsführer, die als gesetzlicher Vertreter für die Einhaltung der Pflichten und Obliegenheit einer GmbH persönliche geradestehen müssen, können mit einer Geldstrafe von bis zu 25.000 EUR belegt werden, falls diese Fristen nicht eingehalten werden. Das Registergericht hat dadurch die Handhabe, die Aufstellungsfristen einzufordern und die Abgabe der Bilanz zu erzwingen.

Sollte ein Geschäftsführer oder Vorstand einer krisengefährdeten Gesellschaft die Jahresabschlusserstellung nicht rechtzeitig in Auftrag geben, muss er mit strafrechtlichen Konsequenzen wegen Verletzung von Buchführungs-und Bilanzierungspflichten rechnen. Diese kommen vor allem im Insolvenzverfahren zum Tragen.

Rechtsfolgen eines Verstoßes:

• Ordnungsgeld gemäß § 335 HGB, wenn der Jahresabschluss nicht innerhalb einer Frist von 6 Monaten gegen den Geschäftsführer der GmbH
• Mögliche Anklage wegen eines Bankrottdelikts gemäß § 283 ff StGB im Falle einer späteren Insolvenz, hier droht eine Freiheitstrafe bis zu 5 Jahre oder Geldbuße.
• Haftung des Geschäftsführers gemäß § 43 Abs. II HGB gegenüber der Gesellschaft für den Schaden

Wer hat den Jahresabschlusses festzustellen?

Die Feststellung des Jahresabschlusses obliegt in der GmbH der Gesellschafterversammlung, § 46 Nr. 1 GmbHG. Bei der Aktiengesellschaft erfolgt die Feststellung durch Vorstand und Aufsichtsrat. Billigt der Aufsichtsrat den Jahresabschluss, so ist dieser festgestellt, sofern nicht Vorstand und Aufsichtsrat beschließen, die Feststellung des Jahresabschlusses der Hauptversammlung zu überlassen, vgl. § 172 AktG. Gemäß § 42 a GmbHG ist der Jahresabschluss binnen acht bzw. elf Monaten festzustellen.

Was bedeutet Feststellung des Jahresabschlusses?

Die Feststellung verleiht dem Jahresabschluss rechtliche Verbindlichkeit im Verhältnis zwischen dem Gesellschafter und der Gesellschaft sowie unter den Gesellschaftern. Die Feststellung bedeutet die Anerkennung der Richtigkeit. Die Feststellung des Jahresabschlusses bedeutet nicht automatisch zugleich die Entlastung des Geschäftsführers.

Was bedeutet Entlastung der Geschäftsführung in dem Zusammenhang?

Die Entlastung des Geschäftsführers erfolgt durch die Gesellschafterversammlung im Wege eines Gesellschafterbeschlusses (§ 46 Nr. 5 GmbHG). Ist der Geschäftsführer zugleich Gesellschafter, so ist er bei der Abstimmung nicht stimmberechtigt (§ 47 GmbHG). Die Entlastung ist Billigung der Geschäftsführung, Folge ist der Fortfall von etwaigen Schadensersatzansprüchen. Aus der Entlastung begibt sich die Gesellschaft aus den zum Gegenstand des Entlastungsbeschlusses gemachten Maßnahmen oder Versäumnissen des Geschäftsführers Rechtsfolgen gegen ihn herzuleiten, § 242 BGB.

• Geschäftsleitern wird empfohlen, darauf zu achten und sorgsam zu dokumentieren, dass im Zusammenhang mit der Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gesellschafter(versammlung) zugleich auch die eigene Entlastung beschlossen wird.

Können Geschäftsführer bzw. Vorstände trotz Entlastung haften?

Die Entlastung des Geschäftsführers wirkt im Innenverhältnis zur Gesellschaft. Eine Haftung nach außen gemäß § 64 GmbHG, § 34 AO bleibt hiervon unberührt. Auch die strafbewehrten Pflichten, wie die Pflicht einen Insolvenzantrag zu stellen, bleiben hiervon unberührt. In dem Zusammenhang sei nicht unerwähnt, dass einem neu-bestellten Geschäftsführer nach Rechtsprechung zwei (!) Tage zugebilligt werden, um die wirtschaftliche Situation zu prüfen und gegebenenfalls Insolvenzantrag zu stellen.

Fazit:

Insbesondere in der wirtschaftlichen Krise kommt der rechtzeitigen Aufstellung des Jahresabschlusses erhebliche Bedeutung zu. Aber auch im Gesellschafterkonflikt oder in der Führungskrise einer GmbH sind diesbezüglich die Weichen rechtzeitig zu stellen.

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* Rechtsanwältin und Steuerberaterin Elisa Roggendorff ist zertifizierter Restrukturierungsexpertin und Mitarbeiter bei LFR Wirtschaftsanwälte München. Gründungspartner Rechtsanwalt Dr. Marc Laukemann ist u.a. Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht, Wirtschaftsmediator und Business Coach.