A1 Bescheinigung: Bußgelder auf Dienstreisen vermeiden

Sobald eine Erwerbstätigkeit im Ausland ausgeübt wird, muss mittels A1-Bescheinigung nachgewiesen werden, welchen Sozialversicherungsvorschriften man unterliegt. Daher muss jeder Beschäftigte – und das gilt auch für Angestellte und beamtete Wissenschaftler –, der sich vorübergehend im Rahmen seiner dienstlichen Tätigkeit in einem EU-Mitgliedstaat oder einem EFTA-Staat (Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) aufhält, eine A1-Bescheinigung mitführen. Die Länge der Dienstreise ist dabei nicht entscheidend. Selbst bei eintägigen Seminarbesuchen gilt die Regelung. Entscheidend ist, dass der Grenzübertritt aus beruflichen Gründen passiert.

Oft führen Geschäftsreisende keinen Nachweis Ihrer Sozialversicherung mit sich, denn den meisten ist gar nicht bewusst, dass sie eine sogenannte A1-Bescheinigung bei jedem beruflich bedingten Grenzübertritt dabei haben müssen. Die Verpflichtung gilt aber schon seit dem Jahr 2010. Sie sollte die Entsendung von Mitarbeitern innerhalb Europas vereinfachen und verhindern, dass Sozialversicherungsbeiträge falsch abgeführt werden. Doch was als gute Idee gedacht war, um Sozialdumping einzudämmen, ist inzwischen zu einer bürokratischen Falle mutiert, die jederzeit zuschnappen kann – bei Selbstständigen, Managern, aber auch bei einfachen Angestellten.

Bisher konnten Arbeitgeber die A1-Bescheinigung mit Papiervordrucken beantragen. Seit dem 1. Januar läuft dieses Verfahren elektronisch. Bis zum Jahr 2020 sollen A1-Bescheinigungen in allen EU/EWR Staaten und der Schweiz nur noch elektronisch beantragt und übermittelt werden. Das macht Kontrollen einfacher und das Risiko, ein Bußgeld zu kassieren, größer. 

Viele Unternehmen sind alarmiert – und kümmern sich daher seit Beginn des Jahres verstärkt um das Thema. Die Folge: Bei Krankenkassen und dem Rentenversicherungsträger explodieren seit dem 1. Januar 2019 die Antragszahlen. Bei großen Krankenkassen gehen mitunter über 1.000 elektronische Anträge pro Tag ein. Manchmal dauert es mehrere Wochen, bis die Bescheinigung ausgestellt wird. Dies erschwert den Prozess insbesondere bei kurzfristigen Dienstreisen. 

Wo muss man die A1-Bescheinigung beantragen?

Die A1-Bescheinigung muss für jede Person beantragt werden, die ihre Erwerbstätigkeit teilweise in einem anderen Mitgliedsstaat ausübt. Wo der Antrag zu stellen ist, hängt davon ab, ob der Arbeitnehmer gesetzlich oder privat krankenversichert ist. Für Arbeitnehmer, die gesetzlich krankenversichert sind, ist der Antrag bei der jeweiligen Krankenkasse zu stellen. Für Privatversicherte ist der Antrag hingegen an die Deutsche Rentenversicherung Bund zu richten. Zuständig ist hier die Datenstelle der Rentenversicherung (DSRV). Für privatversicherte Mitarbeiter in einer berufsständischen Versicherung ist demgegenüber die Arbeitsgemeinschaft der Berufsständischen Versorgungseinrichtungen (ABV) zuständig. Der Antrag ist an die Datenstelle für berufsständische Versorgungseinrichtungen (DASBV) zu richten.

Wie ist der Antrag zu stellen und wie lange dauert das Verfahren?

Der Antrag kann vom Arbeitgeber direkt über das Lohnabrechnungsprogramm gestellt werden. In der Regel sollte die Bescheinigung innerhalb von drei Tagen vorliegen. Allerdings beginnt die Frist nicht mit dem Einreichen des Antrages, sondern erst, wenn die zuständige Institution die Entsendevoraussetzungen geprüft hat. Daher kommt es zurzeit zu Bearbeitungszeiten von mehreren Wochen. 

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Wer eine Dienstreise ohne gültige A1-Bescheinigung antritt, riskiert nicht nur ein saftiges Bußgeld, das der Arbeitgeber bezahlen muss. Ohne A1-Beschenigung kann auch der Zutritt zu Messen- oder Betriebsgeländen verwehrt werden. Riskant wird es bei Arbeitsunfällen: Leistungen aus der Unfallversicherung werden in einigen Ländern nur gegen Vorlage einer europäischen Krankenversicherungskarte und der A1-Bescheinigung gewährt. 

Sammelbescheinigung für mehrere Aufenthalte

Für jeden Aufenthalt muss immer wieder ein neuer Antrag gestellt werden. Sammelbescheinigungen gibt es nur, wenn der Reisende absehbar über einen Zeitraum von einem Jahr regelmäßig (mindestens zweimal im Monat oder fünfmal im Quartal) in EU/EFTA-Staaten reist.