Veröffentlicht von:
Elektronisch oder Papier: Haben Arbeitnehmer ein Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform?
- 3 Minuten Lesezeit
In Zeiten der Digitalisierung stellt sich zunehmend die Frage, ob Arbeitgeber verpflichtet sind, Lohn- und Gehaltsabrechnungen in Papierform zu übermitteln, oder ob eine Bereitstellung in elektronischer Form genügt. Dieser Beitrag beleuchtet die rechtlichen Grundlagen in Deutschland und gibt eine Handlungsempfehlung.
Wie sehen die gesetzlichen Grundlagen aus?
Die Verpflichtung des Arbeitgebers, eine Lohnabrechnung zu erstellen, ist im § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO) geregelt. Danach muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei jeder Lohnzahlung eine Abrechnung in Textform über die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts ausstellen. Diese Abrechnung soll Auskunft darüber geben, wie sich das Gehalt zusammensetzt, welche Abzüge vorgenommen wurden und welche Beträge dem Arbeitnehmer letztlich ausgezahlt werden.
Elektronische Lohnabrechnung: Zulässig oder nicht?
Das Gesetz spricht von Textform. Entscheidend ist, dass die Lohnabrechnung dem Arbeitnehmer in einer zugänglichen und verständlichen Form bereitgestellt wird. Das bedeutet, dass eine elektronische Lohnabrechnung zulässig ist, sofern der Arbeitnehmer diese ohne zusätzliche Kosten oder besondere technische Hindernisse abrufen und dauerhaft speichern kann.
Es ist jedoch wichtig, dass dem Arbeitnehmer der Zugang zur Lohnabrechnung gewährt wird. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass der Arbeitnehmer in der Lage ist, die Abrechnung ohne unverhältnismäßige Anstrengungen abzurufen. Hierzu zählt unter anderem, dass keine speziellen technischen Geräte oder Programme erforderlich sein sollten, die dem Arbeitnehmer nicht zur Verfügung stehen.
Ausnahmen und Sonderregelungen
In besonderen Fällen, wie bei Arbeitnehmern ohne Zugang zu elektronischen Kommunikationsmitteln, wäre eine ausschließlich digitale Übermittlung unangemessen. Für diese Arbeitnehmer muss der Arbeitgeber eine alternative Lösung anbieten, in der Regel die Lohnabrechnung in Papierform.
Datenschutzrechtliche Aspekte
Bei der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung ist der Datenschutz von zentraler Bedeutung. Da Lohnabrechnungen sensible personenbezogene Daten enthalten, sind die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) strikt einzuhalten. Die elektronische Lohnabrechnung sollte nur über sichere Kanäle (z. B. verschlüsselte E-Mails oder gesicherte Portale) bereitgestellt werden, um den Zugriff durch Unbefugte zu verhindern.
Rechtstipp
Als Arbeitnehmer sollten Sie darauf achten, dass Sie die Lohnabrechnung in einer für Sie zugänglichen Form erhalten. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, elektronische Lohnabrechnungen abzurufen oder zu speichern, sollten Sie mit Ihrem Arbeitgeber das Gespräch suchen und die Aushändigung in Papierform verlangen. In den meisten Fällen wird eine einvernehmliche Lösung gefunden.
Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind und dass Arbeitnehmer, die keinen Zugang zu digitalen Medien haben, weiterhin die Lohnabrechnung in Papierform erhalten. Zudem sollten Arbeitgeber prüfen, ob ihre elektronischen Systeme den Datenschutzanforderungen entsprechen.
Sollte es zu Streitigkeiten über die Form der Lohnabrechnung kommen oder sollten datenschutzrechtliche Fragen im Raum stehen, ist es ratsam, sich rechtlich beraten zu lassen. Eine anwaltliche Beratung kann Klarheit schaffen und dabei helfen, eine für beide Seiten zufriedenstellende Lösung zu finden.
Wie können wir helfen?
Die Kanzlei Mutschke ist in Deutschland als eine der führenden Kanzleien im Bereich des Arbeitsrecht tätig. Kontaktieren Sie uns, gerne helfen wir auch Ihnen!
Vielleicht kennen Sie uns auch schon aus dem TV oder aus der Zeitung? Rechtsanwältin Nicole Mutschke ist eine der bekanntesten deutschen Rechtsanwältinnen und als Rechtsexpertin regelmäßiger Gast in zahlreichen TV Sendungen und Zeitungen/Zeitschriften. Unter anderem ist sie bekannt aus dem ZDF, RTL, ntv, sternTV, Achtung Verbrechen!, WDR, BILD, Handelsblatt und vielen weiteren Formaten.
Auf unseren Social Media-Kanälen geben wir spannende Einblicke in die Rechtswelt und versorgen unsere Zuschauer mit nützlichen Tipps und der aktuellsten Rechtsprechung zu relevanten Themen. Auf YouTube folgen uns mehr als 150.000 Menschen, auf TikTok knapp 140.000.
Artikel teilen: