Neue Pflichten der Gesellschaften in Serbien auf Grund des Gesetzes über den Archivbau

Das Jahr 2021 hat den Gesellschaften in Serbien zählige Änderungen gebracht, die alle zusammen einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung der Geschäftstätigkeit bilden. Zum Ende dieses transformativen Jahres, kommen auch Pflichten, die mit dem Gesetz über den Archivbau und Archivtätigkeit vorgeschrieben sind (nachfolgend: “Gesetz”), so dass wir im nachfolgenden Text die einzigartige Übersicht der neuen Pflichten, die den Gesellschaften in Verbindung mit der Archivierung auferlegt wurden, darstellen.

„Der Archivbau ist dokumentarisches Material, 

aber nicht jedes dokumentarische Material ist Archivbau“

Das Gesetz führt Begriffe des Archivbaus und des dokumentarischen Materials ein:

1. Der Archivbau als dokumentarisches Material, das dauerhaft aufbewahrt wird, ist das ausgewählte originelle Material und beim Mangel an originellem Material, auch jede reproduzierte Form des Dokuments oder der Aufzeichnung, die durch die Arbeit und Wirkung der staatlichen Organe und Organisationen, der Organe der  territorialen Autonomie und Einheiten der lokalen Selbstverwaltung, Einrichtungen, öffentlichen Unternehmen, Inhaber der öffentlichen Befugnisse, Wirtschaftsgesellschaften, Unternehmer, Personen, die eine  registrierte  Tätigkeit ausüben, Religionsgemeinschaften, sowie der anderen Rechts-oder natürlichen Personen entstanden sind und dauerhafte Bedeutung für die Kultur, Kunst, Wissenschaft, Bildung und andere sozialen Bereich haben, ohne Rücksicht darauf wann und wo sie entstanden sind und ob sie sich in Einrichtungen für den Schutz der Kulturgüter oder außerhalb dieser befinden und ohne Rücksicht auf die Form und auf den Träger der Aufzeichnungen, auf dem sie gespeichert wurden.

2. Das dokumentarische Material stellt die Gesamtheit der Dokumente oder Aufzeichnungen dar, die durch Wirkung und Arbeit der oben angeführten Subjekte entstanden oder empfangen wurden, in der originellen oder reproduzierten Form des Dokuments, ohne Rücksicht auf die Forme oder auf das Format der Aufzeichnung sowie vorgeschriebene Evidenz darüber.

Auf wen sind die Pflichten aus diesem Gesetz anwendbar?

Das Gesetz wird auf Unternehmer und Wirtschaftsgesellschaften, die in der Republik Serbien gegründet und registriert wurden, da dieselben durch Ausübung der alltäglichen Tätigkeit das Material erzeugen, das gemäß Gesetz in die Kategorie des dokumentarischen Materials klassifiziert werden kann, beziehungsweise, in Ausnahmefällen in die Kategorie des Archivbaus.

Trotzdem, unabhängig von der Art des Rechtssubjekts oder der Kategorie des Dokuments, sieht das Gesetz die Pflicht der Führung des jährlichen Archivbuchs vor, das die allgemeine Übersicht des gesamten dokumentarischen Materials eines Subjekts darstellt, das auf einem vorgeschriebenen Vordruck geführt wird.

Die erste Pflicht, mit der sich die Gesellschaften konfrontieren werden, ist der Erlass der normativen Akten 

(die Frist für die Erstellung der pflichtigen normativen Akten ist der 31.12.2021)

Welche normativen Akte soll die Gesellschaft erlassen?

• Regelung über die Büro-und Archivtätigkeit;
• Liste der Kategorien des Archivbaus und dokumentarischen Materials mit Aufbewahrungsfristen;
• Allgemeiner Akt über die Art der Erfassung, des Schutzes und der Benutzung der elektronischen Dokumente.

Die erste Pflicht, mit der sich die Gesellschaften konfrontieren werden ist die Pflicht der Zustellung der Abschrift des Archivbuchs im zuständigen Archiv (die Frist für die Zustellung der Abschrift des Archivbuchs ist der 30. April 2022 für das dokumentarische Material und den Archivbau die im Laufe 2021 entstanden sind)

Zur gleichen Zeit werden die Rechtspersonen und andere Autoren des dokumentarischen Materials, die bisher das Archivbuch nicht ordentlich geführt haben, verpflichtet, dasselbe retroaktiv zu erstellen und seine Abschrift dem zuständigen öffentlichen Archiv zuzustellen.

Vorige Registrierung der Wirtschaftsgesellschaft beim zuständigen Archiv

Vor Zusendung der Abschrift des Archivbuchs ist es nötig, dass die Gesellschaft die vorige Registrierung beim zuständigen Archiv durchführt. Dies erfolgt durch Zustellung folgender Dokumente an das Archiv:

• Auszug aus der Agentur für Handelsregister;
• Liste der Kategorien des Archivbaus und des dokumentarischen Materials mit Aufbewahrungsfristen, wofür das zuständige Archiv seine Zustimmung erteilt;
• Antrag an das zuständige Archiv für die Zustimmung der Liste der Kategorien des Archivbaus und des dokumentarischen Materials  mit Aufbewahrungsfristen;
• Allgemeiner Akt der Wirtschaftsgesellschaft über die Art der Erfassung, Klassifizierung, Archivierung und Aufbewahrung des Archivbaus und des dokumentarischen Materials;
• Allgemeiner Akt dieser Wirtschaftsgesellschaft über die Art der Erfassung, Schutz und Benutzung der elektronischen Dokumente;
• Beschluss der Wirtschaftsgesellschaft über die Bestimmung einer Fachperson für den Schutz des Archivbaus und des dokumentarischen Materials.

Ordnungswidrigkeitsverfahren

Es ist unstrittig, dass man nach einem kürzeren Zeitraum mit der Kontrolle der Erfüllbarkeit der neuen Pflichten beginnen wird, indem durch die digitalisierte Methode die Inspektionsorgane auf einfache Weise feststellen werden können, welche Wirtschaftssubjekte mit dem Sitz auf dem Territorium des konkreten Archivs die Registrierung nicht durchgeführt haben, welche Wirtschaftssubjekte mit dem Sitz auf dem Territorium des konkreten Archivs die nötige Zustimmung dieses Archivs für die Liste der Kategorien des Archivbaus und dokumentarischen Materials nicht erwirkt haben, beziehungsweise, welche Wirtschaftssubjekte  mit dem Sitz  dem Territorium des konkreten Archivs  die Abschrift des Archivbuchs nicht zugestellt haben.

Erinnern wir daran, dass das Gesetz Geldstrafen in Höhe von 50.000 bis 2.000.000 Dinar für Rechtspersonen beziehungsweise von 5.000 bis 150.000 Dinar für die verantwortliche Person vorgesehen hat, im Falle dass den Pflichten nicht nachgekommen wird.

Übersicht aller Pflichten der Wirtschaftssubjekte, die aus diesem Gesetz hervorgehen:

• Gewährung eines entsprechenden Raums und der Ausrüstung für die Unterbringung und den Schutz des Archivbaus und dokumentarischen Materials;
• Erfassung, Bezeichnung, Klassifizierung, Datierung und Archivierung des Archivbaus und dokumentarischen Materials;
• Übergabe des Archivbaus an das zuständige Archiv, unter Bedingungen und Fristen, die mit dem Gesetz vorgesehen sind;
• Sicherung der dauerhaften Aufbewahrung des Archivbaus in elektronischer Form, Instandhaltung, Migration, beziehungsweise Übertragung auf neue Träger in vorgeschriebenen Formaten bis zur Übergabe des Archivbaus in elektronischer Form an das zuständige öffentliche Archiv;
• Einholung der Stellungnahme vom zuständigen Archiv vor Vornahme der Maßnahmen, die sich auf den Archivbau und auf das dokumentarische Material beziehen (physische Verlagerung, Adaptation der Räume, Mikrofilme, Digitalisierung und anderes);
• Ermöglichung der befugten Person des öffentlichen Archivs die fachliche Aufsicht der Erfassung, Klassifizierung, Auswahl, Archivierung, Aufbewahrung, fachliche Instandhaltung und Schutz des Archivbaus, beziehungsweise der Auswahl aus dem dokumentarischen Material auszuüben;
• Verfahrensweise gemäß Maßnahmen und Fristen, die das zuständige Archiv durch den Beschluss und auf Grund des davor erstellten Protokolls über den festgestellten Tatbestands des Schutzes des Archivbaus und dokumentarischen Materials veranlasst;
• Benachrichtigung des zuständigen Archivs über alle Änderungen, die für den Archivbau von Bedeutung sind, innerhalb von 30 Tagen ab ihrer Entstehung;
• Benachrichtigung des zuständigen Archivs innerhalb von 30 Tagen über die Gründung sowie über alle Status und Organisationsänderungen.

Mit Fragen, die sich auf die Archivbücher beziehen, Anweisung zur Führung des Archivbuchs  oder Modelle aller Akten, die die Wirtschaftsgesellschaft verpflichtet ist davor mitzubringen, damit sie beim zuständigen Archiv registriert wird, können Sie uns über die E-Mail: office@mlaw.rs kontaktieren und unser Team wird Ihnen gerne alle Antworten geben und Ihre Gesellschaft durch diese Prozedur betreuen.

Die verkürzte Darstellung bedingt, dass eine vollständige Beschreibung der relevanten Rechtslage hier nicht möglich ist und daher eine professionelle Beratung nicht ersetzt. Trotz sorgfältiger Bearbeitung bleibt eine Haftung ausgeschlossen.