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Verträge digital managen: Software für das Vertragsmanagement

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Verträge digital managen: Software für das Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement erspart viel Arbeit, aber nur bei richtiger Auswahl und Pflege der Software.

Verträge müssen gut durchdacht, geprüft, verhandelt und verwaltet werden, um ihren Sinn und Zweck erfüllen und den mit ihnen beabsichtigten Erfolg praktisch tatsächlich verwirklichen zu können. Mit steigender Größe eines Unternehmens nimmt die Komplexität dieser Aufgaben zu und kann nur mit einem gut ausgestalteten Vertragsmanagement sichergestellt werden. 

Unter Vertragsmanagement versteht man die Schaffung optimaler Strukturen für die Vertragsplanung, die Vertragsgestaltung, die Vertragsverhandlung sowie die Verwaltung und Archivierung von Verträgen. Im digitalen Zeitalter gibt es zahlreiche Softwareprogramme, die helfen, das Vertragsmanagement auf ein effizientes und gutes Fundament zu stellen. Dieser Artikel gibt einen Überblick über die wichtigsten Fragen zum Thema softwaregestütztes Vertragsmanagement. 

Welche Aufgabe erfüllen Verträgen in Unternehmen? 

Verträge sind in Unternehmen weit mehr als eine schlichte juristische Notwendigkeit. Gekonnt eingesetzt sind sie nicht nur ein wichtiges Mittel zur Begründung und inhaltlichen Gestaltung von Rechtsbeziehungen, sondern zugleich ein wertvolles Werkzeug zur Optimierung von Geschäftsbeziehungen. Rein rechtlich wird der Geschäftsalltag nämlich nur sehr wenig durch gesetzliche Vorgaben geregelt, sondern zum größten Teil durch die eingegangenen Verträge. Sie wirken praktisch wie individuelle, ausgehandelte Gesetze, die die Beteiligten selbst beschlossen haben. 

Risikosteuerung über Verträge 

Eine wichtige Aufgabe von Verträgen besteht darin, Risiken zu definieren, sie in ihre Bestandteile zu zerlegen, auf Einzelne zu verteilen und Prozesse festzulegen, mit denen das System in Krisenzeiten angepasst werden kann, um dennoch das gemeinsam verfolgte Ziel zu erreichen. 

Beispiel: Ein klassisches Risiko bei der Durchführung eines Vertrages ist, dass es über einen bestimmten oder mehrere Punkte zum Streit zwischen den Vertragsparteien kommt. Der gerichtliche Weg zur Konfliktlösung wird den Interessen der Parteien, gerade im unternehmerischen Rechtsverkehr, meist nicht gerecht. Vor allem die Öffentlichkeit, die lange Dauer und der Verlust der Geschäftsbeziehung sind nicht im Sinne der Parteien. Viele Verträge enthalten heute eine entsprechende Klausel zur außergerichtlichen Konfliktlösung mithilfe eines Schiedsgerichts oder einer Mediation. Gerade letztere Methode hat den Vorteil, dass sie absolut vertraulich, wesentlich schneller abgeschlossen und bei hohen Streitwerten kostengünstiger ist. Da sie primär nicht auf die einzelnen Positionen, sondern die dahinterstehenden Interessen ausgerichtet ist und das Endergebnis von den Streitenden selbst erarbeitet wird, erzielt sie meist eine besonders nachhaltige Lösung, bei der auch die Geschäftsbeziehung erhalten bleibt.

Auswirkungen von Verträgen auf den Unternehmensgewinn

Insgesamt sind Verträge sogar der entscheidende Faktor, aus dem sich später der Gewinn des Unternehmens ergibt, denn sowohl alle Umsätze als auch alle Kostenpositionen resultieren aus Verträgen. So beruhen z. B. die Personalkosten auf den abgeschlossenen Arbeitsverträgen, Gewährleistungskosten aus abgeschlossenen oder eben nicht abgeschlossenen Gewährleistungsvereinbarungen, Materialkosten aus den abgeschlossenen Lieferantenverträgen usw. Damit stellen Verträge einerseits eine erhebliche Chance zur Steigerung des Unternehmenserfolgs dar, sie können das Unternehmen andererseits aber als Risikofaktor vollständig ruinieren. Das Vertragsmanagement soll deshalb durch die Verteilung und Strukturierung unterschiedlicher vertragsbezogener Aufgaben dafür sorgen, das vertragliche Risiko zu minimieren, Chancen bezüglich des Umsatzes zu erhöhen und sicherzustellen, dass die eigenen unternehmerischen Interessen in jeder potenziellen Vertragssituation gewahrt bleiben.

Warum ist ein gutes Vertragsmanagement rechtlich wichtig?

Aus juristischer Sicht ist das Vertragsmanagement aus zwei Gründen besonders wichtig: Einerseits führen gute Prozesse bei der Vertragsgestaltung und Vertragsverhandlung dazu, dass die spätere Rechtsposition des Unternehmens gesichert oder zumindest gestärkt ist. Anderseits sorgt die lückenlose Ablage aller Vertragsbestandteile im Streitfall dafür, dass die Juristen alle notwendigen Unterlagen haben, um die geltend gemachten Forderungen zu prüfen und argumentativ beim Anspruchsgegner erfolgreich sein zu können.

Gerade, weil Unternehmer viele Regelungen selbst treffen können, ergibt sich die Rechtmäßigkeit von Forderungen in den meisten Fällen aus dem Vertragstext und den dazugehörigen Anhängen. Ohne diese Unterlagen lässt sich weder eine zuverlässige Prognose der Rechtslage abgeben noch gut mit dem Vertragspartner verhandeln und erst recht kein Prozess gewinnen. Gerade bei sog. Dauerschuldverhältnissen, also jahrelang gültigen Verträgen, ist es essenziell, alle Unterlagen gebündelt abzulegen und jede Vertragsänderung, Vertragsverlängerung oder Vertragsanpassung zu dokumentieren. 

Welche Bereiche des Vertragsmanagements können mithilfe einer guten Software unterstützt werden? 

Verschiedene Softwareprogramme fürs Vertragsmanagement unterstützen als Instrument der zentralen elektronischen Vertragsablage alle Aufgabenbereiche des Vertragsmanagements, die nur effizient erfüllt werden können, wenn Verträge für die entsprechenden Mitarbeiter zugänglich sind und unterschiedliche Vertragsinhalte ausgewertet werden können. 

Im Rahmen der Vertragsplanung ermöglicht die transparente Erfassung aller Verträge einen schnellen Überblick über die bereits bestehende Vertragssituation mit einem Kunden und lässt dadurch erkennen, welche Verträge noch erforderlich sind, um die gesetzten Ziele des Projekts verwirklichen zu können. Im Bereich des Vertragsdesigns können vorhandene Verträge als Muster genutzt werden, indem zum Beispiel ein gewünschter Inhalt mit bereits bestehenden vergleichbaren Verträgen verglichen werden kann. Im Rahmen der Vertragsverhandlung kann das System wichtige Argumente dafür liefern, ob eine Regelung akzeptabel ist oder nicht, da aus Protokollen oder Notizen zu anderen Verträgen hervorgeht, warum eine Regelung bspw. zu einem früheren Zeitpunkt als nicht akzeptabel angesehen werden konnte. Im Bereich der Vertragsdurchführung ermöglicht die transparente Darstellung und Auswertung zentraler Vertragsinhalte ein schnelles und problemorientiertes Auffinden der relevanten Regelungen und Laufzeiten eines Vertrages. Beim Vertragscontrolling sorgt die Wiedervorlagefunktion dafür, dass Kündigungs- und Verlängerungsfristen nicht verpasst werden.

Worauf sollte man beim softwaregestützten Vertragsmanagement achten? 

Auf dem Vertragsmanagement-Softwaremarkt gibt es zahlreiche gute Anbieter. Welches System zu Ihrem Unternehmen am besten passt, hängt von Ihrer Firma ab. Die Anforderungen an die Funktionen der Software sind so individuell wie die Verträge eines Unternehmens und seine Prozesse rund um den Vertragsabschluss und die Vertragsdurchführung. Die meisten Softwarelösungen lassen sich deshalb mithilfe von IT-Spezialisten sehr individuell gestalten. Bei der Frage, was das System können muss, sollten sowohl die Unternehmensjuristen als auch diejenigen Personen mitreden, die später mit den Systemen arbeiten müssen. 

Das A und O bei der Implementierung eines digitalen Vertragsmanagements ist aber nicht nur ein gut durchdachtes Konzept und System, sondern vor allem, dass das System von Anfang an gewissenhaft gepflegt wird. Nur wenn alle Daten korrekt erfasst werden und sämtliche Unterlagen eines Vertrags – von den ersten Entwürfen und Verhandlungsprotokollen über den unterschriebenen Vertrag inklusive aller Anhänge bis hin zu sämtlichen Änderungen – einsehbar sind, kann das digitale Vertragsmanagement seinen Zweck erfüllen. Außerdem sorgt das System dann auch für eine erhebliche Reduktion des Arbeitsaufwands. Die Suche nach strukturierten Informationen nimmt pro Arbeitsplatz zwischen 10 % und 30 % der Arbeitszeit in Anspruch. Diese wird mit dem gut gepflegten digitalen Vertragsmanagement minimiert und kann damit effizienter für andere Aufgaben genutzt werden.

(THE)

Foto : ©shutterstock.com/ilkercelik


Rechtstipp vom 17.10.2018

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