Wie bearbeite ich eine Löschanfrage nach Art. 17 DSGVO?

Sie haben ebenfalls eine oder mehrere Löschanfragen von Kunden oder Patienten erhalten und Schwierigkeiten bei der Durchführung einer ordnungsgemäßen Löschung? Dann sollten Sie unbedingt weiterlesen. Der nachfolgende Artikel befasst sich mit der Frage, wie mit sog. Löschanfragen personenbezogener Daten nach Art. 17 DSGVO umzugehen ist.

Seit Inkrafttreten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) im Jahre 2018 hat sich viel verändert. Seit 2018 müssen Unternehmer, Freiberufler und Selbstständige viel Neues bei Löschanfragen beachten. In Art. 17 DSGVO wird das sog. „Recht auf Vergessenwerden“ normiert. 

Durch Art. 17 DSGVO wird der Löschanspruch von betroffenen Personen gestärkt, die gegenüber dem Verantwortlichen geltend gemacht werden können.

Grundsätzlich hat jeden einen Anspruch auf Löschung der personenbezogenen Daten. Die Löschungspflicht besteht, sofern einer der in Art. 17 Abs. 1 DSGVO genannten Gründe zutrifft. So z. B. bei unrechtmäßiger Verbreitung der personenbezogenen Daten, Art. 17 Abs. 1 d). 

Eine Löschungspflicht besteht nicht, wenn betrieblich Gründe dies nicht zulassen, wie z. B. steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten. Sollten keine angemessenen Gründe gegen eine Löschung sprechen, muss unverzüglich – z. T. auch ohne Löschaufforderung – gelöscht werden!

Dabei stellt sich die Löschungspflicht als logistische und technische Herausforderung dar. So muss zum Beispiel nach erfolgter Löschung wiederum ein Löschprotokoll über die gelöschten Daten erstellt werden.

Doch wie löschen Sie richtig?

Wichtig ist, dass die personenbezogenen Daten auch ordnungsgemäß „gelöscht“, d. h. unkenntlich gemacht, werden. Hierbei ist es nicht ausreichend die Datenträger einfach zu „entsorgen“ oder auf einem externen verschlüsselten Server zu speichern. Teilweise ist es sogar erforderlich eine spezielle Löschsoftware einzusetzen oder auch mit den Daten verbundene Codierungen zu löschen.

In Unternehmen ist daher erforderlich individuelle Löschkonzepte unterzubringen, die eine schnelle und effiziente Löschung ermöglichen. Ein solches System ermöglicht es zu erkennen, welche Daten welchen Aufbewahrungsfristen unterliegen. 

Im Rahmen des nach der DSGVO erforderlichen Löschprotokolls ist darauf zu achten, dass die für das Protokoll erforderlichen Daten auf ein Mindestmaß beschränkt werden. Dabei sollten nicht erneut personenbezogene Daten erscheinen, sondern lediglich die Dokumentierung des Löschvorgangs.

Löschungsfrist: Was bedeutet „unverzüglich“? 

Unverzüglich bedeutet „ohne schuldhaftes Zögern“. Spätestens sollte die Löschung aber nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO innerhalb eines Monats erfolgt sein. Die Löschung sollte dem Betroffenen auch aufgrund der umfassenden Mitteilungspflicht gem. Art. 19 DSGVO innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. 

Wie die umfassende Mitteilungspflicht letztlich umzusetzen ist, ist ebenfalls problematisch, da hier eine erneute Datenspeicherung, z. B. durch Mitteilung per E-Mail, auf der Hand liegt.

Zum richtigen Löschkonzept mithilfe unseres Beratungsansatzes 

Unsere Kanzlei Hämmerling von Leitner-Scharfenberg mit Sitz in Berlin und Hamburg wird bundesweit im Bereich des IT-Rechts tätig. Wir konnten über Jahre hinweg gezielte Lösungsstrategien für unsere Mandanten entwickeln und positive Ergebnisse erzielen. 

Herr Hämmerling ist als Fachanwalt und für IT-Recht, als geprüfter Datenschutzbeauftragter und Datenschutzauditor mit sämtlichen rechtlichen Fragestellungen der DSGVO und der Erstellung von effektiven Löschkonzepten für Unternehmen vertraut.

Zur Arbeit unserer Kanzlei gehört zunächst die Überprüfung Ihres EDV-Systems auf vorhandene Löschmöglichkeiten. Im Anschluss daran werden weitere Löschkonzepte in Ihr System integriert. Das erstellte Gesamtlöschkonzept wird sodann in die unternehmerischen Prozessabläufe eingegliedert, sodass eine effektive Löschung und eine fristgerechte Bearbeitung von Löschanfragen ermöglicht wird.

Sie fühlen sich angesprochen? Dann rufen Sie uns gerne für eine kostenlose Ersteinschätzung an oder schreiben Sie uns eine E-Mail unter Schilderung Ihres Anliegens und unter Angabe einer Rückrufnummer.