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Die Abmahnung – Hinweise für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

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Die fristgerechte oder außerordentliche Kündigung eines Arbeitnehmers, die in dessen Verhalten begründet ist, setzt grundsätzlich eine Abmahnung voraus. Die Abmahnung ist also als eine Art „Vorstufe“ einer Kündigung zu betrachten. Verletzt ein Arbeitnehmer eine Pflicht aus seinem Arbeitsvertrag, so kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer abmahnen. Bei einem erneuten Verstoß droht die Kündigung.

1. Sinn und Zweck der Abmahnung

Die Abmahnung verfolgt zwei Ziele, nämlich die Beanstandung und die Warnung. Bei der Beanstandung geht es darum, dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten unmissverständlich vor Augen zu führen. Gleichzeitig wird ihm verdeutlicht, mit welchen Konsequenzen er im Falle einer Wiederholung zu rechnen hat (Warnfunktion). 

2. Anforderungen an eine Abmahnung

Die Wirksamkeit einer Abmahnung hängt davon ab, dass gewisse Voraussetzungen eingehalten werden. Die Abmahnung muss daher den Sachverhalt, der Gegenstand der Abmahnung ist, so exakt wie möglich wiedergeben, um dem Arbeitnehmer eindeutig zu vermitteln, was an seinem Verhalten zu beanstanden war, damit er dieses in der Zukunft unterlässt. Dabei reicht es folglich nicht aus, dass der Arbeitgeber pauschale Behauptungen aufstellt, wie beispielsweise dem Arbeitnehmer vorzuwerfen, er sei unpünktlich oder seine Arbeitsleistung sei schlecht. 

So müsste es beispielsweise konkret heißen: „Sie sind am 01.07.2019 erst um 8:20 Uhr zur Arbeit erschienen, mithin 20 Minuten zu spät, da ihr Arbeitsbeginn um 8:00 Uhr ist.“

Weiter soll die Abmahnung dem Arbeitnehmer unmissverständlich zu einem zukünftigen, vertragsgemäßen Verhalten ermahnen. Dies könnte wie folgt geschehen: „Da Sie 20 Minuten verspätet zur Arbeit erschienen sind, haben Sie Ihre Vertragsverpflichtung aus Ihrem Arbeitsvertrag verletzt. Dieses Verhalten nehmen wir nicht hin. Wir erwarten, dass Sie dies in Zukunft unterlassen und um 8:00 Uhr an Ihrem Arbeitsplatz sind.“

Weiter muss der Arbeitnehmer auch auf die Konsequenzen hingewiesen werden, die ein weiterer Verstoß mit sich bringt. Dies könnte wie folgt formuliert werden: „Sollten Sie erneut ein derartiges Fehlverhalten aufweisen, müssen Sie mit einer Kündigung rechnen.“

Zu beachten gilt jedoch, dass der Arbeitgeber bei wiederholten Pflichtverstößen nicht nur mit einer Kündigung droht, ohne jemals arbeitsrechtliche Konsequenzen erfolgen zu lassen, sondern diese Konsequenzen (Kündigung) vollzieht, weil es andernfalls an der erforderlichen Ernsthaftigkeit fehlt. 

3. Personen, die zur Abmahnung berechtigt sind

Grundsätzlich ist es so, dass nicht jede Person, die in einem Unternehmen beschäftigt ist, einen anderen Mitarbeiter wirksam abmahnen kann. Dazu berechtigt sind aber nicht nur die Personen, die auch befugt wären, dem Arbeitnehmer zu kündigen, sondern auch solche, die aufgrund ihrer betrieblichen Stellung im Unternehmen Weisungen bezüglich des Ortes, der Zeit und der Art der Arbeit erteilen dürfen. Wem diese Befugnisse in einem Unternehmen zustehen, ist unternehmensabhängig und muss somit im Einzelfall geklärt werden.

4. Form und Frist der Abmahnung

Der Arbeitgeber hat ein sogenanntes vertragliches Rügerecht aufgrund dessen es ihm freisteht, das Fehlverhalten seiner Mitarbeiter abzumahnen. An eine Frist ist er dabei nicht gebunden. Allerdings sollte eine Abmahnung zeitnah erfolgen, da aufgrund der Beanstandungsfunktion diese dann unterlaufen würde, wenn der Arbeitnehmer nicht umgehend auf sein Fehlverhalten hingewiesen wird.

Zwar ist es möglich, eine Abmahnung nur mündlich zu erteilen. Aus Beweisgründen empfiehlt es sich jedoch, die Abmahnung schriftlich zu verfassen oder sich zumindest den Erhalt einer mündlichen Abmahnung schriftlich vom abgemahnten Arbeitnehmer bestätigen zu lassen.

5. Hinweise für den Arbeitgeber

Eine Abmahnung sollte nicht nur so konkret wie möglich mit den entsprechenden Hinweisen auf die Konsequenzen bei einem erneuten Fehlverhalten erfolgen, sondern möglichst schriftlich, wenngleich eine mündliche Abmahnung möglich ist. Aber nur durch die Schriftform ist sichergestellt, dass man im Falle eines Kündigungsschutzprozesses die ordnungsgemäße Abmahnung beweisen kann. Im Zweifel kann dies in einem Prozess entscheidungserheblich sein.

Hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mehrfach bereits abgemahnt und möchte er nun den Arbeitnehmer noch „ein letztes Mal“ abmahnen, so sollte er diese Abmahnung der Art formulieren, dass er unmissverständlich darin zum Ausdruck bringt, dass auf eine erneute Verfehlung die Kündigung erfolgt.

Zu beachten gilt ferner auch, dass gegebenenfalls eine erneute Abmahnung vor Ausspruch einer Kündigung dann zu erfolgen hat, wenn die ursprüngliche Verfehlung, wegen der der Arbeitnehmer bereits abgemahnt wurde, Jahre zurückliegt. In derartigen Fällen wird man sagen, dass der Arbeitnehmer aufgrund der langen Zeit, in der er sich nichts hat zu Schulden kommen lassen, nunmehr nicht mehr mit einer Kündigung rechnen musste.

6. Rechte des Arbeitnehmers

Ist der Arbeitnehmer der Auffassung, die Abmahnung sei zu Unrecht erfolgt, kann er die Entfernung seiner Abmahnung aus der Personalakte verlangen. Sollte der Arbeitgeber dieser Aufforderung nicht nachkommen, so kann der Arbeitnehmer diesen Anspruch im Wege einer Klage vor dem Arbeitsgericht durchsetzen.

Wenn ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber abgemahnt worden ist, sollte er dies nicht einfach auf sich beruhen lassen. Vielmehr sollte er sich überlegen, ob und wie er gegen diese Abmahnung vorgehen kann. 

Sollte ein Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten und der Ansicht sein, diese sei nicht gerechtfertigt, so sollte er schnellstmöglich Beweise sichern, anhand derer sich feststellen lässt, dass die Abmahnung unrechtmäßig erfolgt ist. Dies können neben Dokumenten auch die Aussagen von weiteren Mitarbeitern als Zeugen sein.

Sinnvoll ist es auch, eine Gegendarstellung zu verfassen und vom Arbeitgeber zu verlangen, diese in die Personalakte aufzunehmen. Dazu ist der Arbeitgeber auch dann verpflichtet, wenn er an den Vorwürfen festhält. Zwar ändert eine Gegendarstellung nichts an der Wirkung der Abmahnung, allerdings befindet sich dann zumindest die Version des Arbeitnehmers ebenfalls in der Personalakte. 

Wenn es in dem Unternehmen des abgemahnten Arbeitnehmers einen Betriebsrat gibt, kann es sinnvoll sein, diesen über die zu Unrecht erfolgte Abmahnung in Kenntnis zu setzen. Es besteht das Recht des Arbeitnehmers, diesen um Unterstützung und Vermittlung zu bitten.

Fazit:

Wenn ein Arbeitnehmer eine Abmahnung erhält, sollte er zunächst prüfen, ob das ihm vorgehalten Fehlverhalten zutrifft, oder ob die Abmahnung zu Unrecht erfolgt ist. Weiter sollte geprüft werden, ob die entsprechenden Formalien eingehalten wurden, denn ansonsten ist die Abmahnung unwirksam. Die Wirksamkeitserfordernisse sind mithin zwingend von dem Arbeitgeber zu beachten.

Kommt man als Arbeitnehmer zu dem Ergebnis, dass die Abmahnung zu Unrecht erfolgt ist, so sollte man den Arbeitgeber auffordern, diese aus der Personalakte zu entfernen. Es empfiehlt sich auch eine Gegendarstellung zu fertigen und den Arbeitgeber aufzufordern, diese zur Personalakte zu nehmen. Im Zweifel empfiehlt es sich, wenn sich der Arbeitgeber weigert, die Abmahnung zu entfernen, auf Entfernung aus der Personalakte vor dem Arbeitsgericht zu klagen.

Eine Abmahnung sollte jedenfalls nicht leichtfertig hingenommen werden, da sie die Vorstufe zu einer Kündigung ist. Für Fragen rund um das Thema Abmahnung stehe ich gern zur Verfügung. Sprechen Sie mich an.


Rechtstipp aus dem Rechtsgebiet Arbeitsrecht

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