Datenschutz bei der Ortung von Firmenfahrzeugen

Ein aktuelles Urteil des Verwaltungsgerichts Lüneburg vom 19.03.2019 (Az.: 4 A 12/19) stellt die weit verbreitete Praxis der Ortung von Firmenfahrzeugen durch Arbeitgeber mittels GPS-Tracking infrage.

Der Fall:

Ein Gebäudereinigungsunternehmen hatte seine 18 Firmenfahrzeuge mit GPS-Systemen ausgestattet, die für einen Zeitraum von 150 Tagen ständig jede gefahrene Strecke mit Start- und Zielpunkten einschließlich der gefahrenen Zeit speicherten. Eine Taste zum Ein- und Ausschalten des Ortungssystems war nicht vorhanden. Das Ortungssystem erfasste die Kennzeichen der betroffenen Fahrzeuge. Die Fahrzeuge waren den jeweiligen Nutzern zugeordnet. Die Objektleiter des Unternehmens durften ihr Fahrzeug auch privat nutzen. Die Ortung der Fahrzeuge erfolgte nach Angaben des Unternehmens sehr unregelmäßig, je Fahrzeug nur maximal drei- bis viermal pro Jahr. Wirksame Einwilligungserklärungen der Mitarbeiter in die Datenverarbeitung gab es nicht.

Auf die Eingabe einer ehemaligen Mitarbeiterin hin leitete die Datenschutzaufsichtsbehörde ein Kontrollverfahren ein. Die Behörde prüfte, ob die mit der Ortung der Firmenfahrzeuge verbundene Verarbeitung personenbezogener Positionsdaten der Mitarbeiter, denen die Fahrzeuge zugeordnet waren, datenschutzrechtlich zulässig ist. Da keine wirksamen Einwilligungen der Mitarbeiter in die Verarbeitung ihrer Positionsdaten vorlagen, prüfte die Behörde, ob die Fahrzeugortung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Das Unternehmen meinte, die Ortung sei betrieblich notwendig, um Touren zu planen, Mitarbeiter und Fahrzeuge zu kontrollieren, Nachweise gegenüber den Auftraggebern zu erbringen, Diebstahlschutz zu gewährleisten und eventuell gestohlene Fahrzeuge aufzufinden und um das Wochenendfahrverbot und das Verbot von Privatfahrten der Mitarbeiter zu überprüfen.

Die Datenschutzaufsichtsbehörde erklärte die Verarbeitung der Positionsdaten der Mitarbeiter für nicht erforderlich und ordnete die Unterlassung der personenbezogenen Ortung während der Fahrzeugnutzung an. Das Unternehmen klagte gegen den Bescheid.

Das Urteil:

Das Gericht gab der Datenschutzaufsichtsbehörde Recht. Die Verarbeitung der Positionsdaten der Mitarbeiter sei für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses nicht erforderlich. Das Verbot von Wochenendfahrten und Privatfahrten bei Mitarbeitern unterhalb der Objektleiterebene hätte das Unternehmen auch durch die Anweisung der Abgabe der Fahrzeugschlüssel am Firmensitz oder durch die Anweisung der Fahrtenbuchführung durchsetzen können.

Für den präventiven Diebstahlsschutz seien Ortungssysteme völlig ungeeignet. Für das Widerauffinden gestohlener Fahrzeuge reiche die anlassbezogene Erhebung der Positionsdaten im Falle des festgestellten Fahrzeugverlustes. Die Tourenplanung sei zukunftsorientiert, sodass Informationen über aktuelle und vergangene Fahrzeugstandorte nicht planungserheblich seien. Für eine außerplanmäßig akut werdende zentrale Koordination von Mitarbeitern und Fahrzeugen reiche als weniger stark eingreifende Maßnahme die Gewährleistung der Erreichbarkeit der Mitarbeiter per Mobiltelefon aus.

Anders als im Transport- und Beförderungsgewerbe seien die im Reinigungsgewerbe anfallenden Aufgaben auch bei Akutausfällen nicht zeitkritisch. Dies werde belegt durch die nur sehr unregelmäßig erfolgende Ortung eines Fahrzeugs maximal drei- bis viermal im Jahr. Ein Nachweis über Tätigkeiten im Objekt eines Kunden könne mittels Ortungsdaten nicht geführt werden, sondern nur ein Nachweis über den Standort eines Fahrzeugs beim Objekt oder in dessen Nähe.

Empfehlung:

Unternehmen mit Betriebsrat, die ihre Firmenfahrzeuge mittels GPS orten, sollten die Fahrzeugortung in einer Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat regeln. Damit wird eine verlässliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Positionsdaten der Mitarbeiter geschaffen.

Unternehmen ohne Betriebsrat sollten eine wirksame Einwilligung der Mitarbeiter, denen die Fahrzeuge zugeordnet sind, in die Verarbeitung der Positionsdaten einholen. Dabei ist zu beachten, dass die Einwilligung in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen muss und für die Mitarbeiter freiwillig ist. Die Einwilligung ist für die Mitarbeiter zudem jederzeit widerruflich und vor der Einwilligung muss in Textform über den Zweck der Datenverarbeitung und über das Widerrufsrecht informiert werden.