Kein Grund zur Sorge mehr! Legalisieren Sie Ihre Zertifikate ganz einfach in China!

Ja, ab Ende dieses Jahres wird der Prozess viel einfacher sein! Super Nachrichten für alle! Hierunter fallen wichtige öffentliche Dokumente für die Eröffnung und Liquidation von Unternehmen. 90 Prozent schnellere Antragsverfahren! In der Vergangenheit war dies ein nervenaufreibendes und zeitraubendes Verfahren. Das gehört ab dem 8. November der Vergangenheit an! Apostillen sind entscheidend für Ausländer, die in Deutschland ein Unternehmen gründen wollen!

Wie funktioniert das? Lesen Sie weiter, um die Hintergründe dieser wesentlichen rechtlichen Erneuerung zu erfahren und informieren Sie sich, was dies für Ihr Unternehmen in China bedeutet!

Die Apostille Konvention 

Hier handelt es sich um ein internationales Abkommen zur Vereinfachung des Authentifizierungsprozesses von öffentlichen Urkunden zur Verwendung im Ausland. Es wird auch als „Übereinkommen vom 5. Oktober 1961 zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation“ bezeichnet. Seitdem wurde es in über 120 Ländern weltweit ratifiziert.

In der Praxis bedeutet dies im Wesentlichen, dass, wenn Mitgliedsstaat A ein öffentliches Dokument ausstellt, dieses für rechtliche Zwecke in Mitgliedsstaat B verwendet, werden kann. Vorausgesetzt es ist mit einer Apostille von einer geeigneten Behörde versehen, die vom ausstellenden Land bestimmt wurde.

Zuerst die Frage, wie der aktuelle Prozess (vor der neuen Apostille Konvention) für die Legalisierung ausländischer Dokumente in China abläuft?

In beide Richtungen ist eine Legalisierung ausländischer Dokumente oft sehr anspruchsvoll. China hat hier seine eigenen Anforderungen. Wir raten Ihnen, diese sorgfältig zu beachten und für einen reibungslosen Ablauf sich Unterstützung durch spezialisierte Anwaltskanzleien zu holen. Der Prozess ist kompliziert und auch sehr zeitintensiv.

Wie sieht es umgekehrt aus? Die Legalisierung meiner ausländischen Dokumente für China?

In diesem Fall müssen die ausländischen Dokumente von kompetenten Autoritäten des Ursprungslandes und danach noch von den chinesischen Autoritäten legalisiert werden, sozusagen eine Doppellegalisierung. Zur Veranschaulichung, hier ein Beispiel. So sieht der aktuelle Prozess für die Authentifizierung eines deutschen Zertifikats oder einem öffentlichen Dokument aus:

Das alles wird nun drastisch vereinfacht und…

…so werden ausländische Firmen davon profitieren!

In der Zukunft werden die komplexen und teuren Legalisierungsanforderungen durch eine Apostille ausgetauscht (mit dem Datum des Inkrafttretens).  Die Authentifizierung und die Legalisierung entfallen. Laut des chinesischen Außenministeriums soll der internationale Handel erleichtert und zusätzlich der Zeit- und Kostenaufwand reduziert werden. Wir sprechen hier von einer Verkürzung der Verfahrensdauer um 90 Prozent.

Die Beglaubigung durch die Botschaft kann viele Wochen oder sogar Monate dauern, da Dokumente zur notariellen Beglaubigung und Authentifizierung mehrere Regierungsbehörden durchlaufen müssen. Mithilfe der Apostille-Stempelung wird die Dauer auf wenige Tage reduziert, da es sich nur um ein einseitiges zu beglaubigendes Dokument handelt. Eilige Dokumente profitieren davon somit erheblich, insbesondere bei rechtlichen oder geschäftlichen Verträgen. Sparen Sie noch mehr Arbeit und beauftragen Sie ein professionelles Anwaltsteam, wie unseres in Heidelberg für diesen Vorgang, sodass alles noch reibungsloser verläuft.

Die Apostille ist kostengünstiger, da lediglich eine einzige Gebühr erhoben wird. Aufgrund des umfangreichen Verfahrens mit mehreren Schritten, wird hingegeben von der Botschaft eine längere Rechnung ausgestellt (siehe unsere Grafiken zu den Legalisierungsschritten).

Schließlich ist es wichtig zu erwähnen, dass viele Mitgliedsstaaten der Haager Konvention, darunter Deutschland, die Apostille-Stempelung anerkennen. Das bedeutet, dass keine zusätzliche Beglaubigung erforderlich ist, wenn ein Dokument aus China nach Deutschland oder umgekehrt übermittelt wird. Im Gegensatz dazu sind Botschaftslegalisierungen oft auf bestimmte geografische Gebiete beschränkt, sodass die Dokumente nur im Land, indem sich die Botschaft befindet, anerkannt werden.

Bei der Gründung oder Schließung von Unternehmen, sowie bei rechtlichen Auseinandersetzungen sind notarielle Akte und Bescheinigungen für Handelsregisterauszüge und/oder Patente unerlässlich. All diese Aspekte werden von der Haager Konvention abgedeckt. Ebenso ist das der Fall bei grenzüberschreitenden Firmen, wie Import-Export Firmen. Normalerweise dauerte das Zulassungs- und Gesetzgebungsverfahren bis zu drei Monate, ab November 2023 werden es nur noch ein paar Arbeitstage sein. Die Legalisierung wichtiger Dokumente für die Eröffnung von Unternehmen und die Liquidation nahm viel Zeit in Anspruch und war oft mit Problemen verbunden (Dokumente wurden abgelehnt usw.). Zusammenfassend: Entscheidend ist die Erneuerung für Ausländer, welche in Deutschland eine Firma gründen wollen!!! Kontaktieren Sie uns, wenn Sie interessiert sind!

Die Einhaltung der Vorschriften ist trotz der drastischen Vereinfachung weiterhin wichtig! Falls Sie ein chinesisches Unternehmen oder ein deutsches Unternehmen in China haben, empfehlen wir eine Compliance-Unterstützung, z. B. durch einen Supervisor.

Expertise von Ecovis Heidelberg

Wenn Sie Fragen zur Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung haben, wenden Sie sich bitte an Ecovis Richard Hoffmann in Heidelberg oder an das Team von ECOVIS Ruide China in Shanghai. Ecovis Richard Hoffmann hat auch Erfahrung als Supervisor in China. Durch seine langjährige Expertise und umfassenden Fachkenntnisse im deutschen, internationalen und chinesischen Geschäftsumfeld hat Richard Hoffmann Hunderten von Unternehmen effektiv dabei geholfen, die Herausforderungen im Zusammenhang mit rechtlichen, steuerlichen und Compliance-Fragen in China zu bewältigen.

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