Verwaltungsbeirat einer WEG: Aufgaben, Rechte und Haftung

Die Funktion des Verwaltungsbeirats wurde mit Reform des WEG-Gesetzes vom 01.12.2020 gänzlich überarbeitet. Der Gesetzgeber sieht mittlerweile vor, dass der Verwaltungsbeirat mehr Aufgaben und Rechte erhalten soll.

Der (ehrenamtliche) Verwaltungsbeirat steht dabei vor großen Herausforderungen die neuen Regelungen nachzuvollziehen, um die Interessen der Wohnungseigentümer gegenüber der Verwaltung pflichtgemäß zu vertreten.

1. Aufgaben des Verwaltungsbeirats

Der Status des Verwaltungsbeirats ist gesetzlich im § 29 WEG geregelt. Wohnungseigentümer können hiernach durch Beschluss zum Mitglied des Verwaltungsbeirats bestellt werden. Es besteht insoweit keine Verpflichtung einen Verwaltungsbeirat zu bestellen, ist jedoch  - auch im Hinblick auf die neuen WEG-Regelungen -  ausdrücklich zu empfehlen.

Der Verwaltungsbeirat unterstützt und kontrolliert den Verwalter bei der Durchführung gewisser Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden, § 29 Abs. 2 WEG. Es gibt keine Weisungsbefugnis des Verwaltungsbeirats gegenüber dem Verwalter.

Gesetzlich nicht geregelt ist, welchen Umfang die Tätigkeit des Verwaltungsbeirats einnimmt.

Tipp: Hier empfiehlt es sich auch bei der Bestellung klar zu definieren, welche Aufgaben der Verwaltungsbeirat wahrnehmen soll.

Der Verwaltungsbeirat hat demnach eine Unterstützungs- und Kontrollfunktion und nimmt in der Regel folgende Tätigkeiten wahr (nicht abschließend):

• Unterstützung bei der Vorbereitung der Eigentümerversammlung
• Unterschrift des Verwaltungsbeirats unter das Versammlungsprotokoll, § 24 Abs. 6 Satz 2 WEG
• Rechnungsprüfung und Belegprüfung (rechnerische/sachliche  Richtigkeit und Verteilung der Kosten)
• Prüfung der korrekten Darstellung der Jahresabrechnung und des Wirtschaftsplans sowie Stellungnahme hierzu
• Rechnerische Prüfung der Abrechnungsspitzen (Nachschüsse durch Wohnungseigentümer)
• Prüfung bei der Vergabe/Ausschreibung von Handwerkerleistungen durch Verwalter
• Abgleich Kontostände der WEG
• Prüfung des Vermögensberichts
• Kommunikation und Vermittlung zwischen Wohnungseigentümern und Verwalter
• Vorbereitung Beschluss und Vergabe der rechtlichen Vertretung/Schadenersatzforderungen WEG gegen Verwalter

2. Rechte des Verwaltungsbeirats

Nach der WEG-Reform kann der Verwaltungsbeirat nun unter bestimmten Umständen eigenständig eine Eigentümerversammlung einberufen. Bisher war die Einberufung grundsätzlich nur durch den Verwalter möglich.

Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats dessen Vertreter oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer einberufen werden, § 24 Abs. 3 WEG.

Diese Regelung bietet vor allem kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften, für die eine Bestellung eines Verwalters unwirtschaftlich ist, eine Eigentümerversammlung einzuberufen.  

Nicht selten kommt es in der Praxis vor, dass der Verwalter sein Amt – aufgrund Streitigkeiten in der WEG – vertragswidrig niederlegt. Um die Handlungsfähigkeit der WEG zu erhalten und einen neuen Verwalter zu bestellen, bedarf es einer Eigentümerversammlung, die nun auch in solchen Fällen vom Verwaltungsbeirat einberufen werden kann.

3. Haftung gegenüber der WEG

Nach neuer gesetzlicher Regelung besteht eine Haftungsbeschränkung des Verwaltungsbeirats, wenn dieser unentgeltliche also ehrenamtlich tätig wird. Danach hat der Verwaltungsbeirat bei unentgeltlicher Tätigkeit nur Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit zu vertreten.

Auslagen und Aufwendungen (z.B. Fahrtkosten/Porto etc.) für die Wahrnehmung der Aufgaben begründen noch keine Entgeltlichkeit. Gemeint ist hier eine Entlohnung für die Tätigkeit als Verwaltungsbeirat. Auch hier sollten Verwaltungsbeiräte beachten, dass keine „pauschalen“ Zahlungen vereinbart werden, sondern eine Abrechnung entsprechend den tatsächlich anfallenden Auslagen/Aufwendungen für die Tätigkeit.

Sollte der Verwaltungsbeirat gegen – auch nur geringfügiges – Entgelt tätig sein, so haftet er auch für fahrlässiges Verhalten. Voraussetzungen ist dabei, dass sein Tun oder pflichtwidriges Unterlassen zu einem Schaden der WEG geführt hat.

Der Verwaltungsbeirat hat mit der neuen WEG-Reform eine wichtige Rolle eingenommen, die nicht unterschätzt werden darf. Insbesondere für kleine verwalterlose Wohnungseigentümergemeinschaften wird die Möglichkeit geboten, eine Eigentümerversammlung auch gegen den Willen einzelner Eigentümer einzuberufen. Bisher war dies nur durch Beschluss eines Gerichts möglich.

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Rechtsanwalt Felix Kushnir berät und unterstützt bundesweit WEG-Gemeinschaften bei der Organisation und Durchführung von WEG-Eigentümerversammlungen. In diesem Zusammenhang wurde eine Checkliste und Arbeitsanleitung für Verwaltungsbeiräte erarbeitet, die eine Überwachung und Unterstützung des Verwalters ermöglicht. Diese kann nach Rücksprache angefordert werden.

Bei Fragen kann die Rechtsanwaltskanzlei Felix Kushnir unter folgender E-Mail erreicht werden: kontakt@fk-kanzlei.de