Auskunft und Informationsverweigerung in der GmbH

Situation des Geschäftsführers

Der Beitrag befasst sich mit der Frage, wann der Geschäftsführer einer GmbH Auskünfte gegenüber Gesellschaftern erteilen muss und wann er sie verweigern darf.

Das Thema Auskünfte und Informationsverweigerung stellen wir Ihnen auch in Form eines YouTube-Videos zusammen.

Weshalb können die Informationsrechte der Gesellschafter für Geschäftsführer brisant werden?

Die Frage, wann ein Geschäftsführer zur Auskunft an Gesellschafter verpflichtet ist und wann eine Pflicht zu Informationsverweigerung besteht, beinhaltet eine gewisse Komplexität. Sie müssen wissen, dass eine falsche Entscheidung des Geschäftsführers beim Thema Auskünfte nicht nur einen bloßen Compliance-Verstoß darstellt, die Risiken, wie Kündigung und Schadensersatz, nach sich ziehen kann. Wenn der Geschäftsführer bestimmte wichtige Informationen zu bereitwillig an Dritte weiterreicht, muss er neben einer Kündigung und Schadensersatzrisiken sogar mit einer Strafbarkeit rechnen.

Wie Sie sehen, beinhaltet das ganze Thema doch eine gewisse Brisanz. Jeder Geschäftsführer sollte sich daher mit den bestehenden Spielregeln vertraut machen.

Spektrum an Informationspflichten 

Der Geschäftsführer muss sich beim Thema Informationspolitik immer an der Gesetzes- und Vertragslage orientieren. Grundsätzlich gibt es zwei Stränge, die man unterscheiden muss.

Auf der einen Seite gibt es die periodische Berichterstattung und auf der anderen Seite die individuellen Informationsrechte der Gesellschafter. Gesetzlich vorgeschrieben ist, dass der Geschäftsführer einer GmbH einmal jährlich durch den Jahresabschluss über die Finanz- und Ertragslage der GmbH informiert (korrekte Wording: Aufstellung des Jahresabschlusses). Dieser dient den Gesellschaftern auch als Informationsquelle.

Darüber hinaus kann die Geschäftsordnung, der Gesellschafts- oder Geschäftsführervertrag detaillierte Regelungen zu einer quartalsweisen oder monatlichen Berichterstattung vorsehen.

Neben dieser periodischen Berichterstattung besteht auch noch ein sehr starkes, individuelles Informations- und Auskunftsrecht der Gesellschafter, das das GmbH-Gesetz regelt und besonders schützt.

Diese Rechte gelten nicht nur in den Gesellschafterversammlungen. Gesellschafter können grundsätzlich immer Auskünfte einfordern. Sie können die Geschäftsführer jederzeit um detaillierte Informationen zum Geschäftsbetrieb - bis hin zu Geschäften der Tochtergesellschaften - bitten.

Anders als bei anderen Minderheitsrechten kann jeder Gesellschafter Informationen geltend machen, egal wie klein seine Beteiligung an der GmbH ist. Auch ein Gesellschafter mit einer Beteiligung von nur 1 % verfügt über alle Informations- und Auskunftsrechte.

Struktur der Informationspflicht des Geschäftsführers

Vorneweg sei klargestellt, dass die Informationspflicht des Geschäftsführers immer dem Informationsrecht des Gesellschafters entspricht.

Und beim individuellen Informationsrecht sind zwei Stoßrichtungen zu unterscheiden: Der Gesellschafter kann auf der einen Seite ein AUSKUNFTSRECHT und auf der anderen Seite ein EINSICHTSRECHT geltend machen. Faktisch geltend gemacht werden müssen die Rechte gegenüber dem Geschäftsführer.

Mit dem Auskunftsrecht kann der Gesellschafter Informationen zu allen rechtlichen und wirtschaftlichen Verhältnissen der GmbH abfragen. Darunter fallen auch alle Absprachen und Verträge zwischen der GmbH und Kunden, Lieferanten und Vertragspartnern. Der Geschäftsführer muss die angeforderten Auskünfte sogar unverzüglich liefern. Wie Sie sehen, ist das Auskunftsrecht sehr umfassend.

Gleiches gilt auch für die zweite Ebene, das Einsichtsrecht. Das Einsichtsrecht des Gesellschafters bezieht sich auf die Sichtung und das Studium von Unterlagen und digital gespeicherten Dateien des Unternehmens.

Allerdings hat der Gesellschafter nicht das Recht, dass ihm die begehrten Unterlagen und Dateien übersandt werden. Nach dem Gesetz erhält der Gesellschafter die Möglichkeit der Einsichtnahme in den Geschäftsräumen der GmbH. Vor Ort können alle Unterlagen studiert und bewertet werden.

Verweigerungsrecht des Geschäftsführers

Es wurde eingangs bereits darauf hingewiesen, dass ein Geschäftsführer, der unberechtigt Informationen an Gesellschafter herausgibt, sich zivilrechtlichen und haftungsrechtlichen Gefahren aussetzt. Ob sich ein Geschäftsführer durch eine zu bereitwillige Information gegenüber Gesellschaftern auch strafbar machen kann, ist unter den Juristen zwar umstritten. Wir meinen, dass er bei einer unbefugten Offenlegung von Geschäftsgeheimnissen auch mit Strafbarkeitsrisiken rechnen muss. Um die Problematik etwas besser zu verstehen, hier ein Fall aus der Praxis:

Fallbeispiel: Wir haben eine mittelständische GmbH aus dem Energiesektor. Ein kleinerer Minderheitsgesellschafter ist auch selbst unternehmerisch aktiv. Er ist nämlich CEO einer Unternehmung, die in Konkurrenz zu unserer GmbH steht. Stellen Sie sich einmal vor, der Minderheitsgesellschafter verlangt nun vom Geschäftsführer unserer GmbH Planrechnungen und Unterlagen zu einer neu entwickelten Stromspeichertechnik, um sein Konkurrenzunternehmen mit den brisanten Informationen zu versorgen.

In solchen Fällen, in denen Informationen für gesellschaftsfremde Zwecke missbraucht werden und die GmbH schädigen würden, muss der Geschäftsführer die Auskünfte zurückweisen.

Hierzu ein wichtiger Aspekt: Der Geschäftsführer ist erst zur Verweigerung der Information befugt, wenn die Gesellschafter auch einen Verweigerungsbeschluss gefasst haben. Nötig ist also immer ein Mehrheitsbeschluss der Gesellschafter, dass die Information durch die Geschäftsführung verweigert werden sollen.

Verweigert der Geschäftsführer die Information in unzulässiger Weise, ohne Verweigerungsbeschluss, riskiert er eine Pflichtverletzung. Es ist für den Geschäftsführer sehr wichtig, dass gesetzliche Prozedere genau einzuhalten.

Zusammengefasst empfiehlt sich für den Geschäftsführer folgendes Vorgehen:

Geht der Geschäftsführer bei einem Informationsbegehren davon aus, dass der Gesellschafter es zu gesellschaftsfremden Zwecken missbrauchen will, muss er die Gesellschafter informieren und eine Gesellschafterversammlung einberufen, in der über die Informationsverweigerung entschieden wird. Erfolgt ein Verweigerungsbeschuss mit der Mehrheit der Stimmen, kann – oder besser – muss der Geschäftsführer das Informationsbegehren zurückweisen.

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Dr. Boris Jan Schiemzik, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht

Der Verfasser dieses Artikels, Dr. Boris Jan Schiemzik ist mit seinem Team auf das Gesellschaftsrecht und Corporate Litigation spezialisiert.

Weitere Informationen zum Thema Informationsrecht finden Sie hier Informationsrecht und Auskunftspflicht in der GmbH