Kanzleimanagement: Worauf muss man als Anwalt achten?
- 4 Minuten Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
- Kanzleimanagement: Entscheidend für den Kanzleierfolg
- Nicht nur in Großkanzleien sinnvoll: Kanzleimanagement für jede Kanzleigröße
- Viele Aufgaben, wenig Zeit? Checkliste für ein effizientes Kanzleimanagement
- Hilfreiche Tipps: So gelingt erfolgreiche Kanzleiführung als Anwalt
- Kanzleimanagement als Rechtsanwalt: Unterstützung durch das anwalt.de-Profil
- Häufige Fragen und Antworten zum Kanzleimanagement
Kanzleimanagement: Entscheidend für den Kanzleierfolg
Das Kanzleimanagement umfasst die Führung, Organisation und Kontrolle der Kanzlei. Ziel des Managements ist es, durch die Unternehmensstrategie die Kanzleiziele zu erfüllen.
In kleineren Kanzleien und für Einzelanwälte bleibt neben der Mandatsbearbeitung für andere Aufgaben jedoch wenig Zeit. Aber auch mit wenigen Ressourcen ist es möglich, ein durchdachtes Kanzleimanagement zu führen und der Kanzlei damit zu mehr Erfolg zu verhelfen.
Nicht nur in Großkanzleien sinnvoll: Kanzleimanagement für jede Kanzleigröße
Während es in Großkanzleien eigene Management-Abteilungen gibt, liegt in kleineren Kanzleien alles im Verantwortungsbereich des Anwalts. Um den maximalen Erfolg der Kanzlei zu erreichen, ist es auch in kleinen und mittelständischen Kanzleien sinnvoll, das Management der Kanzlei bewusst zu führen: Ein durchdachtes Management sichert einen reibungslosen Ablauf aller Prozesse im Kanzleialltag. Dazu gehören die Bereiche Kanzleiorganisation, Marketing und Finanzen.
Management steigert die Effizienz des Kanzleigeschehens und verhilft dadurch letztlich zu mehr Zeit für die Betreuung von Mandanten. Alle Informationen zur Kommunikation mit Mandanten finden Sie in einem eigenen Ratgeber.
Das Management dient außerdem der Zielsetzung und strategischen Planung und ist somit essenziell für die Steigerung des Kanzleierfolges. Durchdachtes Kanzleimanagement sorgt also für erhebliche Verbesserungen. Tipps für effektives Zeitmanagement im Kanzleialltag haben wir für Sie in einem eigenen Beitrag zusammengefasst.
Viele Aufgaben, wenig Zeit? Checkliste für ein effizientes Kanzleimanagement
Ist die Zeit neben der Mandantenbetreuung knapp, kann das Kanzleimanagement schnell zu kurz kommen oder aufgeschoben werden. Mit unserer Checkliste haben Sie alle wichtigen Punkte im Blick, sodass Sie Ihr Management effizient gestalten können:
Strategische Ausrichtung ✓
Definieren Sie, wo Sie sich am Markt positionieren möchten. Setzen Sie dafür kurz- und langfristige Kanzleiziele. Stimmen Sie Ihre Strategie auf diese Ziele ab, um Erfolg in Ihrer Branche zu erzielen.
Steuerung und Kontrolle ✓
Informationen, die Sie aus der Kontrolle relevanter Zahlen, Ressourcen und Budgets gewinnen, lassen Rückschlüsse auf nötige Maßnahmen zu. Eine Software kann Ihnen den Überblick über die kanzleiinternen Vorgänge erleichtern. Mehr Informationen zum Thema Kanzleisoftware haben wir in einem eigenen Ratgeber für Sie zusammengefasst.
Maßnahmen ✓
Aufgrund der gewonnenen Informationen können nun Methoden zum Erreichen der Kanzleiziele gewählt werden:
sinnvolle Investitionen
Positionierung der Mandantenakquise
Umsetzung von Marketing-Maßnahmen
Anpassen der Abläufe der Kanzleiorganisation
Mehr Informationen zum Kanzleimarketing finden Sie in einem separaten Ratgeber. Tipps für eine optimale Kanzleiorganisation haben wir in einem extra Beitrag für Sie zusammengestellt.
Hilfreiche Tipps: So gelingt erfolgreiche Kanzleiführung als Anwalt
Unterstützung durch Software
Kanzleisoftware kann unter anderem bei Fristenkontrolle, Aktenführung und Mandatsmanagement helfen. Sie erleichtert durch verbesserte Organisation einen wesentlichen Aufgabenbereich des Managements.
Weiterbildung
Wer sein Fachwissen im Bereich Kanzleimanagement vertiefen möchte, kann sich im Rahmen von Fortbildungen und Schulungen weiterbilden. Das dort erworbene Wissen kann genutzt werden, um die Strategie und Umsetzung in der eigenen Kanzlei weiter zu verbessern.
Kommunikation
Arbeitet man in seiner Kanzlei mit anderen Anwälten zusammen oder beschäftigt Mitarbeiter, sollte mit diesen offen und positiv kommuniziert werden. Damit alle an einem Strang ziehen können, ist es wichtig, über Ziele und Vorstellungen zu informieren.
Zur Kanzleiführung gehört auch die Offenheit für Feedback sowie die Bereitschaft zur Selbstreflexion.
Soft Skills, die für das Personalmanagement wichtig sind, nützen auch der Mandantenkommunikation sowie der Kommunikation mit Kollegen, Wettbewerbern, Staatsanwälten und Richtern.
Kanzleimanagement als Rechtsanwalt: Unterstützung durch das anwalt.de-Profil
Kanzleimanagement soll ein reibungsloses Zusammenwirken der verschiedenen Kanzleibereiche gewährleisten, um effiziente und erfolgreiche Kanzleiarbeit zu ermöglichen. Ziel der einzelnen Tätigkeitsbereiche wie Marketing und Organisation ist die Mandantengewinnung und -bindung. Alle Informationen zu erfolgreicher Mandantenbindung haben wir in einem eigenen Ratgeber für Sie zusammengefasst. Tipps und Tricks für die Mandantengewinnung erhalten Sie in einem separaten Beitrag.
Umfassendes Reputationsmanagement
Mit einem Profil in der Produktstufe Silber oder Gold können Sie am anwalt.de-Bewertungssystem teilnehmen. Ihr anwalt.de-Profil setzt dann Ihre bisherigen Bewertungen in Szene, sodass Ratsuchende sich von Ihrer Professionalität überzeugen und Vertrauen zu Ihnen aufbauen können. Durch das Veröffentlichen von Rechtstipps auf anwalt.de können Sie Ihren Status als Experte in Ihrem Rechtsgebiet außerdem untermauern. Sie können mit einem Profil ab der Stufe Silber Rechtstipps auf anwalt.de veröffentlichen. Potenzielle Mandanten, die auf der Suche nach Informationen zu einem speziellen Thema sind, werden durch Ihre Rechtstipps auf Ihre Expertise aufmerksam.
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Benachrichtigung an bis zu zwei Mailadressen
Sie können Mandantenanfragen direkt in Ihrem anwalt.de-Konto verwalten und beantworten. Zusätzlich erhalten Sie die Nachrichten auch als E-Mails, an bis zu zwei hinterlegte E-Mail-Adressen. So bleiben Sie auf dem Laufenden, wenn Sie nicht eingeloggt sind. Neben Ihrer eigenen Adresse bietet es sich z. B. an, die von Angestellten oder Vertretern hierfür zu hinterlegen, um die Kommunikation und Bearbeitung zu vereinfachen.
Das anwalt.de-Konto: Alles zentral im Blick
Für eine optimale Übersicht haben Sie in Ihrem Konto jederzeit direkten Zugriff auf alle Ihre Mandantenanfragen, Bewertungen, Rechtstipps sowie Ihre ausgeschriebenen Terminsvertretungen und die, für die Sie sich selbst beworben haben. Von dort aus können Sie entsprechende Aufgaben strukturiert bearbeiten.
Besonders sinnvoll ist die Unterstützung durch ein anwalt.de-Profil für Anwälte, die sich neben der Mandatsbearbeitung selbst um das Management ihrer Kanzlei kümmern. In einem eigenen Ratgeber finden Sie alle Funktionen und Vorteile von anwalt.de im Überblick.
Ein Profil auf anwalt.de unterstützt Sie und Ihre Kanzlei in Ihrer Auffindbarkeit, Positionierung und Kommunikation und entlastet Sie somit in den Bereichen Marketing und Kanzleiorganisation. Das spart Ihnen Zeit, die Sie für die Bearbeitung Ihrer Mandate verwenden können.
(LES; ZGRA)
Häufige Fragen und Antworten zum Kanzleimanagement
Was ist der Unterschied zwischen Kanzleimanagement und Kanzleiorganisation?
Das Kanzleimanagement ist an langfristigen Kanzleizielen orientiert. Es überprüft die Umsetzung dieser Ziele in den einzelnen Abteilungen oder Bereichen und deren Zusammenwirken.
Die Kanzleiorganisation betrifft den Kanzleialltag, beispielsweise das Dokumentenmanagement und den Fristenkalender. Im Zuge der Kanzleiorganisation werden diese Arbeitsroutinen betreut, um den Arbeitsablauf möglichst zu erleichtern.
Die Kontrolle der Kanzleiorganisation ist also als ein Bestandteil des Kanzleimanagements zu verstehen, unter das noch weitere Aufgabengebiete fallen.
Wer ist verantwortlich für das Kanzleimanagement?
Wer für das Kanzleimanagement zuständig ist, hängt von der Kanzleigröße ab. Bei kleineren Kanzleien ist der Kanzleiinhaber oder Partner nebenbei für die Führung und das Management zuständig. Bei größeren Kanzleien können auch mehrere Rechtsanwälte, Berater und Mitarbeiter mit der Aufgabe beschäftigt sein.
Was sind die Aufgaben von Kanzleimanagement?
Strategische Planung der Kanzleiziele
Kontrolle der zur Umsetzung und Zielerreichung notwendigen Schritte
Wirtschaftlichkeitskontrolle
Organisation der kanzleiinternen Abläufe
Digitalisierung: Braucht man für erfolgreiches Kanzleimanagement eine Software?
Der Einsatz einer Kanzleisoftware zur Erleichterung des Managements kann aus mehreren Gründen sinnvoll sein:
operatives Controlling: Erleichterung von Überblick und Informationssammlung
Kanzleiorganisation: Automatisierungsprozesse ermöglichen effizienteres Arbeiten
Somit kann die Software eine einfache Möglichkeit sein, den Kanzleialltag zu erleichtern und mehr Zeit für die Mandantenbetreuung zu schaffen.
Was tun, wenn Management Mandatsbearbeitung zurückdrängt?
Nehmen die Managementaufgaben zu viel Zeit in Anspruch, werden die Ressourcen für die Mandatsbearbeitung knapp. Eine Möglichkeit kann sein, Personal für Aufgaben wie Organisation oder Marketing einzustellen. Auch die Ernennung eines Managing-Partners kann entlasten. Falls dafür keine Mittel verfügbar sind, kann eine Softwarelösung helfen, Zeit zu sparen. Alternativ hilft auch ein Profil auf einer Anwaltsplattform, Marketing- und Organisationsziele zu erfüllen und das Management damit zu entlasten.
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