Kündigung mit eingescannter Unterschrift

Worauf muss man bei Kündigung und Aufhebungsvertrag unbedingt achten?

Das Arbeitsrecht bremst den digitalen Workflow: Kündigungserklärung und Aufhebungsvertrag verlangen nach § 623 BGB die Schriftform. Das Schriftformerfordernis ist zwingend, also nicht verhandelbar.

Was bedeutet Schriftform?

Weil die Schriftform erforderlich ist muss der Erklärende nach § 126 Abs. 1 BGB den Text des Kündigungsschreibens eigenhändig unterzeichnen. 

Die Kündigung muss dem Adressaten im Original zugehen. Eine Kopie wäre nicht ausreichend. Deswegen ist im Arbeitsrecht die Zusendung einer Kündigung per WhatsApp, Telefax und auch als Anhang zu einer E-Mail rechtlich unwirksam.

In den genannten Fällen bekäme der Empfänger anstelle des Originals nur eine Kopie. Das macht die Kündigung nach § 125 BGB formunwirksam bzw. nichtig.

Gilt das Schriftformerfordernis nur für die Arbeitgeberkündigung?

Die strenge Formvorschrift richtet sich im Arbeitsrecht an beide Vertragsparteien. Also wäre auch die Eigenkündigung des Arbeitnehmers ohne Beachtung der Schriftform nichtig. 

Reicht die eingescannte Unterschrift aus?

Wegen des Schriftformerfordernisses reicht es nicht aus, das am PC erzeugte Kündigungsschreiben am Ende mit einer eingescannten Unterschrift zu versehen. Das wäre kein Original. Die Unterschrift wirkt nur auf den ersten Blick handgeschrieben, also echt. Ein Scan ersetzt also niemals die Originalunterschrift.

Wie erkennt man, ob eine Unterschrift echt oder digital ist?

Das Fehlen einer echten Unterschrift fällt meistens beim Prüfen der Rückseite des Blattes auf: die von Hand verfasste, also echte Unterschrift, drückt sich auf der Rückseite des Blattes durch. Sie lässt sich ertasten. 

Man erkennt es auch, wenn man mehrere Schriftstücke vom selben Aussteller nebeneinander legt, um die Ausprägung und die Lage der Unterschriften auf den Blättern zu vergleichen. Eingescannte Unterschriften sehen stets identisch aus und sind immer an derselben Stelle vom Blatt positioniert. Das schafft in der Realität beim Leisten einer eigenhändigen Unterschrift so gut wie keiner. 

Was ist die Rechtsfolge bei einer Kündigung mit eingescannter Unterschrift?

Eine Kündigung ohne echte Unterschrift ist unwirksam und das Arbeitsverhältnis besteht weiter. Die Kündigung müsste noch einmal wirksam ausgesprochen werden. Je nach Dauer der Kündigungsfrist kann das für den Arbeitgeber teuer werden.

Besonders schlimm wirkt sich dieser Fehler im Falle einer außerordentlichen (fristlosen) Kündigungen aus. Die formunwirksame außerordentliche Kündigung kann in der Regel nicht nachgeholt werden, denn beim Bemerken des Formfehlers dürfte die zweiwöchige Ausschlussfrist nach § 626 Abs. 2 BGB bereits verstrichen sein.

Wie kann man vorbeugen?

Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten beim Verfassen einer Kündigung darauf achten, die Unterschrift auf den ersten Blick als Original erkennbar zu machen. Dann entgeht man dem Einwand, die Kündigung sei gar kein Original, sondern stattdessen eine rechtlich unverbindliche Kopie. 

Weil der Text des Kündigungsschreibens meistens schwarz ist, sollte die eigene Unterschrift z.B. in blau erfolgen. Sie hebt sich dann vom übrigen Text ab und der Gedanke an eine Kopie kommt beim Leser wahrscheinlich gar nicht auf. Beim Unterschreiben sollte man auch auf eine energische Führung des Schreibgerätes achten, damit sich die Unterschrift fühlbar auf der Rückseite des Blattes durchdrücken kann. Wer ganz sicher sein möchte, der sollte die Unterschrift vor einem Zeugen leisten und ist damit für den Fall einer Auseinandersetzung gut gewappnet.