Buchführung: Was muss ein Unternehmer über die Buchführungspflicht wissen?

Buchführung ist die Aufzeichnung und Organisation finanzieller Aktivitäten eines Unternehmens. Eine ordnungsgemäße Buchführung ist entscheidend für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen sowie die finanzielle Überwachung und bildet die Grundlage für Entscheidungen. Durch Buchführung werden Einnahmen, Ausgaben und andere finanzielle Informationen dokumentiert, um die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens beurteilen und steuern zu können. Beim Thema Buchführung gibt es mehrere potenzielle Stolperfallen, die Unternehmen beachten sollten. 

Buchführung: Wichtige Funktionen 

Zu den wichtigsten Punkten, die Buchführung ausmachen, gehören: 

• Aufzeichnung von finanziellen Vorgängen: Jede finanzielle Aktivität eines Unternehmens, sei es der Kauf von Waren, der Verkauf von Produkten, die Bezahlung von Rechnungen oder das Erhalten von Zahlungen, muss in einem Buchführungssystem erfasst werden. 

• Organisation von Daten: Die erfassten Vorgänge werden in verschiedenen Büchern oder elektronischen Aufzeichnungen strukturiert und organisiert. Typischerweise umfasst dies Hauptbuch, Grundbuch, Nebenbücher, Konten und Journale. 

• Dokumentation für rechtliche Anforderungen: Buchführung ist nicht nur eine betriebliche Notwendigkeit, sondern oft auch eine gesetzliche Anforderung. Unternehmen müssen genaue Aufzeichnungen führen, um Steuererklärungen einzureichen, gesetzliche Berichterstattung zu gewährleisten und möglicherweise rechtliche Anforderungen zu erfüllen. 

• Grundlage für finanzielle Entscheidungen: Die Buchführung bietet eine Grundlage für Finanzanalysen und Entscheidungsfindungen im Unternehmen. Durch die regelmäßige Aufzeichnung und Überwachung von Finanzdaten können Unternehmen Einblicke in ihre Rentabilität, Liquidität und finanzielle Stabilität gewinnen. 

• Unterstützung bei der Planung und Budgetierung: Die Buchführung hilft Unternehmen auch bei der Planung und Budgetierung, indem sie historische Daten liefert, die als Grundlage für zukünftige Prognosen und strategische Entscheidungen dienen. 

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung 

Es gibt Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (kurz: GoB), die als Richtlinien dienen, um eine korrekte und transparente Buchführung sicherzustellen. Zu den wichtigsten Grundsätzen gehören: 

• Klarheit und Übersichtlichkeit: Alle Buchführungsunterlagen müssen klar, verständlich und nachvollziehbar sein. 

• Vollständigkeit und Kontinuität: Alle Geschäftsvorfälle müssen vollständig erfasst werden, um ein genaues Bild der finanziellen Lage des Unternehmens zu erhalten. Die Buchführung muss über einen angemessenen Zeitraum kontinuierlich geführt werden, um Vergleichbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. 

• Richtigkeit und Wahrheit: Die Buchführung muss korrekt und fehlerfrei sein. Falsche oder irreführende Informationen müssen vermieden werden. Die Buchführung muss die tatsächlichen Geschäftsvorfälle und finanziellen Verhältnisse des Unternehmens wahrheitsgemäß darstellen. 

• Einzelbewertung: Jeder Vermögensgegenstand und jede Verbindlichkeit soll einzeln bewertet werden, um eine genaue Darstellung der finanziellen Lage zu gewährleisten. 

• Bilanzidentität: Die Summe aller Aktiva muss der Summe aller Passiva entsprechen, um das Gleichgewicht der Bilanz sicherzustellen. 

Die Einhaltung dieser Grundsätze trägt dazu bei, dass die Buchführung eines Unternehmens genau, zuverlässig und rechtlich konform ist. 

Was versteht man unter doppelter Buchführung? 

Die doppelte Buchführung, auch als doppelte Buchhaltung oder kaufmännische Buchhaltung bekannt, ist ein Buchführungssystem, bei dem jede finanzielle Transaktion in zwei separaten Konten erfasst wird: einem Soll-Konto und einem Haben-Konto.  

Dabei wird jede Transaktion sowohl auf der Aktivseite als auch auf der Passivseite der Bilanz erfasst. Das grundlegende Prinzip der doppelten Buchführung besagt, dass jede Transaktion eine doppelte Auswirkung hat, wobei der Betrag auf der Sollseite des entsprechenden Kontos dem Betrag auf der Habenseite entspricht. 

Das Ziel der doppelten Buchführung besteht darin, die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Buchführung zu gewährleisten, indem sie eine klare und vollständige Aufzeichnung aller finanziellen Vorgänge eines Unternehmens ermöglicht. Da jede Transaktion sowohl auf der Soll- als auch auf der Habenseite erfasst wird, können Fehler leichter erkannt und korrigiert werden. Die doppelte Buchführung bildet die Grundlage für die Erstellung von Jahresabschlüssen und anderen Finanzberichten, die eine genaue Darstellung der finanziellen Lage eines Unternehmens ermöglichen. 

Wer ist zur Buchführung verpflichtet? 

In Deutschland sind grundsätzlich alle Kaufleute gemäß § 238 Abs. 1 HGB (Handelsgesetzbuch) zur kaufmännischen Buchführung und zur Erstellung eines Jahresabschlusses verpflichtet. Dazu gehören: 

• Einzelkaufleute: Einzelunternehmer, die ein Handelsgewerbe betreiben (e. K.), und gewerbliche Unternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und nicht unter die Kleingewerbetreibenden fallen.  

• Personengesellschaften: Zum Beispiel offene Handelsgesellschaften (OHG) und Kommanditgesellschaften (KG), sofern sie nicht als Kleingewerbetreibende gelten. 

• Kapitalgesellschaften: Zum Beispiel Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaften (AG), Gesellschaften mit beschränkter Haftung & Compagnie Kommanditgesellschaft (GmbH & Co. KG) und – haftungsbeschränkte – Unternehmergesellschaften (UG), die unabhängig von ihrer Größe zur Buchführung verpflichtet sind. 

Buchführung bei Kleinunternehmen: Einnahmen-Überschuss-Rechnung 

Ein Kleingewerbe bezeichnet ein gewerbliches Unternehmen, das nicht den umfangreichen Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB) entsprechen muss. Die Umsatzgrenze liegt derzeit bei 600.000 Euro oder einem Gewinn von 60.000 Euro.  

Achtung: Eine Erhöhung dieser Grenzen auf 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Gewinn ist geplant. Dies erfordert jedoch noch die Verabschiedung eines entsprechenden Gesetzes. Derzeit gilt noch die Umsatzgrenze von 600.000 Euro bzw. die Gewinngrenze von 60.000 Euro.  

Für ein solches Kleingewerbe ist keine doppelte Buchführung erforderlich. Stattdessen genügt die einfache Buchführung mittels Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zur Ermittlung des Gewinns.  

Freiberufler: Verpflichtung zur doppelten Buchführung? 

Freiberufler sind normalerweise von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit und können stattdessen genauso wie Kleinunternehmer eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) erstellen. Wenn jedoch ihr Geschäft erfolgreich wächst und ihr jährliches Einkommen die derzeit geltende Grenze von 600.000 € überschreitet oder sie einen Gewinn von 60.000 € erzielen, werden sie ebenfalls zur doppelten Buchführung verpflichtet. In diesem Fall entfällt automatisch die Möglichkeit, von den Vorteilen der Kleinunternehmerregelung zu profitieren, da ihr Einkommen bereits über den dafür geltenden Grenzen liegt. 

Aufbewahrungspflichten bei der Buchführung 

Gewerbetreibende müssen ihre geschäftlichen Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, der in der Regel zwischen sechs und zehn Jahren liegt. Die handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sind in § 257 HGB geregelt, während das Steuerrecht die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung festlegt. Diese Vorschriften stimmen größtenteils überein, wobei für die betriebliche Praxis hauptsächlich die steuerrechtlichen Regelungen relevant sind.  

Wichtig im Zusammenhang mit der Buchführung ist: Die Buchungsbelege, die als Grundlage für Buchführung und Aufzeichnungen dienen, müssen in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu gehören Rechnungen, Lieferscheine, Vertragsurkunden, Kontoauszüge und weitere relevante Dokumente. Einige Unterlagen wie empfangene Geschäftsbriefe müssen hingegen nur sechs Jahre lang aufbewahrt werden. 

Falsche Buchführung und die Folgen 

Falsche Buchführung kann sowohl zivil- als auch strafrechtliche Konsequenzen haben. Bei Verstößen gegen Buchführungsvorschriften können Geldbußen verhängt werden. Die Höhe der Bußgelder richtet sich oft nach der Schwere des Verstoßes und kann erheblich sein.  

In schwerwiegenden Fällen kann falsche Buchführung zu einem Strafverfahren führen. Dies kann zu Geldstrafen oder sogar Freiheitsstrafen für die verantwortlichen Personen führen, insbesondere wenn der Verstoß vorsätzlich oder wiederholt erfolgte.  

§ 283b Absatz 1 Strafgesetzbuch (StGB) besagt, dass Personen, die gesetzlich verpflichtet sind, Handelsbücher zu führen, aber dies unterlassen oder sie absichtlich so führen oder ändern, dass eine klare Übersicht über ihren finanziellen Status erschwert wird, mit einer Freiheitsstrafe oder einer Geldstrafe bestraft werden können. Des Weiteren werden Personen bestraft, die Handelsbücher oder andere Unterlagen, die sie gesetzlich aufbewahren müssen, vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vernichten, verheimlichen, beschädigen oder entfernen, um die Übersicht über ihren finanziellen Status zu erschweren.  

Schließlich wird auch die falsche Erstellung von Bilanzen oder die Nichterstellung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen gemäß dem Handelsrecht bestraft, wenn dadurch die Übersicht über den finanziellen Status erschwert wird. Personen, die wegen falscher Buchführung verurteilt wurden, können in einigen Fällen mit einem Berufsverbot belegt werden, das ihnen untersagt, bestimmte berufliche Tätigkeiten auszuüben, insbesondere solche im Bereich der Buchhaltung oder des Finanzwesens. 

Tipps zur Vermeidung von Stolperfallen bei der Buchführung  

Beim Thema Buchführung gibt es mehrere potenzielle Fallstricke, die Unternehmen beachten sollten: 

• Unzureichende Kenntnisse: Mangelndes Verständnis der Buchführungsgrundsätze und -praktiken kann zu Fehlern führen. Unternehmer müssen sich über relevante Gesetze und Vorschriften informieren oder einen Fachmann beziehungsweise eine Fachfrau für Buchführung und Steuerrecht hinzuzuziehen. 

• Unordnung: Unorganisierte Buchführung kann zu Unstimmigkeiten, fehlenden Informationen und unvollständigen Aufzeichnungen führen, die die Genauigkeit und Vollständigkeit der Finanzberichte beeinträchtigen. 

• Keine regelmäßige Aktualisierung: Vernachlässigung der regelmäßigen Aktualisierung von Buchhaltungsunterlagen kann zu Verzögerungen und Fehlern führen. Unternehmer sollten alle finanziellen Vorgänge möglichst zeitnah erfassen und die Buchführungsaufzeichnungen zudem regelmäßig überprüfen. 

• Fehlende Trennung von Geschäftskonten: Die Vermischung von persönlichen und geschäftlichen Finanzen kann die Buchführung erschweren und zu Fehlinterpretationen führen. Geschäftskonten sollten separat geführt werden, um die Klarheit und Genauigkeit der Buchführung zu gewährleisten. 

• Keine rechtzeitige Einhaltung von Steuerpflichten: Versäumnisse bei der Einreichung von Steuererklärungen oder -zahlungen können zu Strafen und Zinsen führen. Steuerfristen sollten deshalb notiert und auch eingehalten werden. 

• Fehlende Kontrolle und Überprüfung: Das Fehlen interner Kontrollen und regelmäßiger Überprüfungen kann die Möglichkeit von Fehlern oder sogar Betrug erhöhen. Unternehmen sollten interne Kontrollen umsetzen und Buchführungsaufzeichnungen regelmäßig überprüfen. 

Durch die Vermeidung dieser häufigen Stolperfallen und die Einhaltung bewährter Buchführungspraktiken können Unternehmen die Genauigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit ihrer Buchführung gewährleisten. Für die meisten Unternehmer ist es sinnvoll, einen Buchhalter oder Steuerberater zu konsultieren, um sicherzustellen, dass die Buchführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht.