Steuern sparen mit der Büroausstattung

[image]Überwiegend beruflich genutzte Bürogegenstände sind als Arbeitsmittel steuerlich absetzbar. Wann Ausgaben zu belegen sind oder eine Abschreibung nötig ist, zeigt neben Weiterem der folgende Beitrag.

Zuallererst muss überhaupt erst einmal eine überwiegende berufliche - beziehungsweise im Falle der Selbständigkeit betriebliche - Nutzung vorliegen. Ohne einen besonderen Nachweis akzeptiert das Finanzamt in der Regel Sachen, die nach der allgemeinen Lebenserfahrung nur beruflichen Zwecken dienen können. Das gilt nicht immer. Auch bei naheliegenden Arbeitsmitteln kann eine Absetzbarkeit verwehrt sein, so etwa laut Bundesfinanzhof bei einer Computerbrille. Der Grund liegt in dem nicht näher definierten Begriff der Arbeitsmittel. Sie unterfallen lediglich dem weit gefassten Werbungskostenbegriff. Das Gesetz versteht darunter Aufwendungen oder Ausgaben, die der Erwerbung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen dienen. Alles zur beruflichen Tätigkeit geeignete kann zwar deshalb, muss aber nicht in jedem Fall, die Steuer mindern.

Berufliche Nutzung zu 90 Prozent - mit Ausnahmen

Berufliche Nutzung liegt nach der Rechtsprechung erst ab einem Verhältnis von 90 Prozent im Vergleich zur privaten Nutzung vor. Ausnahmen davon bestehen bei Computern, Fax, Telefon und Anrufbeantworter. Hier kommt es auf die tatsächliche Nutzungsdauer an. Das bedeutet, bei zwei Drittel beruflicher und ein Drittel privater Verwendung sind nur zwei Drittel der Anschaffungskosten steuerlich berücksichtigungsfähig. Ist kein ausreichender Nachweis möglich, nimmt das Finanzamt eine hälftige Nutzung an. Bei 90 prozentiger Nutzungsdauer geht es dagegen von der vollen beruflichen Nutzung aus.

Unter 410 Euro netto ist keine Abschreibung erforderlich

Büromittel, die unter 410 Euro ohne Mehrwertsteuer gekostet haben, können im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden. Die Ausgabenschwelle zählt dabei pro Gegenstand, also etwa auch pro Stuhl. Software und Zusatzgeräte zählen bei Computern zum Gesamtpreis, sofern deren rechnerunabhängige Nutzung nicht möglich ist.

Equipment, das über den 410 Euro netto liegt, ist hingegen über seine Nutzungsdauer abzuschreiben. Dazu hat das Bundesfinanzministerium sogenannte AfA-Tabellen herausgegeben, die die Jahre der Absetzung für Abnutzung einzelner Gegenstände festlegen. Ausgaben für Büromöbel sind daher etwa über 13, die Telefoneinrichtung über 8 und Computer und Zubehör über 3 Jahre abzuschreiben - das heißt der entsprechende Teilbetrag ist bei den Werbungskosten jährlich geltend zu machen. Fiel die Ausgabe darüber hinaus mitten ins Jahr, bezieht sich die anteilige Abschreibung nur auf die restlichen Monate bis zum Jahresende. Ob der Gegenstand neu oder gebraucht war, ist dabei irrelevant. Auch geschenkte oder ererbte Gegenstände können angegeben werden, wenn sie zuvor beruflich genutzt worden wären. Wer die Abschreibung umgehen will, sollte darauf achten, dass sich ein Gegenstand eventuell teilen lässt - etwa ein Schreibtisch und davon trennbarer Container.

Ausgaben von bis zu 110 Euro erfordern vereinzelt keine Belege

In einzelnen Bundesländern existieren sogenannte Nichtbeanstandungs- oder Nichtaufgriffsgrenzen. Ausgaben von bis zu 110 Euro sind ihnen zufolge aus Gründen der Arbeitseffizienz nur zu beschreiben, aber nicht zu belegen. Einen Rechtsanspruch und damit auch ein Vertrauen darauf, dass das Finanzamt stets auf  Belege verzichtet, gibt es aber nicht. Diese Grenze kann zudem nur einmal für eine bestimmte Anschaffung ausgeschöpft werden. Wer ein Telefon angeschafft hat, der muss deshalb das im gleichen Jahr gekaufte Diktiergerät beispielsweise belegen.

(GUE)