Was ist bei einer Mahnung zu tun?

Die Mahnung ist nicht berechtigt:

Rechnung bezahlt – Ware zurückgesendet u. ä.:

Weisen Sie den Anspruchsteller schriftlich auf seinen Fehler hin und fügen Sie Belege bei (Rückgabe-Quittung, Kontoauszug usw.). Wenn Ihre Zahlung nach Zugang der Mahnung erfolgt ist, müssen Sie allerdings die Mahnkosten zahlen (max. 5,00 €) und auch etwaige Rücklastgebühren der Bank. 

Widersprechen Sie der Forderung ausdrücklich und teilen Sie mit, dass kein Inkassounternehmen eingeschaltet werden soll. Erklären Sie, dass Sie nur auf anwaltliche Schreiben reagieren werden. 

Ich weise die Forderung zurück. Die Rechnung ist längst bezahlt/die Ware längst zurückgeben. Belege füge ich bei. 

Bitte sehen Sie davon ab, ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Die Kosten werde ich nicht übernehmen. Lassen Sie uns die Sache über unsere Anwälte klären. Das ist zielführend. 

Kontaktieren Sie selbst einen Anwalt, wenn Sie weitere Post bekommen. Alles Weitere überfordert den juristischen Laien – vor allem im Umgang mit Groß aufgestellten Anspruchstellern wie ARD/ZDF, Amazon, Telekom u. a.

Wenn der Anspruch gerechtfertigt ist:

Jetzt gilt es, unnötige Kosten zu vermeiden. Kleine Forderungen können durch Nebenkosten erheblich ansteigen, wie etwa durch Mahnkosten, Zinsen, Inkasso, Anwaltskosten, Gerichtskosten. 

Nehmen Sie deshalb unbedingt schriftlich Kontakt mit dem Gläubiger auf. Erkennen Sie den Hauptanspruch an und bestreiten Sie nach Möglichkeit die Kosten. Ich verweise an dieser Stelle auf meinen Beitrag unter dem Stichwort "Inkassogebühren zu hoch?"

Streben Sie nach einer Vereinbarung – Aufschub oder Ratenzahlung. Später wird eine solche Regelung wegen der aufgelaufenen Kosten oft sehr schwierig. Denkbar wäre folgendes Angebot:

Ihr Anspruch ist gerechtfertigt. Die angefallenen Inkassokosten bestreite ich dem Grunde und der Höhe nach. Ich habe momentan nicht die finanziellen Mittel, um die Forderung sofort zu begleichen. Ich möchte Ihnen aber einen Vorschlag zur Regulierung unterbreiten. 

Ab dem ... zahle ich Ihnen den Gesamtbetrag von ... € zur Abgeltung der Forderung in monatlichen Raten zu je ... €, jeweils fällig zum 15. eines Monats. Die Absprache wird hinfällig, wenn ich mit mehr als zwei Raten in Rückstand geraten bin.  Zahlungen  sind vorrangig auf die Hauptforderung, dann auf die Zinsen und zuletzt auf die Kosten zu verrechnen.

Achten Sie darauf, dass die Rate akzeptabel ist. Die Forderung sollte in 6 Monaten erledigt sein (max. 12 Monate bei hohen Beiträgen). Wenn Sie das nicht sicher zusagen können oder die Verhandlungen scheitern, suchen Sie einen Anwalt auf – und zwar schnell. Der kann die Sache vielleicht noch herumreißen.