Pflichten des Arbeitgebers bei der Führung der Personalakte

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Die Personalakte ist ein zentrales Instrument der Personalverwaltung. Sie enthält alle wesentlichen Informationen über ein Arbeitsverhältnis und dokumentiert die berufliche Laufbahn eines Mitarbeiters. Gleichzeitig ist sie jedoch auch ein sensibles Dokument, dessen Handhabung klaren rechtlichen Rahmenbedingungen unterliegt. Arbeitgeber haben in diesem Zusammenhang eine Vielzahl von Pflichten, die es zu beachten gilt.

Grundsätze der Führung der Personalakte

Der Arbeitgeber ist berechtigt, Personalakten zu führen, um Informationen über seine Mitarbeiter zu verwalten. Dabei sind jedoch insbesondere datenschutzrechtliche und arbeitsrechtliche Vorgaben zu beachten:

  • Transparenz: Der Mitarbeiter hat das Recht, über den Inhalt seiner Personalakte informiert zu sein. Dies ergibt sich aus § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Er kann Einsicht in seine Personalakte verlangen und hat das Recht, Stellungnahmen hinzuzufügen, sollte er mit deren Inhalt nicht einverstanden sein.
  • Datenschutz: Die Personalakte darf nur solche Daten enthalten, die für das Arbeitsverhältnis erforderlich sind. Hier gilt das Prinzip der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO. Informationen über die private Lebensführung oder überflüssige personenbezogene Daten haben hier nichts zu suchen.
  • Vertraulichkeit: Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Personalakte vor unbefugtem Zugriff geschützt ist. Elektronische Akten müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen gesichert sein, während physische Akten in verschlossenen Räumen aufzubewahren sind.

Rechtliche Fallstricke bei der Führung der Personalakte

Eine fehlerhafte Führung der Personalakte kann für Arbeitgeber erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen:

  • Datenschutzverstöße: Werden personenbezogene Daten unrechtmäßig erhoben, verarbeitet oder gespeichert, drohen nach Art. 83 DSGVO empfindliche Bußgelder. Dies gilt insbesondere bei sensiblen Daten, wie Gesundheitsinformationen oder disziplinarischen Maßnahmen.
  • Arbeitsrechtliche Konflikte: Fehlende oder unvollständige Dokumentationen können in arbeitsrechtlichen Streitigkeiten zu Lasten des Arbeitgebers ausgelegt werden. Beispielsweise können unzureichende Belege bei Kündigungen oder Gehaltsstreitigkeiten die Rechtsposition des Arbeitgebers schwächen.

Rechtstipp

Entwickeln Sie klare Richtlinien zur Führung und Aufbewahrung von Personalakten. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang haben und schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Datenschutz. Führen Sie regelmäßige Audits durch, um sicherzustellen, dass Ihre Personalakten den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie moderne, DSGVO-konforme Softwarelösungen, um die Verwaltung von Personalakten zu optimieren und Datenschutzverstöße zu vermeiden.

Die Einhaltung der rechtlichen Vorgaben bei der Führung der Personalakte liegt im Interesse des Arbeitgebers. Ein umsichtiges Vorgehen ist hier der Schlüssel zu einem reibungslosen Arbeitsverhältnis. Bei Unstimmigkeiten oder rechtlichen Fragen kann eine anwaltliche Beratung helfen.

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Foto(s): pixabay

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