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Arbeitgeber und Urlaubsverfall! Was tun?
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Beitrag zum Urlaubsrecht
Ausgangslage:
Nach § 7 III BUrlG verfällt der Urlaubsanspruch zum Ende des Kalenderjahres. Allerdings setzt dies nach der aktuellen Rechtsprechung des EuGHs und neuerdings auch des BAGs voraus, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer überhaupt die Möglichkeit gegeben hat, seinen Urlaubsanspruch auch tatsächlich wahrzunehmen.
Mit den Erfordernissen hierfür beschäftigen sich die nachfolgenden Ausführungen.
Welche Unterrichtung muss seitens des Arbeitgebers erfolgen?
Den Arbeitgeber treffen 3 Pflichten.
a) Zuerst muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer unterrichten, wie viele Urlaubstage ihm überhaupt zustehen.
b) Weiterhin muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auffordern, dass er seinen Urlaub so rechtzeitig beantragt, dass er noch im laufenden Urlaubsjahr genommen werden kann.
c) Des Weiteren muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer auch darauf hinweisen, dass der Urlaub ersatzlos verfällt, wenn er nicht innerhalb des Bezugszeitraums genommen wird.
Wie kann der Arbeitgeber nachweisen, diesen Pflichten nachgekommen zu sein?
Eine mündliche Unterrichtung wird nicht ausreichen. Sie wird im Nachhinein kaum beweisbar sein. Vor diesem Hintergrund empfehle ich, dass die Mitteilung in schriftlicher Form erfolgt, am besten zu Beginn des Kalenderjahres, auch wenn dieses Formerfordernis vom EuGH nicht unbedingt gefordert wird.
Zum Nachweis sollte der Arbeitgeber jedoch diese Unterrichtung schriftlich vornehmen. Es wird auch nicht ausreichen, dass er b) und c) im Arbeitsvertrag manifestiert, da er den Arbeitnehmer auch unterrichten muss, wie viele Urlaubstage ihm im Kalenderjahr zustehen. Darüber hinaus muss sich die Unterrichtung auf einen ganz konkreten Urlaubsanspruch beziehen und zwar jedes Jahr aufs Neue, sodass es auch nicht ausreicht, den Arbeitnehmer gleich zu Beginn des Arbeitsverhältnisses oder einmal zu Beginn des Kalenderjahres hierauf aufmerksam gemacht zu haben.
Möglich ist auch, dass die notwendigen Informationen im Rahmen einer Gehaltsabrechnung erteilt werden. Allerdings wünscht der EuGH, dass der Arbeitnehmer in völliger Transparenz informiert wird, sodass die zukünftige Rechtsprechung zeigen wird, ob die Unterrichtungspflicht durch eine Mitteilung auf der Gehaltsabrechnung ausreicht.
Wie oft muss der Arbeitgeber unterrichten?
Eine Information zu Jahresbeginn dürfte erst einmal ausreichend sein, wobei es sicherlich nicht schaden kann, wenn der Arbeitgeber im Spätherbst prüft / prüfen lässt, welche Mitarbeiter noch keinen Jahresurlaub genommen haben, um ggf. nochmals den Arbeitnehmer zu unterrichten. Erforderlich dürfte jedenfalls sein, den Mitarbeiter nochmals zu unterrichten, wenn der Urlaub auf das Folgejahr gemäß § 7 III Ziffer 2 BUrlG übertragen wird.
Rechtsanwalt Daniel Müller
LL. M. Eur.
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