Kündigung: So vermeide ich Fehler bei der Schriftform und Vertretung (Tipps für Arbeitgeber)

Ein Beitrag von Fachanwalt für Arbeitsrecht Alexander Bredereck, Rechtsanwalt Sebastian Gabryelczyk und Dr. Attila Fodor, Berlin.

Häufig scheitern Kündigungen, weil der Arbeitgeber die Schriftform nicht einhält oder das Kündigungsschreiben nicht von der richtigen Person unterschrieben wurde. Solche Fehler führen in der Regel zu hohen Abfindungszahlungen, wenn der Arbeitnehmer, wie so oft, eine Kündigungsschutzklage einreicht. Worauf man hier als Arbeitgeber, Chef oder Personaler achten muss, sagen die Kündigungsexperten Anwalt Bredereck und Anwalt Gabryelczyk:

Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses muss die gesetzliche Schriftform eingehalten werden. Das bedeutet: Der Arbeitgeber muss das Kündigungsschreiben handschriftlich unterschreiben. Kündigungen per Fax, Email, WhatsApp etc. sind unzulässig. 

Wer aber muss die Kündigung unterschreiben? Hierbei passieren oft Fehler, die zur Unwirksamkeit der Kündigung führen. In der Praxis ist es oft nicht eindeutig, wer das Kündigungsschreiben unterschreiben muss beziehungsweise darf. Arbeitgeber stellt dies regelmäßig vor erhebliche Probleme.

Ein Unternehmen besteht eben meist nicht aus einer einzelnen natürlichen Person, also einem Menschen, der die Kündigung selbst unterschreiben kann. Die meisten Arbeitgeber sind juristische Personen, GmbHs, Aktiengesellschaften etc. Und die meisten Arbeitgeber haben eine hierarchische Struktur mit Personalabteilung, manchmal ist die Struktur komplex und schwer überschaubar.

Grundsätzlich gilt: Die Kündigung muss von demjenigen unterschrieben werden, der das Unternehmen nach außen vertreten darf. Wer das im Einzelnen ist, hängt von der Rechtsform des Arbeitgebers ab. Bei einer GmbH beispielsweise muss der Geschäftsführer unterzeichnen. Gibt es zwei Geschäftsführer und dürfen sie nur gemeinsam das Unternehmen nach außen vertreten, müssen auch beide das Kündigungsschreiben unterschreiben.

Schwierigkeiten bereitet diese Frage regelmäßig bei GbRs, bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts. Ist der Arbeitgeber eine GbR, müssen grundsätzlich alle Gesellschafter unterschreiben, da sie das Unternehmen gemeinschaftlich vertreten.

Praxistipps für Arbeitgeber: 

• Führen Sie im Fall einer GbR alle Gesellschafter auf dem Kündigungsschreiben unten auf. Falls einzelne Gesellschafter nicht anwesend sind, können andere für sie grundsätzlich in Vertretung unterschreiben. Wichtig ist hierbei, dass für sie eine Vollmacht im Original dem Kündigungsschreiben beigefügt wird.
• Prüfen Sie genau, für wen die Kündigung ausgesprochen wird. Ist der Briefkopf des Kündigungsschreibens nicht eindeutig, empfiehlt es sich grundsätzlich, die Firma des Arbeitgebers über jede Unterschrift zu setzen. Relevant wird das vor allem bei Arbeitgebern, die sich mit anderen Arbeitgebern eine Personalabteilung teilen. Gibt es beispielsweise eine GmbH 1, GmbH 2, GmbH 3 etc., für die eine Personalabteilung zuständig ist, muss der Arbeitgeber, sagen wir GmbH 1, auch genauso im Briefkopf benannt werden. GmbH 3 kann das Arbeitsverhältnis zwischen GmbH 1 und dem Arbeitnehmer nicht wirksam kündigen.
• Kündigt aber der falsche Arbeitgeber, kann dies zudem dazu führen, dass die Frist für die Kündigungsschutzklage nicht zu laufen beginnt. Mehr noch: Dies könnte für ein zusätzliches oder gemeinschaftliches Arbeitsverhältnis sprechen. Solche Nachteile vermeidet der Arbeitgeber regelmäßig, wenn er die Kündigung sorgfältig und am besten mit Hilfe von erfahrenen und auf Kündigungsrecht spezialisierten Anwälten/Fachanwälten vorbereitet.
• Empfehlenswert ist zudem, nach entsprechendem Rechtsrat, die Eintragung eines allein vertretungsberechtigten Prokuristen in das Handelsregister.

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