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Private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz – Was können Arbeitgeber tun?

  • 2 Minuten Lesezeit
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E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz ist Alltag. Neben geschäftlichen Nachrichten landen bei vielen Beschäftigten auch private E-Mails im Posteingang. Die private Nutzung können Arbeitgeber jedoch regeln. Neben dem Arbeitsrecht müssen sie dabei auch den Datenschutz beachten.

Grundsätzlich verboten, aber …

Arbeitnehmer sind während der Arbeitszeit verpflichtet, ihre Arbeitsleistung zu erbringen. Wer privat im Internet surft oder private E-Mails liest bzw. schreibt, verletzt diese Pflicht. Dafür braucht es keinen besonderen Hinweis.

… oft besteht betriebliche Übung

Ganz so einfach ist es oft leider nicht: In vielen Unternehmen ist infolge der vom Arbeitgeber über längere Zeit geduldeten privaten Nutzung eine sogenannte betriebliche Übung entstanden. Diese gelebte Praxis lässt sich nicht einfach beseitigen. Arbeitgeber müssen sich mit ihren Mitarbeitern einigen. Ansonsten müssen sie die betriebliche Übung mittels Änderungskündigungen beseitigen. Neben Ärger mit dem Mitarbeiter ist das nicht immer von Erfolg gekrönt.

Am besten klar regeln

In jedem Fall sollten Arbeitgeber die private Internetnutzung und damit auch den Umgang mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz regeln. Von der vollständigen Erlaubnis einer privaten Nutzung bis hin zum vollständigen Verbot ist alles möglich: Wie so oft liegt die Lösung in der Mitte. Ein Totalverbot erscheint angesichts der fortschreitenden Digitalisierung des Lebens als zunehmend impraktikabel und es befreit Arbeitgeber auch nicht davon, seine Einhaltung zu kontrollieren.

Auch Datenschutz spielt mit

Anlass zu einer klaren Regelung gibt nicht nur das Arbeitsrecht. Unternehmen müssen auch im digitalen Zeitalter handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften einhalten. Unter anderem gelten E-Mails als Handelsbriefe. Sie sind nach Ende des jeweiligen Kalenderjahres für weitere sechs Jahre so nahe wie möglich am Original zu archivieren.

Nicht nur aus Sicht der Datenschutzbehörden unterliegen private E-Mails dem Fernmeldegeheimnis, weil Arbeitgeber als Telekommunikationsanbieter gelten. Dürfen Beschäftigte ihren betrieblichen E-Mail-Account privat nutzen, unterliegen darin enthaltene personenbezogene Daten zudem dem Datenschutz. Als personenbezogen gelten alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Um rechtliche Risiken zu vermeiden, sind die verschiedenen Nachrichten sauber zu trennen. Hierbei kann eine Pflicht von Arbeitnehmern zur Markierung privater E-Mails helfen. Eine noch sicherere Lösung wären spezielle E-Mail-Konten für private Zwecke. Oder der Arbeitgeber erlaubt einfach die Nutzung des privaten E-Mail-Accounts während der Arbeitszeit oder zumindest in den Pausenzeiten.

Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag

Vereinbaren lassen sich solche Regeln individuell im Arbeitsvertrag oder für einen Betrieb per Betriebsvereinbarung mit den Mitarbeitern. Besteht ein Betriebsrat, ist Letztere mit ihm abzuschließen. Eine – allerdings weniger flexible – Alternative ist auch eine tarifvertragliche Regelung. Für einen betroffenen Mitarbeiter günstigere Regelungen in seinem Arbeitsvertrag gehen jedoch vor. In jedem Fall sollten die Regeln möglichst klar formuliert sein.

Verstöße können Kündigung rechtfertigen

Ist die private E-Mail-Nutzung ganz oder zum Teil verboten, kann ein Verstoß für einen Arbeitnehmer einen Kündigungsgrund darstellen. Damit die Kündigung wirksam ist, ist jedoch zumeist eine vorherige erfolglose Abmahnung des Arbeitnehmers erforderlich. Im Streit über die Kündigung vor Gericht kommt es stark auf den Einzelfall an. Kriterien sind unter anderem die Schwere des Verstoßes, die Betriebszugehörigkeit und das bisherige Verhalten. Sollten Mitarbeiter aber zugleich Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse per E-Mail verraten, drohen ihnen auch strafrechtliche Konsequenzen. Diese machen eine Abmahnung in der Regel entbehrlich und berechtigen direkt zur außerordentlichen Kündigung.


Rechtstipp aus den Rechtsgebieten Arbeitsrecht, IT-Recht

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