Betriebskostenabrechnung kurz vor dem 31.12. - Fristen für Vermieter und Mieter?

Unverhofft kommt oft ... Kurz vor dem Jahreswechsel erhalten zahlreiche Mieter Post von ihrem Vermieter, mit zumeist unangenehmem Inhalt – die Abrechnung über die Betriebskosten aus dem vorvergangenem Jahr steht an.

Doch nicht jeder Mieter freut sich über solche Post, da die Abrechnung nicht selten eine Nachzahlung der Betriebskosten beinhaltet. Die besinnliche Weihnachtsstimmung ist getrübt und zahlreiche Fragen und Überlegungen spielen sich in den Köpfen der Mieter ab:

„Ist die Abrechnung über die Betriebskosten kurz vor dem Jahreswechsel überhaupt erlaubt? Oder hätte der Vermieter mir diese nicht schon viel früher zustellen müssen?“

„Über welchen Zeitraum darf der Vermieter überhaupt abrechnen?“

„Sind die Betriebskosten richtig abgerechnet? Welche Kostenpositionen dürfen auf Mieter überhaupt umgelegt werden und welche nicht?“

„Was kann ich tun, wenn ich Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung habe und vor allem, welche Fristen muss ich dabei beachten?“

Bei der Abrechnung über die Betriebskosten sind auf Seiten des Vermieters nicht zuletzt aufgrund der Rechtsprechung viele unterschiedliche Aspekte zu berücksichtigen, insbesondere inwiefern welche Kosten auf den jeweiligen Mieter umgelegt werden dürfen. Daher bedienen sich die Vermieter oder Hausverwaltungen zumeist externen Unternehmen, welche eine Betriebskostenabrechnung erstellen und anschließend an die Mieter weiter geleitet werden. Dabei vergeht in der Regel einige Zeit, da Abrechnungen der Energieversorger oder Fremdunternehmen selbst lange auf sich warten lassen.

Dennoch muss der Vermieter die in § 556 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) festgelegten Fristen und Bestimmungen einhalten. § 556 BGB regelt dabei nicht nur den maximalen Zeitraum, in dem der Vermieter zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung verpflichtet ist, sondern auch die maximale Dauer des Abrechnungszeitraums. Damit regelt § 556 BGB nicht lediglich Fristen für den Vermieter, sondern beschränkt zugleich auch die Widerspruchsfrist des Mieters, sofern er erwägt Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnung geltend zu machen.

Abrechnungszeitraum und Abrechnungsfrist

Der Vermieter ist grundsätzlich verpflichtet, jährlich über die Betriebskosten abzurechnen § 556 Abs. 3 BGB. Der Abrechnungszeitraum beträgt daher maximal 12 Monate. In den meisten Fällen entsprechen diese 12 Monate dem Kalenderjahr, wobei auch Ausnahmen – beispielsweise ein Abrechnungszeitraum von 01.04. eines Jahres bis zum 31.03. des Folgejahres – durchaus zulässig sind.

Übersteigt der Abrechnungszeitraum jedoch die 12 Monate, besteht auf Seiten des Mieters ein Recht die Nachzahlung solange zu verweigern, bis er vom Vermieter eine ordnungsgemäße Abrechnung über einen korrekten Abrechnungszeitraum zugestellt erhält.

Betrifft der Abrechnungszeitraum weniger als 12 Monate (z.B. Einzug erst im Laufe des Abrechnungsjahres), so ist dies grundsätzlich möglich, jedoch sind dann die entstandenen Betriebskosten nur anteilig ab dem Zeitpunkt des Beginns des Mietvertrags bis zum Ende des Abrechnungszeitraumes in Ansatz zu bringen.

Spätestens mit Ablauf von 12 Monaten nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes muss der Vermieter jedoch dem Mieter die Nebenkostenabrechnung schriftlich zugeleitet haben. Die Dauer der Postlaufzeit geht dabei zu Lasten des Vermieters, da er allein die Beweislast für den rechtzeitigen Zugang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter trägt.

Aktuell bedeutet dies, dass allen Mietern, bei denen der Abrechnungszeitraum der 01.01.2014 bis 31.12.2014 ist, noch bis spätestens zum 31.12.2015 die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2014 zugestellt werden muss.

Da der 31.12. dieses Jahr auf einen Donnerstag fällt, besteht grundsätzlich die Möglichkeit auch noch am 31.12. die Betriebskostenabrechnung rechtzeitig zuzustellen. Unerheblich ist dabei, dass der 31.12. Silvester ist, da es sich nach dem Gesetz um einen gewöhnlichen Werktag handelt. Etwas anderes gilt nur dann, wenn der 31.12. auf einen Sonnabend oder Sonntag fällt.

Auch bei der Zustellung der Betriebskostenabrechnung an Silvester gilt es zu berücksichtigen, ob nach den Umständen damit zu rechnen ist, dass der Mieter von der Abrechnung auch entsprechende Kenntnis erlangt. Mit der Frage, wann eine Betriebskostenabrechnung an Silvester dem Mieter rechtzeitig zugegangen ist, haben sich schon zahlreiche Gerichte beschäftigt (Amtsgericht Hamburg-St. Georg, Urteil vom 16.06.2005, Az. 921 C 37/05; Amtsgericht Köln, Urteil vom 21.04.2005, Az. 210 C 31/05; Amtsgericht Ribnitz-Damgarten, Urteil vom 11.12.2006, Az. 1 C 324/06).

Eine pauschale Antwort darauf gibt es aber nicht, entscheidend ist der jeweilige Einzelfall.

Vermieter versäumt Abrechnungsfrist

Versäumt der Vermieter die Frist von 12 Monaten zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung und wird dem Mieter die Abrechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt zugestellt, so hat dies in aller Regel die Unwirksamkeit der Nebenkostenabrechnung zur Folge, sofern der Vermieter die Verspätung zu vertreten hat.

Das bedeutet, dass eine eventuelle Forderung zur Nachzahlung aus der Betriebskostenabrechnung gegenüber dem Mieter keinerlei Wirkung mehr entfaltet und nicht mehr geltend gemacht werden kann. Umgekehrt hat diese Fristversäumung des Vermieters keine Auswirkungen auf mögliche Ansprüche des Mieters. Der Anspruch auf Auszahlung eines sich aus der Betriebskostenabrechnung ergebendes Guthaben zu Gunsten des Mieters bleibt bestehen und kann auch nachträglich noch gegenüber dem Vermieter geltend gemacht werden.

Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

Erhebt der Mieter Einwendungen gegen die Betriebskostenabrechnungen muss er diese innerhalb einer Frist von 12 Monaten nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung gegenüber dem Vermieter geltend machen und seinen Widerspruch entsprechend begründen.

Typische Fehlerquellen sind dabei, inwiefern die Betriebskosten auf den Mieter überhaupt umgelegt werden dürfen, inwiefern die richtige Abrechnungsart gewählt worden ist und/oder ob einzelne Kostenposition genau bezeichnet und belegt worden sind.

Besteht lediglich der Verdacht auf einen Fehler in der Betriebskostenabrechnung und kann dieser (noch) nicht belegt werden, ist es ratsam die Betriebskosten ausdrücklich unter dem Vorbehalt der Rückforderung an den Vermieter zu zahlen.

Bestehen keine Bedenken gegen die Betriebskostenabrechnung gilt zu berücksichtigen, dass offene Forderungen innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung beglichen werden müssen (§ 286 Abs. 3 BGB). Dies gilt sowohl auf Seiten des Mieters als auch auf Seiten des Vermieters, sofern sich aus der Betriebskostenabrechnung ein Guthaben zu Gunsten des Mieters ergibt.

Haben Sie Fragen zum Thema Betriebskostenabrechnung oder möchten Sie Ihre Betriebskostenabrechnung überprüfen lassen, können Sie sich gern mit der Kanzlei WBV Fachanwälte in Verbindung setzen.

Nicole Bauer

Fachanwältin für Miet- und Wohnungseigentumsrecht

Assessorin jur.

Ulrike Mrhal