Digitalisieren, aber richtig: Kriterien für die Auswahl von Standardsoftware

Bereits vor der dem Ausbruch des SARS-COV-2-Viruses waren viele Unternehmen und Selbstständige mit der Frage beschäftigt: Worauf achte ich bei der Auswahl einer Standard-Software bzw. -Lösung für Online-Speicher (Cloud-Dienste), für Webkonferenzen oder für ein Kundenmanagement-System (CRM)? Diese Frage ist seit Mitte März 2020 aktueller denn je. In diesem Artikel beschreiben wir einige, nicht abschließende Eckpunkte für eine fundierte Entscheidung:

1. Vertragsgegenstand: Es ist für die rechtliche Bewertung (und für etwaige spätere Rechtsfragen oder sogar Rechtsstreitigkeiten) wichtig, um welches IT-Produkt es sich handelt: Kostenlose Standardsoftware, kostenpflichtige Standardsoftware oder angepasste (die sogenannte „customized“) Software.

2. Nutzungseinschränkungen finden sich meist in AGB. Daher genau prüfen, was man darf und nicht darf. Häufig wird die kostenlose Nutzung eingeschränkt, z. B. bei den Nutzungsberechtigten und beim Nutzungsumfang. Verstöße können zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen haben.

3. Technische Anforderungen sind der Software-Auswahl zu berücksichtigen. Dies können Anforderungen an Betriebssystem, an IT-Landschaft, an Speicherkapazitäten, an Latenzzeiten und an Schnittstellen sein. Die beste Software nützt nichts, wenn sie aufgrund technischer Krücken ihre Leistung nicht entfalten kann.

4. Verfügbarkeit, Support, Pflege und Wartung: Verfügbarkeit wird meist in Prozent angegeben. Entscheidend ist der Bezugszeitraum. Bei 99 % pro Monat kann die Software bis zu 7,2 Stunden am Stück nicht erreichbar sein; bei 99 % pro Tag liegt dieser Zeitraum bei gerade einmal 14,4 Minuten. Auch wichtig: Die Zeiten, und zwar die Reaktionszeit, die Bearbeitungszeit und die Wiederherstellungszeit. Die Definitionen können unterschiedlich sein, daher lesen und prüfen. Oft vergessen, aber sehr bedeutend ist die Support-Sprache. Hier wird manchmal Englisch im Standard angeboten.

5. Datenschutz: Bei Verarbeitung personenbezogener Daten müssen datenschutzrechtliche Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) eingehalten werden. Gegebenenfalls kommen weitere besondere, branchenspezifische oder sektorspezifische Bestimmungen hinzu. Meist ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag, AVV) nach der DS-GVO abschließen.

6. Datensicherung und Datenexport: Essentiell ist eine funktionierende Datensicherung, daher einrichten (lassen) und Rücksicherung testweise durchführen. Schließlich ein Exit-Szenario durchdenken und regeln: Welche Rechte hat der Kunde bei Vertragsbeendigung? Wie erhält er seine Daten?

7. Fazit: Die Fragen und Themen sollten Sie sorgfältig durchdenken, bevor Sie die (neue) IT-Lösung einsetzen. Fragen Sie beim Software-Anbieter nach; gute Experten werden Ihre Fragen ausführlich beantworten. 

Verbleiben rechtliche Fragestellungen, bei der Auswahl und beim Einsatz von Software und bei Vertragsverhandlungen, dann unterstützen wir (WERNER RI) Sie gerne. Kontaktieren Sie uns.

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