Kontrollpflicht: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser

Die regelmäßige Kontrollpflicht besteht für Geschäftsführer genauso wie für Grundstückseigentümer und Gastronomen. Dabei beinhaltet die Kontrollpflicht jeweils verschiedene Aufgaben. Für wen die Kontrollpflicht gilt, ob sie an Dritte delegiert werden kann und was bei einem Verstoß gegen die Kontrollpflicht droht, wird im Folgenden näher beleuchtet. 

Für wen gilt die Kontrollpflicht?

Kontrollpflicht für Arbeitgeber im Unternehmen

Die Kontrollpflicht ist eine von vielen wichtigen Pflichten, die mit der Position des Arbeitgebers einhergehen. Da sie stetig in den Arbeitsablauf einbezogen werden muss, hat sie sogar eine gewisse Sonderstellung. Denn lediglich davon auszugehen, dass alle Vorschriften – ob gesetzlich oder betriebsintern – eingehalten werden, reicht nicht aus. Die regelmäßige Kontrolle ermöglicht die frühzeitige Erkennung und Prävention arbeitsrechtlicher Verstöße.  

Vor allem die Umsetzung von Arbeitsschutzmaßnahmen sollte mit der Kontrollpflicht abgedeckt werden. Zum Schutz der Mitarbeiter sind vom Unternehmen Arbeitsschutzmaßnahmen zu treffen, die die Gesundheit des Mitarbeiters gewährleisten. Gleiches gilt für die Datenschutzpflicht, denn auch deren ordnungsgemäße Durchführung ist vom Arbeitgeber zu kontrollieren.  

Anders als die Pflichten wie Fürsorgepflicht, Sorgfaltspflicht oder Beschäftigungspflicht wird die Kontrollpflicht – mit Ausnahme von Bußgeldvorschriften – in den Gesetzen nicht klar definiert. Vielmehr leiten Rechtsprechung und Rechtslehre die Aufsichts- und Kontrollpflichten aus den Sorgfaltspflichten ab. 

Eine Beratung durch einen Anwalt für Arbeitsrecht kann gerade bei derart unbestimmten Rechtsbegriffen für Klarheit sorgen. Um den passenden Anwalt zu finden, nutzen Sie unserer praktische Suche. Sie können aus allen Anwälten den für Ihr Anliegen richtigen Anwalt auswählen.

Kontrollpflicht in der Gastronomie

Betriebe, die Lebensmittel erzeugen, verarbeiten, damit handeln oder sie importieren, unterliegen strengen Kontrollen und sind für die Qualität der Produkte verantwortlich. Neben der für Arbeitgeber geltenden branchenunabhängigen Kontrollpflicht unterliegen Gastronomie und die Lebensmittelbranche auch regelmäßigen Kontrollen durch externe Behörden. Dabei wird auf Personalhygiene, Dokumentation der Geschäftsprozesse, Untersuchung der Lebensmittel und Produktionshygiene geachtet.  

Kontrollpflicht von Grundstückseigentümern

Grundstückseigentümern obliegt neben der Verkehrssicherungspflicht ebenfalls eine Kontrollpflicht. Als Eigentümer haftet man grundsätzlich für alle Schäden und Risiken, die vom eigenen Grundstück ausgehen können. Demnach muss der Grundstückseigentümer nach den geltenden Verordnungen und Satzungen dafür sorgen, dass beispielsweise seine Entwässerungseinrichtungen betriebssicher laufen. Die Kontrollpflicht schließt dabei alle baulichen Anlagen ein wie: 

• Ablaufstellen 
• Rückstauverschlüsse 
• Leitungen 
• Schächte 
• Abwasserhebeanlagen

Die Verkehrssicherungs- und Kontrollpflicht des Grundstückseigentümers bezieht sich auch auf Schäden, die aufgrund von Unwetter passieren. Stürzt bei einem starken Gewitter beispielsweise ein Baum auf das Eigentum Dritter und beschädigt es, haftet der Eigentümer nur dann nicht, wenn er sich an seine Verkehrssicherungspflicht gehalten hat und der Baum üblichen Stürmen standhielt. Fallen jedoch lockere Dachziegel herunter und verursachen einen Schaden, ist der Grundstückseigentümer seiner Pflicht nicht nachgekommen und schadensersatzpflichtig.  

Welche Aufgaben beinhaltet die Kontrollpflicht?

Arbeitsschutz

Im Rahmen des Arbeitsschutzgesetzes müssen Arbeitgeber entsprechende Maßnahmen zur Arbeitssicherheit und zum Schutz der Gesundheit der Beschäftigten festlegen. Diese Maßnahmen bilden die Basis für spätere Kontrollen. Wenn der Arbeitgeber diese wiederum nicht selbst übernimmt, hat er zumindest die Kontrollpflicht über deren ordnungsgemäße Durchführung.

Arbeitgeber tragen die Verantwortung, das vom Betrieb selbst keine Gefahr für die Mitarbeiter ausgeht. Daneben ist es wichtig, darauf zu achten, dass jede Führungsebene die Maßnahmen zum Arbeitsschutz ausführt. Zwar können die Aufgaben der Kontrollpflicht vom Arbeitgeber auf befähigte Dritte weitergegeben werden, die Gesamtverantwortung obliegt in allen Fällen dem Arbeitgeber.  

Kontrollrecht Führerschein

Sobald Dienstwagen den Mitarbeitern gestellt werden, unabhängig ob personalisiert oder aus dem Fuhrpark, greift das Kontrollrecht des Arbeitgebers im Rahmen seiner Kontrollpflicht. Als Halter der Fahrzeuge ist der Arbeitgeber verpflichtet, die Abläufe zu kontrollieren. Anders sieht es aus, wenn es sich um Privatautos der Arbeitnehmer handelt. Dann haften diese als Halter bei möglichen Verstößen selbst.  

Die Führerscheindaten müssen bei der Form der Führerscheinkontrolle gespeichert werden. Ist bei der Einstellung des Mitarbeiters schon klar, dass im Rahmen seiner Tätigkeit die Nutzung eines Fahrzeuges nötig ist, sollte dies mit entsprechenden Klauseln im Arbeitsvertrag festgehalten werden. Das gilt auch, wenn Privatfahrzeuge dienstlich genutzt werden sollen.  

Die praktische Kontrolle muss der Arbeitgeber nicht zwangsläufig selbst durchführen, sondern kann von entsprechenden Dienstleistern vorgenommen werden. Für den Zeitpunkt und die Häufigkeit der Kontrollen gibt es keine klaren Vorgaben. Die bisherige Rechtsprechung legt nahe, jährlich ein bis zwei Kontrollen durchzuführen.  

Zeiterfassung

Die Kontrollpflicht des Arbeitsgebers beinhaltet auch, die vom Arbeitnehmer dokumentierte Zeiterfassung zu prüfen. Als Kontrollinstrument hat die Arbeitszeiterfassung dabei sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer eine wichtige Bedeutung. Für den Arbeitgeber ist sie eine Möglichkeit der Kontrolle und für den Arbeitnehmer der Nachweis über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit. Die auch nicht zuletzt für die Lohnabrechnung zwingend notwendig ist.  

Lohnabrechnung

Die Gehaltsabrechnung muss, wie jegliche Daten von Arbeitnehmern, vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Für diese sensiblen Daten existieren spezielle Verpflichtungen, damit der Schutz der Daten gewährleistet wird. Mitarbeiter, die für diese Daten zuständig sind, müssen eine gesonderte Verschwiegenheitserklärung unterschreiben und vom Arbeitgeber kontrolliert werden. Die Kontrollpflicht der Datensicherheit bei der Entgeltabrechnung beinhaltet folgende Schutzvorkehrungen: 

• Zugriffskontrolle 
• Zugangskontrolle 
• Auftragskontrolle 
• Weitergabekontrolle 
• Eingabekontrolle 
• Verfügbarkeitskontrolle 
• Trennungskontrolle 

Diese Kontrollpflichten sollen sicherstellen, dass Daten sicher gesammelt, verarbeitet und gespeichert werden und vor missbräuchlicher Verwendung geschützt sind.

Anwaltliche Kontrollpflicht

Für den Anwalt gilt, genauso wie für den Arbeitgeber, eine Kontrollpflicht. Dieser muss speziell bei der Übermittlung von fristgebundenen Schriftsätzen via besonderem elektronischem Anwaltspostfach (beA) sowie hinsichtlich der Kontrolle über den Erhalt der Eingangsbestätigung bei Gericht nachgekommen werden. Erhält der Anwalt diese Eingangsbestätigung, kann er mit großer Wahrscheinlichkeit davon ausgehen, dass die Schriftsätze erfolgreich versendet wurden. Andernfalls gilt es, dies zu überprüfen und bedarfsweise eine Übermittlung erneut zu veranlassen. Werden fristwahrende Schriftstücke über das beA von der Kanzlei an das Gericht verschickt, muss der Anwalt seine zuständigen Mitarbeiter entsprechend anweisen. Nämlich dahingehend, dass der Erhalt der automatisierten Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 Satz 2 ZPO kontrolliert werden muss.

Kann die Kontrollpflicht vom Arbeitgeber delegiert werden?

Jeder Arbeitgeber kann seine Unternehmerpflichten hinsichtlich der betrieblichen Organisation zumindest teilweise an untergeordnete Führungskräfte weitergeben. Das Arbeitsschutzgesetz rät zur horizontalen und vertikalen Delegation, wenn es um die einzelnen Unternehmerpflichten geht. Die horizontale meint dabei die Benennung von Verantwortungsbereichen einer Organisationsebene und die vertikale die hierarchische Delegation von oben nach unten. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, externen Experten die Aufgaben zu übergeben.

Die Delegation von Unternehmerpflichten im Rahmen des Arbeitsschutzes sollte stets schriftlich festgehalten werden. Aufgaben und Befugnisse müssen dabei so klar wie möglich definiert werden. Noch bevor eine Führungskraft die Unternehmerpflichten übernimmt, muss sich der Arbeitgeber jedoch sicher sein, dass diese qualifiziert genug ist. Kenntnisse und Fähigkeiten müssen dementsprechend ausreichen, um die Pflichten erfüllen zu können. 

Die Kontrolle darüber, ob die übertragenen Aufgaben von der Führungskraft wahrgenommen werden, bleibt beim Arbeitgeber. Damit ist die Kontrollpflicht eine der Pflichten, die nicht gänzlich an Dritte delegiert werden kann. Bei der Ausarbeitung der passenden Strategie der Delegation für Ihr Unternehmen nutzen Sie die unverbindliche Erstberatung eines Anwalts für Arbeitsrecht. 

Was droht beim Verstoß gegen die Kontrollpflicht?

Arbeitgeber genauso wie Führungskräfte, denen die Einhaltung der Betreiberpflichten übertragen wurden, sind verpflichtet, in ihren Zuständigkeitsbereichen zu kontrollieren. Bei Nichtbeachtung der Aufsichtsmaßnahmen liegt eine Ordnungswidrigkeit vor und kann mit Strafe oder Geldbuße geahndet werden. 

Letztendlich hängt aber das Ausmaß der Verletzung der Kontrollpflicht vom Einzelfall ab. Wichtige Angaben, um in einer nachprüfbaren Weise belegen zu können, wieweit die Pflichtverletzung reicht, sind: 

• Betriebsaufbau und -organisation 
• Aufgabenverteilung innerhalb des Betriebes 
• Art und Umfang der durchgeführten Kontrollmaßnahmen

Wird die Kontrollpflicht schuldhaft verletzt, liegt eine Ordnungswidrigkeit nach § 130 Abs. 1 OWiG vor. Damit man sich als Arbeitgeber diesem Risiko nicht aussetzt, erfüllt man die Kontrollpflicht mit einer geeigneten Betriebsorganisation durch: 

• Aufgabendefinition 
• Aufgabenübertragung auf geeignete Personen 
• Ordnungsgemäße Anleitung des Weisungsempfängers 
• Angemessene Verlaufskontrolle 
• Überwachung der Delegationsempfänger

Dabei sollten alle Schritte grundsätzlich dokumentiert werden, damit im Falle einer mutmaßlichen Pflichtverletzung rechtskräftige Beweise zur Verteidigung vorliegen. Sehen Sie sich mit einer Verletzung der Kontrollpflicht konfrontiert, sollten Sie sich an einen Anwalt für Unternehmensrecht wenden.

(THO)