Regelungen und Praxistipps zur Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung zählt zu den aktuellsten Themen für deutsche Unternehmen sowie für ausländische Unternehmen, die Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigen.

Infolge eines Urteils des Bundesarbeitsgerichtes ist die Verpflichtung des Arbeitgebers über die Einführung eines Zeiterfassungssystems explizit bestätigt worden. Dies damit die Einhaltung der Regelungen über die Arbeitszeiten sowie über den Arbeitsschutz überwacht werden kann. Man darf davon ausgehen, dass eine neue Regelung in nächsten Monaten die Einzelheiten der Arbeitszeiterfassung präzisieren wird. Trotzdem besteht die Verpflichtung für Arbeitgeber spätestens ab sofort.

Folgende Voraussetzungen sind im Moment für die korrekte Arbeitszeiterfassung definiert:

• Zugänglichkeit
• Verlässlichkeit, also zeitnahe Erfassung der Daten 
• Objektivität, d.h. eine Manipulation muss möglichst ausgeschlossen werden.

Die Einführung eines digitalen beziehungsweise elektronischen Systems ist im Moment nicht verpflichtend, d.h. eine Erfassung in Papierform unter Einhaltung der oben genannten Voraussetzungen ist auch ausreichend.

Vor dem Hintergrund, dass in den letzten Jahren, vor allem in Pandemiezeiten, immer mehr flexible Arbeitsmodelle sich durchgesetzt haben, ist ausdrücklich die Möglichkeit, den Arbeitnehmer für die Zeiterfassung zu delegieren, vorgesehen. Pflicht des Arbeitgebers bleibt in dieser Konstellation trotzdem eine stichprobenartige Kontrolle über die Zeiterfassung durch den Arbeitnehmer. Außerdem hat der Arbeitgeber ein internes Verfahren zu entwickeln bei fehlerhafter Erfassung beziehungsweise Systemfehler zum Beispiel mit einem unterschriebenen Fehlerprotokoll.

Inhaltlich muss die Erfassung Beginn- und Endzeiten sowie Pausen und Dauer umfassen. Obwohl viele Arbeitgeber diese Maßnahme mit der Vergütung der Überstunden verbinden, ist die Erfassung an sich zum Zwecke des Arbeitsschutzes gedacht und hat keine direkten Folgen über die Vergütung eventueller Überstunden.

Die Arbeitszeiterfassung muss korrekt, manipulationssicher und zeitnah erfolgen. Vor diesem Hintergrund ist die Nutzung einer entsprechenden Software in Erwägung zu ziehen, um den entsprechenden Anforderungen nachzukommen. Die meisten Software bieten außerdem Zusatzfunktionen, zum Beispiel Erfassung von Urlaubstagen, Projekten oder Dienstreisen.

Selbstverständlich trifft diese Verpflichtung nicht nur deutsche Arbeitgeber, sondern auch Gesellschaften ausländischen Rechts, deren Mitarbeitern den deutschen Regelungen unterliegen, zum Beispiel aufgrund einer Entsendung.