Kompetenzserie DS-GVO – Datenschutz und BEM

Der Zusammenhang zwischen dem Datenschutz, insbesondere vor dem Hintergrund der am 25.05.2018 in Kraft tretenden DS-GVO, und dem BEM (dem beruflichen Eingliederungsmanagement) wird in den Ablaufprozessen vielen Unternehmen und deren HR-Abteilungen neu strukturiert werden müssen.

Das betriebliche Eingliederungsmanagement – BEM

Die Durchführung des BEM ist für den Arbeitgeber gesetzliche normiert. Das BEM gilt für alle Beschäftigte und ist durchzuführen, sobald die zeitliche Grenze von 6 Wochen Arbeitsunfähigkeit in einem Betrachtungszeitraum von einem Jahr überschritten ist, § 167 Abs. 2 SGB IX. Zu beachten gilt, dass das BEM ist auch dann durchzuführen ist, wenn die Arbeitsunfähigkeit noch andauert. § 167 SGB IX lautet: „(1) ... (2) Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, klärt der Arbeitgeber mit der zuständigen Interessenvertretung im Sinne des § 176, bei schwerbehinderten Menschen außerdem mit der Schwerbehindertenvertretung, mit Zustimmung und Beteiligung der betroffenen Person die Möglichkeiten, wie die Arbeitsunfähigkeit möglichst überwunden werden und mit welchen Leistungen oder Hilfen erneuter Arbeitsunfähigkeit vorgebeugt und der Arbeitsplatz erhalten werden kann (betriebliches Eingliederungsmanagement). ...“

Praxishinweis: Das Bundesarbeitsgericht (BAG, Urteil v. 30.09.2010 – 2 AZR 88/09) hat sich dahin geäußert, dass ein BEM nach § 167 Abs. 2 SGB IX bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen auch dann durchzuführen ist, wenn keine betriebliche Interessenvertretung i.S.v. § 93 SGB IX gebildet ist

Zusammenhang zum Datenschutz

Nach Einleitung des Verfahrens kommt es sodann zum BEM-Gespräch. In diesem Gespräch werden die Gründe für die Fehlzeiten erörtert und besprochen bzw. festgestellt, ob diese Krankenzeiten ursächlich mit den Arbeitsbedingungen in Zusammenhang stehen. Bereits zu diesem Zeitpunkt werden ggf. Dritte Interessenvertretung, Werks- oder Betriebsarzt etc. hinzugezogen. Sodann werden die Ziele festgelegt, die durch das BEM erreicht werden sollen, wobei auch die Krankheit des Mitarbeiters erörtert wird. Zudem werden die persönlichen Lebensumstände umrissen und in die Erwägung einbezogen. Es werden somit personenbezogene Daten erhoben und schlussendlich verarbeitet. Zentraler Ansatzpunkt ist demnach die Erhebung der vorgenannten Daten. Im Rahmen der Geltung der DS-GVO werden (künftig) demnach personenbezogene Daten „verarbeitet“.

Praxishinweis: Es sollte eine mehrstufiges Verfahren zur Datenverarbeitung eingeführt werden.

Das Unternehmen hat dringend die Zweckbindung der Datenerhebung zu beachten. Keinesfalls dürfen die im Rahmen des BEM erhobenen Daten für andere arbeitsvertraglichen Zwecke verwandt werden. Papierausdrucke sollten separat verwaltet und verschlossen werden.

Praxishinweis: Die Einwilligung zur Datenverarbeitung des Arbeitnehmers sollte eingeholt und dokumentiert werden. Der Arbeitnehmer muss im Rahmen des BEM auf seine Rechte nach dem DS-GVO hingewiesen werden! Weiterhin müssen die beteiligten Personen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.

Der Ablaufprozess des BEM ist im Datenschutzkonzept des Unternehmens festzuhalten. Sofern des zu einem späteren Zeitpunkt zur Löschung von Daten kommt, sollte der Vorgang hinreichend dokumentiert werden, insbesondere um in einem etwaigen späteren Prozess die Möglichkeit des Nachweises zu haben.

Gerne berate ich Sie sofort, wenn Sie Ihre Ablaufprozesse anpassen oder Fragen zu Ihren Rechten haben.

Rechtsanwalt Dr. Stephan Schmelzer, Fachanwalt IT-Recht, Fachanwalt Arbeitsrecht, zertifizierter Datenschutzbeauftragter

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