Zahlungsausfälle vermeiden

Aus anwaltlicher Sicht ist erkennbar, dass Zahlungsausfälle in ausnahmslos jeder Branche zunehmen und Forderungsklagen ebenso.
Dies ist nur zum Teil auf fehlende Zahlungsfähigkeit zurück zu führen, meist oder oft auf fehlende Zahlungsmoral und der Einstellung oftmals "der kann warten, erstmal kaufe/zahle ich ....".

Daher kann ich es nur unterstützen, dass ein jeder Selbständige, Unternehmer und Betrieb ein zügiges und konsequentes Rechnungs- und Zahlungswesen betreibt. In der Tat wird die Zahlungsmoral - wie die anwaltliche Erfahrung bei der Vertretung von Zahlungsansprüchen von Mandanten immer wieder zeigt - um so schlechter bei einem jeweiligen Kunden, je lockerer die Rechnungsstellung und je laxer das vorgerichtliche Geltendmachen und betriebliche Mahnwesen läuft.

Daher empfehle ich meinen Mandanten stets mit Erfolg bei den Mandanten mehrere sinnvolle Schritte.

Dies beginnt mit einer sauberen Vorbereitung Ihrer Aufträge und Verträge mit Kunden.
Erfassen Sie sorgfältig - am besten in dafür vorbereiteten Kundenfrage- oder - auftragsbögen alle relevanten Kundendaten (Firmenname Gesellschafter, Geschäftsführer bzw. persönlicher Inhaber; Adresse, Telefon- und Faxnummer, email- Adresse, Kontoverbindung etc.).

Tragen Sie dafür Sorge, dass Ihre AGB in jeden Kundenauftrag rechtzeitig, d.h. VOR dem Vertragsabschluss, auf eine rechtswirksame Weise mit einbezogen werden - keinesfalls erst NACH Auftragserteilung -.

Achten Sie ferner auch darauf - was oft vergessen wird - dass Sie VOR Auftragserteilung die Dienstleistungspflichtinformation, zu der Sie zur Aushändigung oder Bekanntgabe vor JEDEM Auftrag - auch bei einem Wiederholungsauftrag eines Kunden - verpflichtet sind, zur Verfügung gestellt haben, wenn Sie Dienstleistungen anbieten und nicht im Handel tätig sind, um etwaige Abmahnungen oder Bußgelder zu vermeiden.

Setzen Sie keine zu langen Zahlungsziele in Ihren Rechnungen, sondern angemessen kurze und mit exakt angegebenem Datum, um "Auslegungsversuchen" jeglichen Riegel vorzuschieben und auch sofort nach Ablauf des Zahlungsziels Verzugszinsen beanspruchen zu können. Man sieht immer wieder großzügige Zahlungsziele von  gar 30 Tagen, was nicht empfehlenswert ist oder nur große Firmen sich leisten sollten, die auch Zahlungsausfälle gut verkraften können.

Halten Sie die offenen Rechnungen und Zahlungstermine systematisch nach und nehmen Sie dies als A-Aufgabe. Hierfür können Sie Ihren Wiedervorlagekalender, Ihren Online-Kalender oder aber auch - zweckmäßigerweise - Ihren Ordner mit offenen Ausgangsrechnungen benutzen, den Sie sich routinemäßig an bestimmten festen Tagen in der Woche "vorknöpfen". Verschieben Sie diese Aufgabe des Rechnungsschreibens und des Nachhaltens und Mahnens keinesfalls, wenn Sie viel zu tun haben, sondern halten diese Aufgabe als stetige Priorität bei Ihrer Arbeit vor. 

Ziehen Sie Mahnungsläufe nicht über lange Zeiträume. Mahnabstände von 14 Tagen oder gar drei Wochen lassen die säumigen Kunden wieder das gegenteilige Signal einer laxen Verfolgung Ihrer berechtigten Zahlungsansprüche rückschließen.

Wir haben gute Erfahrungen bei Mandanten gemacht mit etwa folgenden Zeitfenstern:
- sofortige Rechnungstellung nach oder gleichzeitig mit der Leistungserbringung, in Bereichen, wo dies üblich ist oder die Üblichkeit auch einmal verändert werden kann: Einverlangen einer Anzahlung vor dem Tätigwerden. Schließlich gibt man sonst kostenlose Kredite durch noch unbezahlte Dienstleistungen.  

- adäquate Zahlungsfrist: 7 bis maximal 14 Tage, optimalerweise mit exaktem Zahlungsdatum benannt.

- 1. Zahlungserinnerung - telefonisch oder schriftlich, jedoch in beiden Fällen sicher dokumentiert und bei telefonischen Erinnerungen mit einer schriftlichen Telefonnotiz in Ihrem Betrieb  -  mit Nennung eines nun neuen Zahlungsziels  empfehlenswerterweise 2 bis 4 Tage  nach dem fruchtlosem Ablauf des gesetzten Zahlungsziels aus der Rechnung. Ein längeres Zuwarten nach Verstreichen des Zahlungsziels in der Rechnung lässt erfahrungsgemäß wieder den Eindruck aufkommen "der sieht es nicht so eng mit einer pünktlichen Zahlung".

Bedenken Sie immer, dass bei Ausbleiben eine exakt pünktlichen Zahlung SIE den Kredit geben und die hohen Dispozinsen zahlen und es Ihrem Kunden abnehmen. Viele Kunden "spielen" bewusst heutzutage darauf, dass Sie als Lieferant oder Dienstleister schlicht und einfach "billiger" sind als die Bank, nämlich zum 0 %-Zins, als die Inanspruchnahme des Dispos/Kontokorrents bei seiner Bank. Warum wollen Sie die Zinsen für Ihren Kunden übernehmen? Einige Kunden pflegen heute der Erfahrung in der Kanzlei nach auch die Einstellung "vor einer ersten schriftlichen Mahnung zahle ich eh nicht, mal sehen, vielleicht vergisst er es ja". Dies sieht man deutlich an entsprechenden Einwendungen im anschließenden Zahlungsklageprozess dann.

 - nach Verstreichen auch jetzt noch nach der 1. Zahlungserinnerung wieder wenige Tage danach: sofort die formal 1. Mahnung. Erst diese Mahnung, die als solche überschrieben ist und klar den textlichen Gehalt als Mahnung erkennen lässt, ist eine Mahnung im Rechtssinne.
Umso wichtiger ist es, dass Sie bereits in der Rechnung ein beziffertes Zahlungsziel nennen, um bereits ab da Säumniszinsen im Gerichtsverfahren erhalten zu können.
Bedenken Sie auch, dass Ihnen bei Unternehmern und Selbständigen als Kunden 8 Prozentpunkte Zinsen über dem Basiszinssatz zustehen und nicht lediglich 5 Prozentpunkte darüber. Dieser Fehler wird immer wieder gemacht, nur 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz eingeklagt  und werden so wertvolle Summen verschenkt dabei.

Diese Mahnung erhält ebenfalls nochmals eine klare Zahlungsfrist, nicht zu lang bemessen.

- maximal eine weitere letzte Mahnung darf dann nachfolgen, mit der Ankündigung, dass bei Ausbleiben auch jetzt noch der Zahlung sofort die Forderung an Ihren Rechtsanwalt/Rechtsanwältin zur Betreibung des gerichtlichen Mahnverfahrens  oder der Zahlungsklage abgegeben wird ohne weitere Schritte.

Mehr Mahnungen oder längere Mahnabstände sind nicht nur nicht hilfreich, sondern sogar schädlich, weil Sie wertvolles Geld und Zeit verschenken, und Sie die Gefahr, dass Ihr Schuldner inzwischen in die Insolvenz fällt, täglich erhöhen. Zudem gilt die Gefahr des sog. "inflationären Mahnens", d.h. mehr als die rechtlich nötigen oder sinnvollen maximal 2 Mahnungen lösen den Eindruck aus - auch beim Gericht später - Mahnung und Forderungsdruck nicht ernst gemeint.

Deshalb plädiere ich aus anwaltlicher Erfahrung für kurze Zahlungsfristen und engmaschige Mahnläufe. Es gilt nämlich der Erfahrungssatz: wer auf die erste Zahlungserinnerung hin nicht sofort zahlt, zahlt nie  - sofern ihm nicht gerichtlich durch einen Rechtsanwalt energisch und proaktiv nachdrücklich nachgeholfen wird.

In Zeiten zunehmender Zahlungsausfälle beweist sich diese Erfahrung immer wieder: wer eine Rechnung tatsächlich nur übersehen hat oder im Arbeitsstress untergegangen war, zahlt sofort auf die Zahlungserinnerung hin; wer nicht zahlt, hatte dies in der Regel auch ohne Klageverurteilung gar nicht vor und lässt es auf ein Gerichtsverfahren und Vollstreckung ankommen.

- bleibt auch auf die 2. und letzte Mahnung eine Zahlung aus, muss die Sache sofort von Ihrem Rechtsanwalt / Rechtsanwältin eingeklagt werden oder ggf. in gut begründeten Fällen auch einmal das gerichtliche Mahnverfahren vorgeschaltet  werden. In der Regel bringt ein Mahnbescheidsantrag jedoch bei nachhaltigen säumigen Zahlern nur Zeitverluste, da STETS hiergegen Widerspruch zum weiteren Zeitgewinnen für den Schuldner eingelegt wird, so dass es in 95 % der Fälle nach der Erfahrung erfolgversprechender ist, dann sofort eine Klage einzureichen.

Iris Schuback

Wendenstraße 379

20537 Hamburg

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