Mahngebühren - was Sie wissen und beachten müssen!

Was ist eine Mahnung?

Bei einer Mahnung handelt es sich um eine Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, eine geschuldete Leistung zu erbringen. Typisches Beispiel ist ein Käufer, der es versäumt, eine Rechnung eines Verkäufers zu bezahlen. Die Mahnung ist also eine Zahlungsaufforderung.

In vielen Fällen versenden Gläubiger zunächst als „Zahlungserinnerung“ bezeichnete Schreiben an säumige Kunden. Dabei handelt es sich nicht, wie weitläufig gedacht, um eine Art Vorstufe zur Mahnung. Zahlungserinnerung und Mahnung entfalten die gleiche Wirkung.

Wozu gibt es Mahngebühren?

Ein Mahnschreiben ist für den Gläubiger in der Regel mit Kosten verbunden. Dazu zählen z. B.:

• Druckkosten
• Portokosten
• Materialkosten

Diese Kosten muss der Gläubiger bei Versand einer Mahnung auslegen, kann sie aber vom Schuldner zurückfordern. Die Mahngebühren werden deshalb meist als pauschaler Betrag zum Rechnungsbetrag hinzugerechnet.

Wann dürfen Mahnkosten verlangt werden?

Wichtig zu wissen: Mahngebühren darf der Gläubiger erst verlangen, wenn der Schuldner sich bereits im Verzug befindet. Das ist regelmäßig nach Erhalt der ersten Mahnung bzw. Zahlungserinnerung der Fall, sofern die Zahlung zu diesem Zeitpunkt fällig war, der Schuldner sie also in diesem Umfang hätte leisten müssen. Für die erste Mahnung dürfen deshalb keine Mahnkosten verlangt werden – sie sind erst ab der zweiten Mahnung zulässig. 

Nicht immer ist eine Mahnung erforderlich, um in Verzug zu geraten. Ist für die Leistung ein festes Kalenderdatum vereinbart, gerät der Schuldner mit Überschreiten der Zahlungsfrist automatisch in Verzug. Ein solcher Zeitpunkt kann sich auch aufgrund eines bestimmten Ereignisses ergeben, ab dem die Leistung innerhalb eines angemessenen Zeitraums zu erfolgen hat, wie z. B. Zahlung innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung der bestellten Ware. Auch hier führt ein Überschreiten automatisch zum Verzug. Daneben nennt § 286 BGB weitere Situationen, in denen ein Verzug auch ohne Mahnung eintritt. Unter diesen Umständen können auch die Kosten bereits bei einer ersten Mahnung verlangt werden.

Wie hoch sind die Mahngebühren?

Wie hoch die Mahnkosten pro Mahnung ausfallen, ist nicht gesetzlich geregelt. Grundsätzlich hat der Gläubiger auch die Möglichkeit, gar keine Mahngebühren zu verlangen. Die Mahnkosten dürfen jedoch nicht zu hoch angesetzt werden. Laut Rechtsprechung ist eine Gebühr in Höhe von ca. 2–3 Euro angemessen, um die Material-, Druck- und Portokosten auszugleichen. 

Wann sind die Mahngebühren zu hoch?

Zwar gibt es keine gesetzlich festgelegte Maximalhöhe für Mahnkosten, in mehreren Einzelfällen haben Gerichte jedoch bereits Mahngebühren für zu hoch erachtet. Es gilt: Der Gläubiger darf keine pauschalen Mahnkosten verlangen, die höher sind als der ihm durch die Mahnung entstandene Schaden – also Papier- und Portokosten. Die Mahngebühren dürfen keine Kosten für Verwaltung, Personal oder Computer enthalten. Der Bundesgerichtshof hat 2019 eine pauschale Mahngebühr von 2,50 Euro gegenüber Verbrauchern für unzulässig erklärt, weil diese auch für einen nicht ersatzfähigen Schaden vorgesehen war (BGH, Urteil vom 26.06.2019, Az.: VIII ZR 95/18). 

Folgende Gebührenpauschalen wurden u. a. von Gerichten als zu hoch empfunden und für unwirksam erklärt:

Was tun, wenn die Mahngebühren zu hoch sind?

Wenn Sie eine Mahnung erhalten, die mehr als drei Euro Mahngebühren enthält, sollten Sie sich dagegen wehren. Bezahlen Sie den ursprünglichen Rechnungsbetrag ohne die überhöhten Mahnkosten. Schreiben Sie den Mahnenden an und weisen sie ihn auf die Rechtsprechung hinsichtlich Mahnpauschalen hin. Verlangen Sie außerdem einen Nachweis darüber, dass dem Gläubiger durch die Mahnung tatsächlich so hohe Kosten entstanden sind.

Überhöhte Mahngebühren zurückfordern

Verbraucher, die unzulässige und überhöhte Mahngebühren bezahlt haben, können diese drei Jahre lang zurückverlangen. Mahnkosten, die Ihnen 2021 entstanden sind, können Sie beispielsweise bis spätestens zum 31.12.2024 zurückfordern.

Reagiert der Gläubiger nicht auf Ihre Rückforderung, sollten Sie sich bei der jeweils zuständigen Schlichtungsstelle beschweren. Diese muss im Impressum auf der Website des Gläubigers angegeben werden.