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Einladung zur Mitgliederversammlung per Brief, Fax oder E-Mail?

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Einladung zur Mitgliederversammlung per Brief, Fax oder E-Mail?
Neben Brief und Telefon gibt es inzwischen viele Möglichkeiten zur Kommunikation im Internet.

Viele Vereinssatzungen bestimmen, dass Einladungen zur Versammlung schriftlich zu erfolgen haben. Aber ab wann ist die Schriftform gewahrt – muss in Zeiten moderner Kommunikation per Internet wirklich auf die herkömmliche Briefpost zurückgegriffen werden? Nein, sagten bereits mehrere Oberlandesgerichte (OLG) – sie haben auch den Versand per E-Mail oder Telefax genügen lassen.

Vereinssatzung verlangt schriftliche Einladung

Das OLG Hamburg machte bereits im Jahr 2013 deutlich, dass es um den Zweck der in der Satzung vereinbarten Schriftform geht. Dieser liegt vor allem darin, dass alle Mitglieder Kenntnis von dem Versammlungstermin haben oder zumindest unschwer bekommen können.

Im damaligen Fall hatte ein Verein seine knapp 450 Mitglieder per E-Mail zur Jahresversammlung eingeladen. Lediglich 4 Vereinsmitglieder hatten keine E-Mail-Adresse – ihnen wurde die entsprechende Einladung per Fax geschickt.

Telekommunikative Übermittlung ausreichend

An diesem Vorgehen hatte das OLG nichts auszusetzen, auch wenn in der Vereinssatzung zur Einberufung von Versammlungen ausdrücklich die Schriftform vorgesehen war.

Diese gewillkürte – das heißt, nicht gesetzlich vorgeschriebene – Schriftform kann nach § 127 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) meist ebenfalls durch eine „telekommunikative Übermittlung“ gewahrt werden.

Anderes gilt etwa für Mitgliederversammlungen einer Genossenschaft, GmbH oder Aktiengesellschaft. Dort ist die Form der Einberufung nicht nur durch die sich vom Verein selbst gegebene Satzung, sondern von vornherein durch Gesetze geregelt.

In diesem Fall sprach allerdings nichts gegen die E-Mail- bzw. Faxeinladungen. Insbesondere der Zweck der satzungsgemäßen Schriftform, nämlich die Informationen zur Versammlung – wie Termin, Tagesordnung etc. – zuverlässig und nachvollziehbar an alle Mitglieder zu verbreiten, war auch auf diesen Wegen gewahrt.

(OLG Hamburg, Beschluss v. 06.05.2013, Az.: 2 W 35/13)

Amtsgericht verweigert Eintragung der Satzungsänderung

Nun bekam das OLG Hamm einen weiteren, ähnlich gelagerten Fall auf den Tisch. Dabei ging es um einen Golfclub, der auf einer Versammlung Änderungen seiner Vereinssatzung beschlossen hatte. Die sollten anschließend vom Registergericht in das Vereinsregister eingetragen werden.

Das zuständige Amtsgericht Essen weigerte sich jedoch, die Eintragung vorzunehmen. Es war nämlich der Meinung, die Versammlung sei gar nicht beschlussfähig gewesen, da man die satzungsgemäße Schriftform bei der Einladung nicht eingehalten habe.

Gleichlautende Einladungen per E-Mail und Post

Rund 75 Prozent der Vereinsmitglieder hatten dem Golfclub ihre E-Mail-Adresse bekannt gegeben und auf diesem Kommunikationsweg auch die Einladung erhalten. Das restliche Viertel war klassisch auf dem Postweg angeschrieben worden.

Dabei unterschieden sich die postalischen und elektronischen Einladungen inhaltlich wohl überhaupt nicht – durch die Verwendung von PDF-Anhängen können schließlich gleich aussehende Dokumente versandt werden. Beiden Einladungsvarianten waren jedenfalls die bisherige Satzung sowie die vorgesehenen Änderungen beigefügt.

Alle Mitglieder waren damit ausreichend informiert, entschied das OLG Hamm und verweist dabei weitgehend auf die Begründung des OLG Hamburg. Nun muss also das Registergericht die beschlossene Satzungsänderung doch noch eintragen, sofern es nicht noch weitere Gründe für eine Verweigerung findet.

(OLG Hamm, Beschluss v. 24.09.2015, Az.: 27 W 104/15)

Nächster Schritt: Versammlungen im Cyberspace?

In einem ganz anderen Fall hatte sich das OLG Hamm vor einiger Zeit bereits mit der Frage befasst, ob vielleicht die ganze Mitgliederversammlung auch virtuell abgehalten werden kann.

(ADS)

Foto : ©Fotolia.com/Robert Kneschke


Rechtstipp vom 21.10.2015
aus den Rechtsgebieten IT-Recht, Vereinsrecht & Verbandsrecht

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