DSGVO-Datenschutz im Home-Office umsetzen mit Checklisten+mehr: Schadensersatz und Bußgeld vermeiden

DSGVO-Datenschutz im Home-Office – was ist zu beachten?!

Spätestens seit Ausbruch des Corona-Virus arbeiten deutlich mehr Angestellte, Freiberufler und Selbstständige verstärkt aus dem Home-Office. Dies bringt viele Annehmlichkeiten mit sich – doch gerade das Arbeiten von zu Hause ist bezüglich des Datenschutzes regelmäßig deutlich schlechter gesichert als in den gesicherten Geschäftsräumen und Büros. So kann es kann zu Datenschutzverletzungen kommen, die Geldstrafen und Schadensersatzansprüche zur Folge haben.

Wer muss den Datenschutz bzw. die DSGVO im Home-Office beachten?

JEDER, der geschäftlich, bspw. als Selbstständiger, Freiberufler oder auch Angestellter, im Home-Office mit personenbezogenen Daten arbeitet. Personenbezogene Daten sind grundsätzlich solche Angaben, die den Rückschluss auf eine bestimmte oder eine bestimmbare Person zulassen, also etwa der Name, die E-Mail-Adresse, die Anschrift oder auch die Kunden-/ Auftragsnummer eines Dritten.

Warum sollte man im Home-Office auf Datenschutz achten?

Kommt es beim Arbeiten im Home-Office zu einer Datenpanne, so können Betroffen hieraus Schadensersatzansprüche geltend machen und es können durch die Aufsichtsbehörde Geldstrafen von bis zu 20 Mio. Euro bzw. 4 % des Jahresumsatzes verhängt werden und weitere Prüfungen und Maßnahmen ergriffen werden.

Die Haftung wird im Regelfall dem Verantwortlichen, also dem Arbeitgeber auferlegt.

Eine Datenpanne liegt bereits dann vor, wenn z.B. Daten verloren gehen oder Unbefugte Zugriff oder Einsicht erhalten auf diese daten erhalten.

 Was bedeutet Datenschutz im Home-Office genau?

Die DSGVO schreibt in ihren Grundsätzen zum einen vor, dass alle Tätigkeiten, bei denen personenbezogene Daten betroffen sind, nachweisbar dokumentiert werden müssen.

Zum anderen müssen Maßnahmen, sog. technische und organisatorische Maßnahmen (kurz: TOM) umgesetzt werden, um ein sicheres Arbeiten mit personenbezogenen Daten ermöglichen.

Dies können von Schulungen über Richtlinien bis hin zu Arbeitsroutinen sein.

Wie kann die DSGVO im Home-Office erfüllt werden?

Alle relevanten Tätigkeiten müssen im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten mit weiteren Angaben erfasst werden.

In einemweiten Schritt sind ausreichende Datenschutzmaßnahmen für diese Tätigkeiten sicherzustellen. Diese TOM müssen zudem ebenfalls dokumentiert werden.

Wir empfehlen an dieser Stelle insbesondere die Verwendung von internen Checklisten, mit denen Sie die Datenschutzkonformität prüfen und zugleich dokumentieren können.

Einige wichtige Maßnahmen für die datenschutzkonforme Umsetzung der Tätigkeiten im Homeoffice sind:

• ein Verzeichnis von Tätigkeiten im Home-Office, wie z.B. von Videokonferenzen,
• technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit,
• Checklisten, mit denen Mitarbeiter das eigene Home-Office datenschutzkonform einrichten und Ihnen dies per Unterschrift bestätigen können,
• eine Mitarbeiter-Verpflichtung und Richtlinie für Datenschutz im Home-Office, mit der Sie die Datenschutz-Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter nachweisen können

Weitere Informationen zum Datenschutz im Homeoffice finden Sie auch in unserem Leitartikel zu diesem Thema:

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Wir helfen Ihnen:

Sie arbeiten geschäftlich im Home-Office oder sind Verantwortlicher und benötigen Unterstützung bei der datenschutzkonformen Umsetzung dieser Tätigkeiten?

Oder haben Sie sogar bereits eine Datenpanne bemerkt, welche gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unverzüglich, spätestens binnen 72 Stunden der Aufsichtsbehörde gemeldet werden muss?

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Ihr Sebastian Günnewig

Dipl.-Jur. Dipl.-Kfm.

Rechtsanwalt und Datenschutzbeauftragter (TÜV)