Verzichten Sie im Verein bei einer Online-Mitgliederversammlung nie auf einen Probelauf

Noch bis zum 31.12.2021 können Mitgliederversammlungen, Vorstandssitzungen und Sitzungen anderer Organe eines Vereins in jedem Fall online durchgeführt werden. Das gilt auch, wenn es dafür keine ausdrückliche Satzungsgrundlage gibt.

In vielen Vereinen ist diese Möglichkeit in den Jahren 2020 und 2021 bereits erfolgreich genutzt worden.

Allerdings gibt es auch Vereine, in denen es aufgrund von technischen Problemen dazu kam, dass die Versammlungsleitung die online durchgeführte Mitgliederversammlung abgebrochen hat. Davon sind nicht nur kleine Vereine betroffen. Mitte Juni 2021 geschah das zum Beispiel bei den Mitgliederversammlungen von Schalke 04 und Dynamo Dresden.

Bei Schalke 04 wurde während einer Probeabstimmung festgestellt, dass es technische Probleme gibt. Diese konnten nicht behoben werden. Daher beschloss sich die Versammlungsleitung (richtigerweise) dazu, die Versammlung abzubrechen. Das ist zwar für den Verein alles andere als angenehm. Ein weiteres Durchführen der Versammlung hätte jedoch dazu geführt, dass die Beschlüsse unter Umständen rechtlich nicht haltbar gewesen wären. Der dadurch eingetretene Schaden wäre noch größer als der Schaden durch den Abbruch der Versammlung.

Verzichten Sie nie auf einen Testlauf und eine Probeabstimmung

Die beiden Beispiele zeigen, wie wichtig es ist, vor der eigentlichen Versammlung einen Testlauf und eine Probeabstimmung vorzunehmen. Testen Sie das Abstimmungssystem auf Herz und Nieren. Prüfen Sie dabei auch, ob die automatische Ergebnisermittlung richtig funktioniert, also die Ergebnisse richtig berechnet werden.

Ich empfehle Ihnen, einen Testlauf zunächst mit einem kleineren Kreis an Teilnehmern vorzunehmen. Im Idealfall geschieht das bereits einige Zeit vor der Versammlung, sodass bei dem Testlauf möglicherweise festgestellte Probleme noch beseitigt werden können. Anschließend sollten Sie in einem weiteren Testlauf kontrollieren, ob die Probleme jetzt beseitigt sind.

Darüber hinaus sollten Sie zu Beginn der Versammlung eine Probeabstimmung durchführen. Das dient unter anderem dazu, den Teilnehmern noch einmal die Gelegenheit zu geben, die Abstimmungsmodalitäten zu testen.

Geben Sie Mitgliedern die Möglichkeit, zu testen

Wenn in Ihrem Verein Online-Versammlungen noch nicht Standard sind, wird zumindest bei einem erheblichen Teil der Mitglieder eine gewisse Unsicherheit herrschen. Ich empfehle Ihnen, die Mitglieder zu einer oder mehreren Online-Vorstellung(en) der eingesetzten Software online einzuladen.

Hierbei können Mitglieder dann über die Benutzung und Bedienung informiert werden und die Software ausprobieren. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, dabei Abstimmungen vorzunehmen, Fragen im Chat zu stellen und gegebenenfalls Wortbeiträge abzugeben. Das reduziert Berührungsängste und schafft Vertrauen. Darüber hinaus erhalten Sie möglicherweise wichtige Hinweise aus den Fragen, die Mitglieder in dieser Veranstaltung stellen. Dort wo Fragen auftauchen, besteht unter Umständen noch weiterer Informationsbedarf seitens des Vereins. Wenn Sie die Informationsveranstaltungen nicht unmittelbar vor der online-Versammlung durchführen, haben Sie noch genug Zeit, diese Themen aufzugreifen und Probleme zu lösen.