Online-Mitgliederversammlungen im Verein in Zeiten von Corona – wie geht das?

Die Kontaktsperre hat vielen Vereinen gezeigt, dass eine Satzungsregelung über eine virtuelle Mitgliederversammlung eine gute Sache gewesen wäre. In den meisten Vereinssatzungen ist dies aber nicht vorgesehen. Deshalb hat der Gesetzgeber kurzfristig reagiert und den Art. 2 § 5 Abs. 2 und 3 des Covid-19-Gesetzes geschaffen, der noch bis zum 31.12.2021 Gültigkeit hat. Dieser ermöglicht es Vereinen unbürokratisch und ohne Präsenz der Mitglieder, Beschlüsse der Mitgliederversammlung herbeizuführen. Hiernach hat der Vorstand drei Möglichkeiten:

1.      Virtuelle Mitgliederversammlung

Eine virtuelle Mitgliederversammlung kann beispielsweise durch eine Video- oder Telefonkonferenz durchgeführt werden. Diese Form der Beschlussfassung hat den Vorteil, eine Diskussion zu den Tagesordnungspunkten zu ermöglichen. Geheime Abstimmungen sind hier aber nicht möglich. Für große Vereine mit einer hohen Mitgliederzahl ist dieser Weg eher unpraktikabel.

Der Verein lädt satzungskonform zur Mitgliederversammlung unter Angabe eines Versammlungsortes und einer Versammlungszeit ein. Gleichzeitig teilt der Vorstand mit, dass eine physische Anwesenheit der Mitglieder am Versammlungsort aufgrund der Pandemie nicht erwünscht ist und gibt die Einwahldaten samt Passwort zur virtuellen Mitgliederversammlung bekannt. In der Video- oder Telefonkonferenz wird dann die Abstimmung live vorgenommen. Im Nachgang erhalten alle Mitglieder das Beschlussprotokoll.

2.      Umlaufverfahren

Ein Umlaufverfahren stellt ein schriftliches Verfahren dar, dessen Ziel es ist, schnell und unkompliziert einen Beschluss der Mitgliederversammlung herbeizuführen. Eine Diskussion über den Abstimmungsgegenstand ist hier aber leider nicht möglich.

Der Vorstand kann den Mitgliedern entweder nur die vorläufige Tagesordnung mitteilen und um ergänzende Anträge bitten, oder alternativ direkt zur Abstimmung der Tagesordnungspunkte übergehen. Wichtig ist es, den Mitgliedern ausreichende Informationen für die Entscheidungsgrundlage zur Verfügung zu stellen. Für die Stimmabgabe muss der Vorstand eine Frist genannt haben. Im Optimalfall war dem Schreiben ein Stimmzettel beigefügt.

Eine wirksame Beschlussfassung setzt voraus, dass mindestens 50 % der Mitglieder ihre Stimme abgegeben haben. Sollte sich eine zu geringe Stimmbeteiligung abzeichnen, bietet sich an, die Mitglieder kurz vor Fristablauf an die Stimmabgabe zu erinnern. Es empfiehlt sich, die Stimmen im 4-Augen-Prinzip auszuzählen und dies im Beschlussprotokoll entsprechend anzugeben.

3.      Kombinierte Mitgliederversammlung

Eine kombinierte Mitgliederversammlung ist eine Mischform aus Präsenzveranstaltung mit einer Video- oder Telefonkonferenz oder aber mit einem Umlaufverfahren. Dieses Verfahren bietet sich gerade für solche Vereine an, in denen es Mitglieder gibt, die zur Risikogruppe gehören.

Der Verein führt eine klassische Mitgliederversammlung als Präsenzveranstaltung durch und ergänzt diese entweder durch einen passwortgeschützten Livestream im Internet oder eine Telefonkonferenz. Die Mitgliederrechte können in diesem Fall entweder im Wege der elektronischen Kommunikation zeitgleich ausgeübt werden oder die Mitglieder können ihre Stimmen vor der Durchführung der Mitgliederversammlung in Textform beim Vorstand abgeben.

Der Gesetzgeber hat hier wichtige Erleichterungen für Vereine geschaffen, damit diese auch in Krisenzeiten handlungsfähig bleiben. Welcher Verfahrensweg der passende für einen Verein ist, hängt von der Vereinsstruktur ab. Da Kontakteinschränkungen auch in nächster Zukunft sehr wahrscheinlich ein gegenwärtiges Thema bleiben werden, ist es empfehlenswert, in der Satzung die verschiedenen Möglichkeiten der Durchführung einer Mitgliederversammlung zu regeln.

Wenden Sie sich jederzeit gern an uns, wir unterstützen Sie bei allen Fragen rund um das Vereinsrecht!