Die nachträgliche Aberkennung von Betriebsausgaben und die Festsetzung hoher Steuernachzahlungen.

1. Einführung 

Betriebsausgaben sind ein zentraler Aspekt der Unternehmensführung und Steuerplanung. Sie sind Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind und den Gewinn mindern, wodurch Steuern gespart werden können. 

Je weniger Gewinn ein Unternehmen ausweist, desto geringer ist die steuerliche Belastung. Daher ist es wichtig, Betriebsausgaben korrekt zu identifizieren und geltend zu machen. Ebenso ist die periodengerechte Abgrenzung bzw. die Entstehung und/oder der Abfluss der Betriebsausgaben maßgeblich.

2. Betriebsausgaben im Steuerrecht

Im Steuerrecht bezeichnet man als Betriebsausgaben jene Ausgaben, die durch das Unternehmen bzw. "den Betrieb veranlasst" sind. 

Sie fallen aufgrund der betrieblichen Tätigkeit an und sind für die Erfüllung des betrieblichen Zwecks unerlässlich. 

Betriebsausgaben sind im § 4 Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) geregelt.

Es ist wichtig zu beachten, dass nicht alle Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehbar sind. 

Aufwendungen, die ausschließlich der privaten Lebensführung dienen, sind als Betriebsausgaben nicht abziehbar. Es gibt auch bestimmte Betriebsausgaben, die nicht oder nur begrenzt abziehbar sind.

3. Die 30 wichtigsten Betriebsausgaben einer Unternehmung

Zu den wichtigsten Betriebsausgaben zählen unter anderem:

1. Löhne und Gehälter
2. Sozialabgaben und Lohnnebenkosten
3. Miete und Nebenkosten für Geschäftsräume
4. Abschreibungen auf Anlagevermögen
5. Kosten für Waren und Rohstoffe
6. Energiekosten (Strom, Wasser, Heizung)
7. Kosten für Büromaterial und Betriebsmittel
8. Kosten für Werbung und Marketing
9. Fortbildungs- und Weiterbildungskosten
10. Reise- und Fahrtkosten
11. Versicherungsbeiträge
12. Zinsen und Kreditkosten
13. Steuerberatungskosten
14. Beiträge an Berufsverbände
15. Kosten für Wirtschafts-, Rechts-, Steuerberatung
16. Betriebssteuern (z.B. Grund-, Kfz- und Umsatzsteuer)
17. Bürokosten (Miete, Reinigung, Telefon, Büromaterial)
18. Kosten für Fachbücher und Fachzeitschriften
19. Sponsoringkosten
20. Kosten für die Instandhaltung und Reparatur von Betriebsmitteln
21. Kosten für Forschung und Entwicklung
22. Kosten für die Inanspruchnahme von Dienstleistungen Dritter
23. Kosten für die betriebliche Altersvorsorge
24. Kosten für die betriebliche Gesundheitsförderung
25. Kosten für betriebliche Veranstaltungen (z.B. Weihnachtsfeier)
26. Kosten für die betriebliche Nutzung privater PKW
27. Kosten für betrieblich genutzte Software und IT-Dienstleistungen
28. Kosten für die betriebliche Nutzung von Mobiltelefonen
29. Kosten für die betriebliche Nutzung von Internet und Telekommunikation
30. Kosten für die betriebliche Nutzung von Post- und Kurierdiensten.

4. Gründe für die Nichtanerkennung von Betriebsausgaben, steuerliche Festsetzung und Folgen

Die Höhe der Einkommensteuer wird grundsätzlich von der Finanzbehörde durch einen Steuerbescheid festgesetzt (§ 155 AO). 

Der zu versteuernde Gewinn wird ermittelt, indem die Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben gesetzt werden.

Ein steuerlicher "Supergau" kann dadurch entstehen, dass die Finanzbehörde erklärte und geltend gemachte Betriebsausgaben nicht anerkennt. Denn hierdurch erhöht sich der Gewinn als Bemessungsgrundlage.

Und wenn diese Umstände z. B. durch Betriebsprüfungen in vergangenen Veranlagungszeiträumen ausgelöst werden, können nicht unerhebliche Steuerforderungen auf das Unternehmen und die Verantwortlichen zukommen.

Gründe für die (nachträgliche Aberkennung von Betriebsausgaben können unter anderem sein:

1. Fehlende oder unzureichende Belege: Betriebsausgaben müssen in der Regel durch schriftliche Belege wie Rechnungen, Geschäftspapiere, Schriften und Urkunden nachgewiesen werden. Wenn keine oder unzureichende Belege vorhanden sind, kann die Finanzbehörde den Abzug verweigern.
2. Nicht betrieblich veranlasste Ausgaben: Betriebsausgaben müssen durch den Betrieb veranlasst sein. Das bedeutet, sie müssen direkt mit dem Betrieb zusammenhängen oder zumindest subjektiv als dienlich empfunden werden. Ausgaben, die nicht betrieblich veranlasst sind, können nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden.
3. Überschreitung von Pauschalen und Grenzwerten: Es gibt bestimmte Ausgaben, die nur bis zu einem bestimmten Betrag als Betriebsausgaben anerkannt werden. Beispielsweise sind Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Unternehmens sind, nur bis zu einem Wert von 35 Euro abzugsfähig. Verpflegungsmehraufwendungen, die über den gesetzlichen Pauschalen liegen, werden ebenfalls nicht anerkannt.
4. Unangemessene Ausgaben: Die Finanzbehörde kann Ausgaben, die sie als unangemessen ansieht, nicht anerkennen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn die Ausstattung eines Büros mit sehr teuren Gegenständen erfolgt.
5. Private Nutzung von Betriebsmitteln: Wenn Betriebsmittel auch privat genutzt werden, müssen die Aufwendungen entsprechend geteilt werden. Nur der betrieblich veranlasste Anteil kann als Betriebsausgabe anerkannt werden.
6. Nichtabzugsfähige Ausgaben: Es gibt bestimmte Ausgaben, die gesetzlich nicht als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Dazu gehören beispielsweise Teilwertabschreibungen und bestimmte Steuern wie die Gewerbesteuer.
7. Fehlende Angaben zu Gläubigern oder Empfängern von Beträgen: Wenn das Finanzamt verlangt, dass das Unternehmen die Gläubiger oder Empfänger von Beträgen genau bezeichnet und das Unternehmen diese Angaben verweigert, sind die beantragten Absetzungen zwingend nicht anzuerkennen

5. Was ist zu tun, dass Betriebsausgaben sicher anerkannt werden?

Um sicherzustellen, dass Betriebsausgaben anerkannt werden, sollten folgende Handlungsempfehl-ungen beachtet werden:

1. Dokumentation: Halten Sie alle Belege und Rechnungen sorgfältig fest. Diese dienen als Nachweis für die Betriebsausgaben.
2. Trennung von privaten und betrieblichen Ausgaben: Stellen Sie sicher, dass private und betriebliche Ausgaben klar getrennt sind. Mischkosten, bei denen eine Trennung nicht möglich ist, sind in der Regel nicht abziehbar.
3. Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften: Beachten Sie die gesetzlichen Vorschriften, insbesondere das Einkommensteuergesetz (EStG), das die Betriebsausgaben regelt.
4. Beratung: Ziehen Sie bei Unklarheiten einen Steuerberater oder Fachanwalt hinzu. Sie können dabei helfen, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle abzugsfähigen Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
5. Planung und Kontrolle: Planen Sie Ihre Betriebsausgaben im Voraus und überprüfen Sie regelmäßig, ob die tatsächlichen Ausgaben mit den geplanten übereinstimmen.
6. Transparenz: Seien Sie transparent gegenüber dem Finanzamt. Bei einer Betriebsprüfung können Unklarheiten und Unstimmigkeiten zu Problemen führen.
7. Aktualität: Bleiben Sie auf dem Laufenden über Änderungen im Steuerrecht, die sich auf Betriebsausgaben auswirken könnten.

6. Fazit

Betriebsausgaben spielen eine entscheidende Rolle bei der Steuerplanung und der Gewinnermittlung eines Unternehmens. 

Eine korrekte Erfassung und Absetzung von Betriebsausgaben kann dazu beitragen, die Steuerlast zu senken und den Gewinn zu maximieren. 

Umso wichtiger ist, dass erklärte und geltend gemachte Betriebsausgaben auch rechtssicher durch das Unternehmen dokumentiert, beurteilt und angesetzt sind, um eine Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten.

Sollte dies nicht der Fall sein, kann die Finanzbehörde im schlimmsten Fall über Jahre die Betriebsausgaben ganz oder teilweise aberkennen und erhebliche Steuerforderungen nachfordern.

Im ungünstisten Fall endet dies in der Insolvenz.

Sollte Ihre Unternehmung mit solch einer Sachverhaltskonstellation konfrontiert sein, ist die Hinzuziehung eines fachkundigen Rechtsanwalts geboten. Denn häufig bestehen noch Möglichkeiten und Stellschrauben, um die Steuerforderung materiell zu mindern oder sie wegen Verfahrensfehlern zu kippen (z. B. eingesetzte Festsetzungsverjährung).

Dieser Artikel stellt keine konkrete und individuelle Rechtsberatung dar, sondern gibt lediglich einen groben Erstüberblick über die geschilderte und sehr komplexe rechtliche Materie. Rechtliche Sicherheit für Ihre konkrete Fallkonstellation können Sie nur durch abgestimmte Prüfung und Beratung eines fachkundigen Rechtsanwalts erhalten. 

Gerne stehe ich Ihnen als Rechtsanwalt und Fachanwalt für eine rechtliche Beurteilung und Einschätzung Ihres Falles zur Verfügung und vertrete durchsetzungsstark und resolut auch Ihre Interessen ggü. der Finanzbehörde und der Steuerfahndung. Kontaktieren Sie mich gerne telefonisch oder Schreiben Sie mich an.

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