Wer darf eigentlich was? Vertretung, Vollmacht und Kompetenzen

Immer wieder stellen sich im Geschäftsverkehr Fragen wie:

• wer darf bzw. muss was unterschreiben? bzw. 
• wer hat welche Kompetenzen? oder 
• wann ist eine Erklärung rechtsverbindlich? 

Hier ein kleiner Überblick:

Letztendlich kommt es auf die Vertretungsregelungen in den jeweiligen Unternehmen an. Diese können je nach Organisationsstruktur sehr unterschiedlich sein. Vertretungsregelungen findet man grundsätzlich im Handelsregister. Dort werden z. B. Vorstände oder Prokuristen mit Vertretungsrechten ausgestattet (z. B.: die Gesellschaft wird durch zwei Vorstandsmitglieder/Geschäftsführer oder durch ein Vorstandsmitglied/Geschäftsführer gemeinsam mit einem Prokuristen vertreten). Ergänzt werden solche Vertretungsregelungen oft durch Kompetenzkataloge, durch den Geschäftsführungsbefugnisse auf einzelne oder mehrere Mitarbeiter ausdrücklich übertragen werden können.

Nach den gängigen Kompetenzkatalogen sollten dort benannte Mitarbeiter die aufgelisteten Tätigkeiten grundsätzlich im Vier-Augen-Prinzip durchführen. Dies gilt insbesondere für das Unterzeichnen von Verträgen, Angeboten und Rechnungen, sodass z. B. eine Vereinbarung erst durch die Unterzeichnung eines Kompetenzträgers und die Gegenzeichnung durch einen zweiten Mitarbeiter, der nicht immer zwingend die entsprechende notwendige Kompetenz aufweisen muss, rechtswirksam abgeschlossen werden kann. Die Kompetenzträger werden regelmäßig abhängig von dem zu entrichtenden Entgelt bzw. dem Volumen oder den Umfang des Auftrages intern benannt.

Ein Gewerbetreibender hat die Geschäfte eines vermeintlichen Vertreters grundsätzlich auch ohne ausdrückliche Bevollmächtigung als bindend zu akzeptieren, wenn ein entsprechender Rechtsschein gesetzt wurde. Dies ist dann der Fall, wenn der Gewerbetreibende entweder über einen längeren Zeitraum wissentlich zulässt, dass ein anderer für ihn als Vertreter auftritt (Duldungsvollmacht), oder zwar das Handeln des Scheinvertreters nicht kannte, es aber bei pflichtgemäßer Sorgfalt hätte erkennen müssen und verhindern können (Anscheinsvollmacht). Die Bindungswirkung der Rechtsscheinvollmacht entfällt nur dann, wenn der Vertragspartner nicht schutzwürdig ist, bspw. bei Kenntnis der fehlenden Vertretungsmacht.