Zielfindungsphase – was ist das und was ist zu tun?

Die für alle Verträge ab dem 01.01.2018 geltenden Neuregelungen des Architekten- und Ingenieurvertragsrechts umfassen die Pflicht des Ingenieurs gemäß § 650p Abs. 2 BGB, zunächst eine Planungsgrundlage zur Ermittlung der Planungs- und Überwachungsziele zu erstellen, wenn diese noch nicht vorliegt. Zusammen mit der Planungsgrundlage ist eine Kosteneinschätzung für das Vorhaben zur Zustimmung vorzulegen.

Es handelt sich um eine neue Kardinalpflicht des Ingenieurs, mit der der Bauherr – meist ein Verbraucher – überhaupt in die Lage versetzt werden soll, seine meist vagen Planungsvorstellungen zu definieren und deren auch finanzielle Umsetzbarkeit zu prüfen. Das kann der Fall sein, wenn zwar feststeht, zu welchem Zweck das zu planende Gebäude errichtet werden soll, wesentliche Fragen jedoch unklar sind, z. B. Kubatur des Gebäudes, Art des Daches, Anzahl der Nutzungsbereiche, Bauweise usw. Der Ingenieur und Architekt soll den Bauherren also zu einer verbindlichen Definition seiner Planungsziele bringen, um dann auf gesicherter Grundlage weiterplanen zu können.

Liegen die wesentlichen Planungs- und Überwachungsziele bereits vor und sind diese mit dem Ingenieur und Architekt vereinbart, entfällt die Zielfindungsphase freilich – sodann kann, wie bisher auf dieser Grundlage gearbeitet werden. Fehlt eine Kosteneinschätzung, ist diese vom Ingenieur und Architekt jedoch noch zu liefern.

Die Bearbeitung der Zielfindungsphase, wie dieser Arbeitsschritt auch genannt wird, ist weder vertragslos noch vergütungslos. Vielmehr kann bereits zuvor ein vergütungspflichtiger Ingenieurvertrag geschlossen werden, der jedoch nach Abschluss der Zielfindungsphase einem Sonderkündigungsrecht unterliegen kann. Aus diesem Grunde sollte in neu abzuschließenden Ingenieurverträgen eine besondere Vergütung für die Zielfindungsphase benannt und vereinbart werden, damit die Vergütung für den Fall der Kündigung für beide Seiten feststeht.

Alternativ kann auch ein Vertrag nur über die Bearbeitung der Zielfindungsphase abgeschlossen werden. Mit den so erarbeiteten Planungsgrundlagen kann der Bauherr dann entscheiden, ob und mit welchem Planer er das Projekt weiterbearbeitet.

Der Gesetzgeber geht jedoch davon aus, dass sogleich in Ingenieurvertrag über Planungsleistungen abgeschlossen wird und der Ingenieur zunächst die Planungsgrundlage mit Kosteneinschätzung erarbeitet. Die gemeinsame Ermittlung der wesentlichen Planungs- und Überwachungsziele setzt zunächst die Ermittlung des Bedarfs und der Wünsche des Bauherrn voraus. Hierauf aufbauend ist vom Ingenieur die Planungsgrundlage zu erstellen. Der Gesetzgeber spricht von „Skizzen und einer Beschreibung des planerischen Vorhabens“.

Die Anforderungen an die Planungsgrundlage hängen jedoch auch von den Bedürfnissen des Bauherrn ab. Je genauer und detaillierte die Planungsvorstellungen des Bauherrn schon sind, desto weniger detailliert muss die Planungsgrundlage sein, die der Ingenieur und Architekt noch zu erbringen hat. Insofern können auch handgefertigte Skizzen, stichpunkthafte Beschreibungen ausreichend sein. 

Neben der Planungsgrundlage ist jedoch auch eine Kosteneinschätzung vorzulegen, um eine Grundlage für die Finanzierungsplanung zu haben. Eine „Kosteneinschätzung“ muss noch keine Kostenschätzung nach DIN 276 sein, jedoch müssen die voraussichtlichen Kosten des zu verwirklichenden Objekts mit der gebotenen Sorgfalt ermittelt und in der gebotenen Genauigkeit benannt werden. Eine Kostenschätzung nach DIN 276 wird diesen Anforderungen regelmäßig genügen.

Welche Anforderungen an die im Rahmen der Zielfindungsphase zu erstellende Planungsgrundlage und Kosteneinschätzung zu stellen sind, wird die Rechtsprechung erst im Laufe der Zeit definieren. Wichtig ist zunächst, dass der Ingenieur und Architekt die Durchführung der Zielfindungsphase überhaupt im Blick hat und im Streitfall nachweisen kann. Als Arbeitsergebnis der Zielfindungsphase sind vergegenständlichte Arbeitsergebnisse erforderlich, die dem Bauherrn schriftlich oder elektronisch übermittelt werden.

Ist der Bauherr ein Verbraucher, ist er über das Sonderkündigungsrecht gemäß § 650r BGB zu belehren, etwa nach folgender Formulierung:

„Wir übersenden Ihnen hiermit die gemäß § 650p Abs. 2 BGB erarbeitete Planungsgrundlage nebst Kosteneinschätzung mit der Bitte um Erteilung Ihrer Zustimmung. Die Erteilung Ihrer Zustimmung erbitte ich in einer Frist von 3 Wochen ab Zugang der Planungsgrundlage. Ich bitte Sie, die Zustimmung schriftlich oder in Textform zu übermitteln. Ich weise Sie darauf hin, dass Sie das Recht haben, den zwischen uns bestehenden Ingenieurvertrag binnen 2 Wochen nach Zugang dieser Nachricht zukündigen. Im Falle der Kündigung sind wir nur berechtigt, die Vergütung zu verlangen, die auf die bis zur Kündigung erbrachten Leistungen entfällt.“

Die vorstehende Belehrung ist zwingend notwendig, um die Zwei-Wochen-Frist in Gang zu setzen. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass der Bauherr, soweit er Verbraucher ist, das Sonderkündigungsrecht auch noch deutlich später in Anspruch nehmen kann. In diesem Fall besteht die Gefahr, dass die Vergütung für weitere erbrachte Planungsleistungen dann nicht mehr verlangt werden kann.

Mit der Erteilung der Zustimmung erlischt das Kündigungsrecht. Die Zustimmungserteilung muss jedoch nachweisbar sein, sodass der Ingenieur und Architekt zwingend auf eine schriftliche oder zumindest in Textform gestaltete Zustimmungserklärung Wert legen sollte.

Erteilt der Bauherr nunmehr seine Zustimmung zu den Planungsgrundlagen, so gelten diese als vereinbart und die Durchführung des Ingenieurvertrages kann – wie gewohnt – fortgesetzt werden. Alternativ kann der Bauherr nunmehr von seinem Sonderkündigungsrecht Gebrauch machen. Er muss die Kündigung nicht begründen. Das Kündigungsrecht erlischt jedoch zwei Wochen nach Zugang der Planungsgrundlage, bei Verbrauchern jedoch nur bei ordnungsgemäßer Belehrung über die Frist.

Wenn sich der Bauherr jedoch nicht äußert, kann der Vertrag auch vom Ingenieur und Architekt gekündigt werden, und zwar dann, wenn der Bauherr die Zustimmung verweigert oder innerhalb der gesetzten Frist keine Erklärung zu den Unterlagen abgibt.

Soweit entweder der Bauherr oder Ingenieur von seinem Sonderkündigungsrecht Gebrauch macht, kann der Ingenieur die Vergütung verlangen, die bis zur Kündigung angefallen ist. Dies ist also in der Regel die Vergütung für die Erstellung der Planungsgrundlage. Die HOAI bietet gegenwärtig hierfür keine eigene Gebührenvorschrift. Gleichwohl kann die Vergütung unter Anlehnung an die HOAI ermittelt werden.

Vorzugswürdig wäre jedoch, wenn eine besondere Vergütung für den Fall der Beendigung des Vertrages nach der Zielfindungsphase im Vertrag vorgesehen ist – in diesem Fall haben beide Vertragsparteien Klarheit über die Höhe der Vergütung. Anderenfalls wird man eine Vergütung in Anlehnung an die Leistungsphasen 1 und 2, ggf. auch 3 und unter Zugrundelegung des Bearbeitungsaufwandes zu ermitteln haben.

Ist die Zielfindungsphase abgeschlossen und hat der Bauherr den vorgelegten Planungsgrundlagen und der Kosteneinschätzung zugestimmt, tritt der Architekten- und Ingenieurvertrag in die Ausführungsphase ein. Das bedeutet nicht, dass Änderungswünsche des Bauherrn späterhin nicht mehr zu berücksichtigen sind. Sie berechtigen jedoch nicht mehr zur Sonderkündigung, da die Zielfindungsphase abgeschlossen ist.

Problematisch können jedoch Fälle werden, in denen der Bauherr nicht vorbehaltlos zustimmt, sondern mehrere ggf. umfangreiche Änderungswünsche zur Bedingung seiner Zustimmung macht. In diesem Fall ist zu prüfen, ob die Zustimmung tatsächlich erteilt wurde, ggf. die Planungsgrundlage an die neuen Wünsche des Bauherrn anzupassen und die Planungsgrundlage nochmals zur Zustimmung zu unterbreiten.

Soweit der Bauherr jedoch den vorgelegten Unterlagen grundsätzlich zustimmt, ist auch das Planungsziel für den weiteren Ingenieurvertrag konkretisiert und der Ingenieur kann auf dieser Grundlage weiterplanen.

Die zu erstellende Planungsgrundlage soll die Planung nicht ersetzen, sondern diese lediglich vorbereiten. Andererseits wird man zur Erstellung der Planungsgrundlage Teile der Leistungsphasen 1 und 2 bearbeiten müssen. Insofern wird es Aufgabe der Praxis und auch der Rechtsprechung sein, die Abgrenzung zwischen Zielfindungsphase und Beginn der Ausführungsphase des Vertrages zu definieren. Erfreulicher Effekt der Zielfindungsphase dürfte jedoch sein, dass eine uferlose Ausdehnung der vergütungsfreien Akquisitionsleistungen der Ingenieure ein Riegel vorgeschoben wird.

Selbstverständlich steht es dem Ingenieur frei, die Zielfindungsphase sehr kostengünstig oder sogar kostenlos zu bearbeiten. Erwarten kann dies der Bauherr jedoch in Zukunft nicht als selbstverständlich, da der Gesetzgeber im Regelfall eine Vergütung hierfür vorsieht.

Die Nichtbeachtung der Pflichten in der Zielfindungsphase kann zu erheblichen Risiken für Ingenieure führen, insbesondere dazu, dass in einer wesentlich späteren Planungsphase noch Sonderkündigungsrechte geltend gemacht oder Schadenersatzansprüche behauptet werden, weil die Zielfindungsphase nicht ordnungsgemäß bearbeitet wurde. Es ist daher anzuraten, die Zielfindungsphase als besondere Tätigkeitsphase ernst zu nehmen, mit der Übersendung der Planungsgrundlage eine Zäsur zu setzen und die Zustimmung des Bauherrn vor der Weiterplanung abzuwarten. Ferner sollte die Vergütung für die Zielfindungsphase im Vertrag ausdrücklich benannt und beziffert sein

Jörg Borufka

Rechtsanwalt

Rechtsanwaltssozietät WIGU, Schwerin