Berufliche Telefonate von der Steuer absetzen

Wer mit seinem Privatanschluss oder seinem Privathandy auch berufliche Anrufe tätigt, kann diese Kosten als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Die Redaktion von anwalt.de zeigt, wie Sie Gebühren für Handy und Telefon beim Fiskus geltend machen.

 
Erstattungsfähige Telefonkosten

Die Telefonkosten setzen sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen. Hierzu zählen die Gesprächskosten, die Grundgebühren, die Gerätekosten und die Anschlussgebühren. Alle diese Kosten können als Werbungskosten bei der Steuer berücksichtigt werden. Häufig übernimmt auch der Arbeitgeber die Kosten für berufliche Telefonate. Bei Letzterem werden jedoch nur die Gesprächsgebühren berücksichtigt. Der Steuerpflichtige kann zwischen zwei verschiedenen Wegen wählen, wie er die Telefonkosten als Werbungskosten absetzen möchte.

 
20-Prozent-Pauschale für Werbungskosten

Bestimmte Berufsgruppen haben die Möglichkeit, eine Pauschale mit 20 Prozent anzusetzen, wobei diese auf einen Höchstbetrag von 20 Euro pro Monat beschränkt ist. Diese Variante empfiehlt sich, wenn beruflich eher weniger über den Privatanschluss oder per privates Handy kommuniziert wird. Dem Finanzamt muss lediglich eine Bescheinigung des Arbeitgebers vorgelegt werden, die bestätigt, dass über den Privatanschluss auch berufliche Telefongespräche geführt werden.

 
Einzelnachweis für Werbungskosten

Der abzugsfähige Prozentsatz kann aber auch durch einen Einzelnachweis ermittelt werden. Vorteil des Einzelnachweises ist, dass es keine Beschränkung auf einen bestimmten Höchstbetrag gibt und ein Steuerabzug für alle Steuerpflichtigen in Betracht kommt. Der Nachteil am Einzelnachweis ist, dass er mit großem Aufwand geführt wird. Er lohnt sich daher am ehesten, wenn viel berufliche Kommunikation über den Privatanschluss erfolgt. Für den Einzelnachweis müssen beim Finanzamt folgende Angaben belegt werden: Tag des Gesprächs, Gesprächsteilnehmer, Zielort, Gesprächsgebühren und Gesprächsdauer. 

Ausnahmsweise empfiehlt es sich aus Beweisgründen auch bei der 20-Prozent-Pauschale einen Einzelnachweis zu führen. Denn hegt das Finanzamt Zweifel, ob über den Privatanschluss tatsächlich so viel beruflich kommuniziert wird, muss der Steuerpflichtige nachweisen, welche beruflich bedingten Kosten und in welcher Höhe tatsächlich bei ihm anfallen. Besonders misstrauisch ist der Fiskus, wenn der Pauschalabzug zum ersten Mal beansprucht wird und auch bei denjenigen, in deren Berufsgruppe normalerweise eher geringere Telefon- und Handykosten anfallen.

 
Kostenerstattung durch Arbeitgeber

Werden die Gebühren für Handy und Telefon vom Arbeitgeber erstattet, so gelten einige wichtige Besonderheiten. Werden die Kosten vollständig vom Arbeitgeber ersetzt, so können sie vom Arbeitnehmer nicht mehr als Werbungskosten geltend gemacht werden. Ersetzt der Arbeitgeber nur teilweise die beruflich veranlassten Telefon- und Mobilfunkkosten, so können diese vom Steuerpflichtigen wiederum wahlweise über die 20-Prozentmethode oder den Einzelnachweis geltend gemacht werden. Für Angehörige von Berufsgruppen, die typischerweise berufliche Aufwendungen haben, können deren Arbeitgeber die Kosten bis zu einer Höhe von 20 Prozent und den Maximalbetrag von 20,- Euro pro Monat steuerfrei ersetzen.

Werden die Kosten einzeln nachgewiesen, so darf der Arbeitgeber die beruflich entstandenen Beträge erstatten, allerdings nur, wenn diese regelmäßig und wiederkehrend entstehen. Der Einzelnachweis für die beruflichen Aufwendungen muss über drei Monate geführt werden. Gelingt dies nicht, so sind die vom Arbeitgeber erstatteten Kosten als Arbeitslohn einzustufen und unterliegen damit der Steuerpflicht.

Richtet der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer in dessen Wohnung einen Zweitanschluss ein und untersagt ausdrücklich die private Nutzung dieses Anschlusses, so kann er dem Arbeitnehmer alle Kosten für den Zweitanschluss steuerfrei erstatten. Wird der Zweitanschluss für Privatgespräche benutzt, so ist der so erzielte Vorteil ebenfalls steuerfrei.

 
Nachweis über drei Monate reicht

Ansonsten gilt für den Nachweis: Berufliche Aufwendungen müssen nicht jedes Jahr von Neuem einzeln nachgewiesen werden. Wenn sich die beruflichen Verhältnisse nicht wesentlich ändern und beispielsweise kein Wechsel zu einem anderen Arbeitgeber oder in einen neuen Beruf erfolgt, reicht der einmal geführte Nachweis aus. Diesen darf der Arbeitgeber dann steuerfrei erstatten. 

(WEL)