Rückzahlung von Fortbildungskosten

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Vertraglich vereinbarte Rückzahlungsklauseln häufig unwirksam

Nicht selten vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer, dass vom Arbeitgeber gezahlte Fortbildungskosten ganz oder teilweise zurückgezahlt werden müssen, wenn der Arbeitnehmer vorzeitig aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet.

Dabei werden derartige Rückzahlungsklauseln in der Regel vom Arbeitgeber vorformuliert, sodass auch diese Klauseln auf ihre Angemessenheit und Transparenz hin überprüft werden können; sog. AGB-Kontrolle. 

Sofern eine Rückzahlungsklausel einer AGB-Kontrolle nicht standhält, ist sie unwirksam. Das hat dann zur Folge, dass der Arbeitnehmer auch bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis keine Fortbildungskosten zurückzahlen muss.

Sinn und Zweck sowie Inhalt von Rückzahlungsklauseln

Der Sinn und Zweck derartiger Rückzahlungsklauseln liegt in dem Interesse des Arbeitgebers an der Qualifikation seiner Mitarbeiter. Neue Kenntnisse und Fertigkeiten durch Fortbildungs- und Weiterbildungsmaßnahmen sollen so zu Gunsten des Unternehmens nutzbar gemacht werden.

Insbesondere sollen so die neu erworbenen „Kenntnisse“ im Unternehmen bleiben. Sofern jedoch ein Arbeitnehmer frühzeitig kündigt bzw. das Arbeitsverhältnis innerhalb weniger Monate nach dem Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme beendet wird, liegt es im Interesse des Unternehmers, seine Investitionskosten zumindest anteilig zurück zu erhalten. Anderenfalls kommen die für die Weiterbildungsmaßnahme aufgewandten Kosten allenfalls der Konkurrenz zu Gute.

Vereinbarung einer Rückzahlungsklausel

Um eine Pflicht zur Rückzahlung von Fortbildungskosten begründen zu können, ist es erforderlich, dass überhaupt eine derartige Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer getroffen wird. Sofern eine solche Vereinbarung nicht getroffen worden ist, kann auch eine Rückzahlung durch den Arbeitgeber nicht mit Erfolg durchgesetzt werden.

Einige Grundsätze zur AGB-Kontrolle von Rückzahlungsklauseln

In wessen Sphäre fällt die Beendigung des Arbeitsverhältnisses?

Eine Rückzahlungsklausel muss hinsichtlich der Rückzahlungsverpflichtung klar und deutlich zum Ausdruck bringen, dass eine Rückzahlung der Fortbildungskosten nur in Betracht kommt, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in die Sphäre des Arbeitnehmers fällt, nicht jedoch dann, wenn z. B. eine Kündigung des Arbeitsvertrages durch den Arbeitgeber veranlasst ist (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 18.03.2014, 9 AZR 545/12).

Die Vorteile der Fortbildung und die Bindungsdauer müssen in angemessener Relation zueinander gesetzt werden

Fortbildungsdauer und Bindungsdauer

So rechtfertigt eine relativ kurze Fortbildungsdauer von bis zu einem Monat eine vereinbarte Bindungsdauer von maximal 6 Monaten. Sofern eine länger andauernde Fortbildung durchgeführt wird, ist dementsprechend auch eine höhere Bindungsdauer gerechtfertigt und damit wirksam. Bei einer Weiterbildungsdauer von 6 – 12 Monaten z. B. wird von der Rechtsprechung eine Bindungsdauer von bis zu 3 Jahren noch als wirksam erachtet. Wohingegen bei einer Fortbildungsdauer von 2 Jahren und mehr eine Bindungsdauer von maximal 5 Jahren als zulässig erachtet wird (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 14.01.2009, 3 AZR 900/07).

Höhe und Art der Kosten

Im Übrigen spielt hier auch die Frage nach der Höhe der Kosten eine Rolle. Je höher die Kosten ausfallen, desto länger darf der Arbeitnehmer zeitlich an das Unternehmen gebunden werden.

Des Weiteren sollte in der Rückzahlungsklausel festgehalten werden, welche Art der Kosten entsteht, in welcher Höhe diese Kosten anfallen und auf welche dieser Kosten sich die Rückzahlungsverpflichtung beziehen soll.

In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass für den Arbeitnehmer klar und verständlich nachvollziehbar ist, welche Kosten er im Zweifel bei einem selbst zu verantwortenden Austritt aus dem Arbeitsverhältnis, zu tragen hat. Zu diesen Kosten gehören u. a. auch die Kosten des Arbeitsausfalls, bzw. die Frage, wer die ausbildungsbedingt ausfallenden Arbeitsstunden zahlt oder ob ein Stundenausgleich stattfindet (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 21.08.2012, 3 AZR 698/10).

Zeitanteilige Rückzahlung

Des Weiteren ist es erforderlich in die Rückzahlungsklausel einen Passus zu integrieren, der eine zeitanteilige Rückzahlung vorsieht. Unwirksam sind Klauseln, wonach der Arbeitnehmer z. B. für drei Jahre nach dem Abschluss der Fortbildung an das Unternehmen gebunden werden soll und bei einer Kündigung nach z. B. zwei Jahren sämtliche Fortbildungskosten übernehmen soll. Auch hier muss die Rückzahlungsklausel eine Beschränkung dahingehend enthalten, dass der Arbeitnehmer lediglich einen zeitratierlichen Anteil der Fortbildungskosten zurückzahlen muss; im Beispielsfall mithin lediglich 1/3 der Kosten. Anderenfalls wäre die Rückzahlungsklausel unwirksam (Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19.01.2011, 3 AZR 621/08).

Fazit   

Es gibt einige Fallstricke bei der Formulierung von Rückzahlungsverpflichtungen. Sofern jedoch die Grundsätze beachtet werden und die Rückzahlungsklausel wirksam ist, können Rückzahlungsverpflichtungen entstehen. Sofern eine unwirksame Rückzahlungsklausel vorliegt, ist der Arbeitnehmer selbst bei vorzeitigem Ausscheiden aus dem Arbeitsverhältnis nicht zu Rückzahlungen von Fortbildungskosten verpflichtet.


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