Problemvermeidung bei Betriebskostenvorauszahlungen in 5 Schritten (Vorüberlegung und Schritt 1)

Vorüberlegung

Das Mietverhältnis ist eine Aneinanderreihung von Rechten und Pflichten der am Vertrag beteiligten Personen. Die Betriebskosten sind nicht selten Gegenstand von Meinungsverschiedenheiten zwischen den Mietvertragsparteien.

Betriebskosten sind zunächst Sache des Vermieters

Der Gesetzgeber weist dem Vermieter grundsätzlich die Verantwortung für die Betriebskosten im Rahmen der festgeschriebenen Tragung der Lasten der Mietsache zu, § 535 Absatz 1 Satz 3 BGB. Die Parteien können vereinbaren, dass der Mieter die Betriebskosten zu tragen hat, § 556 Absatz 1 Satz 1 BGB. Hierzu können die Parteien auch vereinbaren, ob der Mieter monatliche Vorauszahlungen oder Pauschalen auf die Betriebskosten entrichtet, § 556 Absatz 2 Satz 1 BGB.

Betriebskosten und Vorauszahlungen müssen regelmäßig geprüft und abgerechnet werden

Alle Jahre wieder muss der Vermieter dann über die vom Mieter geleisteten Zahlungen eine Abrechnung erstellen. Und alle Jahre wieder kommt es dabei zu Verzögerungen, Fehlern, Missverständnissen, Auseinandersetzungen und Prozessen. Dabei lässt sich der allermeiste Ärger bei Berücksichtigung der wenigen dazu erlassenen Regelungen und der hierzu ergangenen Gerichtsentscheidungen sehr leicht vermeiden.

In nur 5 Schritten erfahren Sie hier alles notwendige zum sicheren Umgang mit den Vorauszahlungen auf Betriebskosten.

Schritt 1 - Die richtige Abrechnung der Betriebskosten

Ist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten zu entrichten hat, ist der Vermieter verpflichtet, turnusgemäß über die Vorauszahlungen abzurechnen, § 556 Absatz 3 Satz 1 BGB. Die Abrechnung hat jährlich zu erfolgen, d.h. über einen Zeitraum von 12 Monaten. Eine Überschreitung oder Unterschreitung dieses Abrechnungszeitraums ist nicht zulässig.

Vier Voraussetzungen für eine formell richtige Betriebskostenabrechnung

Für die ordnungsgemäße formelle Erstellung der Abrechnung muss der Vermieter

●  die auf die Immobilie/Wirtschaftseinheit entfallenden Gesamtkosten geordnet darstellen;

alle Kosten, die der Vermieter für die einzelnen Betriebskostenarten im Abrechnungszeitraum bzw. für den Abrechnungszeitraum aufgewendet hat, müssen unter der jeweiligen Position aufgeführt werden;

●  die der Abrechnung zugrunde liegenden Verteilerschlüssel angeben und erläutern;

insbesondere wenn die Kosten für das Objekt auf mehrere Mieter verteilt werden, muss angegeben werden, nach welchem Verteilerschlüssel die Umlage erfolgt. Dieser Schlüssel ist dem Mieter in der Abrechnung zu erläutern; so ist bei einer Umlage anhand der Wohnfläche dem Mieter mitzuteilen, dass die Fläche der angewendete Schlüssel ist und dass dieser sich aus der zu bezeichnenden Gesamtfläche des Objekts und der Einzelfläche der Wohnung des Mieters zusammensetzt;

●  den auf den Mieter entfallenden Teil der Kosten aufführen;

anhand des gewählten Verteilerschlüssels ist der auf den Mieter entfallende Betrag zu errechnen und in der Abrechnung anzugeben. Dabei muss nicht für jede Betriebskostenposition gesondert ein individueller Betrag angegeben werden, sondern es genügt die Addition aller Kosten für die Immobilie und die Ermittlung des Mieteranteils anhand des angewendeten Umlageschlüssels (vgl. oben) daraus;

●  die vom Mieter gezahlten Vorauszahlungen berücksichtigen;

in der Abrechnung sind die von dem Mieter für den Abrechnungszeitraum gezahlten Vorauszahlungen anzugeben. Nach Abzug dieser Vorauszahlungen von dem auf den Mieter entfallenden Anteil der Betriebskosten folgt das Ergebnis, das in einer Nachzahlung zu Lasten des Mieters oder in einem Guthaben für den Mieter mündet.

Voraussetzungen für eine materiell richtige Betriebskostenabrechnung

Darüber hinaus muss der Vermieter richtige Angaben zu den zur Abrechnung stehenden Betriebskosten machen. Insbesondere können nur diejenigen Betriebskostenarten in die Abrechnung eingestellt werden, die mietvertraglich vereinbart worden sind. Zudem müssen die für eine Betriebskostenart in die Abrechnung eingestelltem Kostenbeträge der Höhe nach richtig sein.

Die zu erstellende Abrechnung über die Betriebskosten bedarf keiner bestimmten Form. Sie sollte jedoch zumindest in Textform erstellt werden, damit der Mieter in der Lage ist, diese im Einzelnen zu überprüfen.

Mehr in Schritt 2

Sie erfahren mehr zur Vermeidung von Problemen bei Betriebskostenvorauszahlungen in "Schritt 2 zur Vermeidung von Problemen bei Betriebskostenvorauszahlungen" oder in einer individuellen Beratung durch Rechtsanwalt Dr. Carsten Brückner, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht.