Die elektronische Signatur im Arbeitsrecht

Am Arbeitsplatz elektronisch statt per Hand unterschreiben - klingt praktisch. Doch wann ist es sinnvoll, die elektronische Signatur zu benutzen und wann solltest du besser auf die klassische Unterschrift zurückgreifen? Ich erkläre es dir. 

1. Die verschiedenen elektronischen Signaturen

a. Die einfache elektronische Signatur

Zu der einfachen elektronischen Signatur zählen etwa der eingetippte Name am Ende einer E-Mail oder eine als Scan eingefügte Unterschrift in einem Dokument. Ist in einem Vertrag von einer elektronischen Signatur die Rede, ist damit meist die einfache Signatur gemeint. 

Die einfache elektronische Signatur bietet jedoch ein geringes Schutzniveau und ist somit kein angemessener Ersatz für die händische Unterschrift. 

b. Die fortgeschrittene elektronische Signatur  

Die fortgeschrittene elektronische Signatur zeichnet sich durch folgende Merkmale aus: 

• Eindeutige Zuordnung der Signatur zu einer Person.
• Diese Person muss beweisen können, dass sie die Signatur gesetzt hat. 
• Nach der ersten Signatur müssen Änderungen am Dokument sichtbar sein. 
• Meist über Stick oder andere physische Datenträger übertragbar. 

Für die fortgeschrittene Signatur setzt man einen einmaligen und geheimen Schlüsselcode ein. Für dessen Verifizierung kommt ein digitales Verfahren zur Anwendung. 

c. Die qualifizierte elektronische Signatur

Zusätzlich zu dem Verschlüsselungsverfahren muss bei der qualifizierten elektronischen Signatur ein Zertifikat vorliegen. Somit ist sichergestellt, dass du einen mit deiner Identität übereinstimmenden Signaturschlüssel besitzt. Das Zertifikat kannst du bei Zertifizierungsdienstanbietern beantragen. 

Alle drei Varianten erfüllen die in § 127 Abs. 3 BGB geforderte elektronische Form. Sicherheit und Beweiswert sind bei der qualifizierten Signatur aber natürlich am höchsten. 

2. Schriftform

Wenn das Gesetz Schriftform vorschreibt, ist damit eine handschriftliche Signatur auf dem ausgedruckten Dokument gemeint. Da heutzutage vieles digital abläuft, kann die qualifizierte elektronische Signatur die klassische Unterschrift häufig ersetzen (§ 126a BGB).

3. Was gilt für Arbeitsverträge?

Grundsätzlich gilt Formfreiheit. Du kannst deinen Arbeitsvertrag also auch mündlich abschließen. Davon ist aber aufgrund der oft komplexen Inhalte und der erschwerten Beweisführung abzuraten. Mindestens auf eine einfache elektronische Signatur solltest du nicht verzichten. 

4. Die qualifizierte elektronische Signatur im Arbeitsvertrag

Die qualifizierte elektronische Signatur erscheint praktisch und zeiteffizient. Doch manchmal ist Vorsicht geboten.

a. Informationen laut Nachweisgesetz 

Das Nachweisgesetz schreibt vor, dass dein Arbeitgeber dir zentrale Regelungen deines Arbeitsverhältnisses schriftlich aushändigt. Zusätzlich muss er diese Informationen per Hand unterschreiben – selbst wenn ihr den Arbeitsvertrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abschließt. Die Informationen, die das Nachweisgesetz fordert, muss dein Arbeitgeber dir dann auf einem separaten Papier aushändigen.

b. Elektronische Signatur und Befristung

Eine separate Vereinbarung bietet sich auch für die Befristung eines Arbeitsvertrages an. Denn diese muss schriftlich erfolgen. In der Literatur geht man zwar davon aus, dass für eine Befristung auch die qualifizierte elektronische Signatur reicht. Das hat das Bundesarbeitsgericht jedoch noch nicht bestätigt. Ein zusätzliches Dokument ist somit der sicherere Weg. Andernfalls ist das Arbeitsverhältnis unbefristet. 

c. Elektronische Signatur und Wettbewerbsverbot

Uneinigkeit besteht auch in Hinblick auf die Verwendung der elektronischen Signatur für die Vereinbarung eines Wettbewerbsverbots. Deswegen ist auch hier eine gesonderte Vereinbarung mit klassischer Unterschrift die sichere Alternative. 

5. Wann ist keine elektronische Signatur zulässig?

Bei einer Kündigung oder einem Aufhebungsvertrag wird die elektronische Signatur noch nicht akzeptiert. Hier muss handschriftlich signiert werden. 

In einem unverbindlichen Erstgespräch berate ich Dich als Anwältin für Arbeitsrecht gerne zu den Möglichkeiten der elektronischen Signatur. So können wir gemeinsam das Beste für Dich rausholen.