Wann sind Geschenke für Geschäftspartner und Kunden Betriebsausgaben?

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Die Zeit zwischen den Jahren nehmen viele Unternehmen zum Anlass, ihren Geschäftspartnern und Kunden etwas Gutes zu tun. Gerne lassen sie sich die Geschenke auch etwas kosten. Damit sich die Aufwendungen dafür als gewinnmindernde Betriebsausgaben darstellen, muss nicht nur der Geschenkwert im Auge behalten werden.

Betriebsausgaben mindern Gewinn – aber nicht immer

Betriebsausgaben spielen bei der Gewinnermittlung eine entscheidende Rolle. Normalerweise mindern diese betrieblich veranlassten Aufwendungen den Gewinn, was eine geringere Steuerlast zur Folge hat. Das gilt allerdings nicht für sämtliche Betriebsausgaben. Eine wichtige Ausnahme gilt, wenn ein Unternehmen Personen beschenkt, die keine Unternehmensmitarbeiter sind. Aufwendungen dafür dürfen den Gewinn nur unter engen Voraussetzungen mindern.

35 Euro Geschenkwert pro Empfänger im Jahr

Sofern die Anschaffungs- oder Herstellungskosten der Geschenke 35 Euro nicht übersteigen, die ein Empfänger im Wirtschaftsjahr erhält, dürfen sie den Gewinn als Betriebsausgabe mindern. Es gilt also, genau im Auge zu behalten, wie viel man wem jeweils im Jahr geschenkt hat. Denn die 35 Euro stellen eine sogenannte Freigrenze dar. Das heißt, die Behandlung als gewinnmindernde Betriebsausgabe steht und fällt mit der Einhaltung. Auch bei nur 1 Cent zu viel darf die Aufwendung den Gewinn nicht mehr mindern.

Geschenke können auch Dienstleistungen sein

Geschenke an sich müssen nicht unbedingt immer eine Sache sein, die man überreicht. Ein Geschenk kann auch in Form einer Dienstleistung erfolgen. Möglich ist das auch, wenn ein Mitarbeiter des Steuerpflichtigen eine unentgeltliche Leistung erbringt, z. B. ein Friseur seinen Kunden Gutscheine für einen Gratishaarschnitt schenkt.

Keine Gegenleistung muss beiden klar sein

In jedem Fall muss die Leistung unentgeltlich erfolgen, damit sie Geschenkcharakter hat. Unentgeltlich heißt, das Geschenk erfolgt ohne erwartete Gegenleistung. Darüber müssen sich Schenker wie Beschenkter einig sein. Jegliche objektive Gegenleistung im konkreten Zusammenhang mit dem Geschenk ist tabu – also etwa auch eine Auftragserteilung aufgrund des Geschenks. Die mit Werbegeschenken, die den Schenker nennen, intendierte Werbung stellt noch keine solche Gegenleistung dar. Nicht der Ausnahme unterfallen im Übrigen Beigaben, die anlässlich eines Geschäfts bzw. Vertragsabschlusses erfolgen – so z. B. die Prämie zu einem neuen Abo.

Private Geschenke sind außen vor

In jedem Fall sollte man beachten, dass das Geschenk betrieblich veranlasst ist. Außen vor beim Abzug als Betriebsausgabe ist damit beispielsweise das Geburtstagsgeschenk für den auch privat verbundenen Geschäftspartner. Solch privat veranlasste Aufwendungen stellen, selbst wenn sie zum Teil betrieblichen Zwecken dienen, keine Betriebsausgaben dar. Denn Betriebsausgaben sind laut Gesetz nur die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Kann der Empfänger das Geschenk betrieblich nutzen, wird es nicht von der Ausnahmeregelung erfasst, nach der die Aufwendungen den Gewinn des steuerpflichtigen Schenkers nicht mindern dürfen. In solchen Fällen muss der Empfänger das Geschenk allerdings bei sich als Betriebseinnahme verbuchen.

Ausgaben getrennt von anderen Ausgaben

Bei Einhaltung dieser Anforderungen darf der Schenker in keinem Fall vergessen, die Ausgaben einzeln und getrennt von sonstigen Betriebsausgaben zu verbuchen. Diese gesetzliche Anforderung dient dazu, den Missbrauch des Spesenabzugs zu verhindern. Steuerpflichtige sollen solche Ausgaben für Geschenke, aber auch für Bewirtungskosten nicht beliebig auf die Allgemeinheit abwälzen können.

Für die Buchführung gilt somit, dass die Ausgaben auf getrennten Konten zu verbuchen sind. Andernfalls dürfen sie bei der Gewinnermittlung nicht berücksichtigt werden. Inwiefern eine gemeinsame Verbuchung der Ausgaben genügt, nach der sich die Ausgaben nachträglich ermitteln lassen, muss derzeit der Bundesfinanzhof klären (Az.: I R 38/16). Anlass ist die Klage eines Unternehmens, dem der Betriebskostenabzug für von ihm an Kunden und Geschäftspartner verschenkte Wandkalender mangels getrennter Verbuchung versagt wurde. Anhand des von ihm verwendeten Controllingsystems ließen sich die Ausgaben aber nachträglich extrahieren.

(GUE)