Urlaubsansprüche aus Elternzeit: Arbeitgeber sollte auf ordnungsgemäße Kürzung achten

Beansprucht ein Arbeitnehmer Elternzeit, entstehen auch während der Elternzeit Urlaubsansprüche. Diese können dann nach Ende der Elternzeit genommen werden oder sind im Falle einer Beendigung des Arbeitsverhältnisses abzugelten.

Hierzu ein Beispiel:

Eine Arbeitnehmerin nimmt vom 15.01.2014 bis zum 14.01.2017 Elternzeit. Der vertragliche Urlaubsanspruch beträgt 24 Arbeitstage. Die Arbeitnehmerin befand sich vor dem 15.01.2014 im Mutterschutz und hat in 20914 keinen Urlaub genommen.

Wenn die Arbeitnehmerin am 15.01.2017 wieder zur Arbeit erscheint, stehen ihr aus den Jahren 2014, 2015 und 2016 insgesamt (3 x 24=) 72 Urlaubstage zu.

Dies ist aus Sicht des Arbeitgebers ärgerlich. Der Gesetzgeber gibt dem Arbeitgeber aber die Möglichkeit, den während der Elternzeit entstehenden Urlaub gemäß § 17 Absatz 1 Satz 1 BEEG „für jeden vollen Kalendermonat um ein Zwölftel“ zu kürzen.

Im Beispiel fallen je Monat genau 2 Urlaubstage an. Diese kann der Arbeitgeber „für jeden vollen Kalendermonat“ kürzen. Bestehen bleiben lediglich die Urlaubtage für Januar 2014 und Januar 2017, da die Elternzeit nicht den vollen Kalendermonat bestand. Macht der Arbeitgeber also im Beispiel von seinem Kürzungsrecht Gebrauch, kann die Arbeitnehmerin aus der Elternzeit nur 4 Urlaubstage beanspruchen.

Die Kürzung ist an keine Frist und an keine Form gebunden. Der Arbeitgeber kann die Kürzung also grundsätzlich jederzeit – vor, während aber sogar noch nach der Elternzeit – erklären. Dies muss auch nicht schriftlich erfolgen. Da der Arbeitgeber im Streitfall die Kürzungserklärung aber beweisen muss, ist eine schriftliche Erklärung mit Zugangsnachweis dringend zu empfehlen.

Die Kürzung ist nicht mehr möglich, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. In diesem Fall ist der volle, ungekürzte Urlaub abzugelten. Dies gilt auch, wenn der Arbeitnehmer nach Elternzeit kündigt.

Im vorstehenden Beispiel erklärt die Arbeitnehmerin im Dezember 2016 schriftlich die Kündigung zum 14.01.2017, hilfsweise zum nächstzulässigen Termin. Der Arbeitgeber ist ggf. froh, das Arbeitsverhältnis beenden zu können und bestätigt schriftlich die Kündigung zum 14.01.2017. Auch wenn die Kündigungsfrist ggf. gar nicht eingehalten wurde, ist jedenfalls durch zwei übereinstimmende schriftliche Erklärungen ein aufhebungsvertrag zum 14.01.2017 geschlossen worden.

Am 15.01.2017 kann die Arbeitnehmerin nun die Urlaubsabgeltung für die 72 Urlaubstage fordern. Eine Kürzung (sofern diese nicht bereits vorher erfolgte) ist nun nicht mehr möglich.

Es ist daher allen Arbeitgebern dringend anzuraten, die Kürzungserklärung bereits bei Beginn der Elternzeit auszusprechen. Sinnvoll ist es, diese mit der Bestätigung der Elternzeit zu verbinden und dem Arbeitnehmer schriftlich (mit Zugangsnachweis) mitzuteilen:

„Gerne bestätigen wir Ihnen, dass sie vom ... bis zum ... Elternzeit beanspruchen. Ihr erster Arbeitstag nach der Elternzeit ist somit der ..., bitte finden Sie sich an diesem Tage um … Uhr an ihrem bisherigen Arbeitsplatz ein.

Wir erklären hiermit gemäß § 17 Abs. 1 Satz 1 BEEG die Kürzung ihres Urlaubsanspruchs um ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat der Elternzeit.“