Kündigungen rechtssicher zustellen

Die Zustellung einer Kündigung muss nachweisbar sein

Wer eine Kündigung ausspricht muss beweisen können, dass diese Kündigung dem Adressaten zugegangen ist. Dieses Problem stellt sich besonders bei Kündigungen im Arbeitsverhältnis.

Der Zugangsnachweis ist darüber hinaus auch bei anderen Erklärungen des Arbeitgebers mit rechtlich relevantem Inhalt von Bedeutung. Zum Beispiel:

• Einladung an Arbeitnehmer zur Teilnahme an einer Maßnahme des betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)
  
  
• Erklärung nach § 17 Abs. 1 BEEG wegen Kürzung des Erholungsurlaubs während der Elternzeit
  
  
• Ablehnung des Antrags eines Arbeitnehmers auf Arbeitszeitreduzierung.

Auf die rechtssichere Zustellung kommt es im Arbeitsrecht an, in allen Fällen, in denen der rechtzeitigen Zugang einer Erklärung von Bedeutung ist. 

Hervorzuheben ist die Kündigung kurz vor Ende der Probezeit oder die außerordentliche Kündigung. 

Eine außerordentliche Kündigung muss gemäß § 626 Abs. 2 BGB spätestens zwei Wochen nach Bekanntwerden des wichtigen Grundes erklärt werden, also des für die Kündigungsabsicht relevanten Ereignisses (z.B. Vertragsverstoß).

Misslingt dem Arbeitgeber der Nachweis des Zugangs der Kündigungserklärung beim Arbeitnehmer innerhalb der Zweiwochenfrist, dann ist die aus diesem Grund unwirksam.

Was ist der Vorteil des Einwurfeinschreibens?

Bei Zustellung einer Erklärung (z.B. Kündigung) mittels Einwurfeinschreibens spricht der Beweis des ersten Anscheins dafür, dass dem Adressaten der Brief auch wirklich zugestellt wurde und damit der Zugang bewirkt ist.

Das hatte das Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein in der Entscheidung vom 18.01.2022 (1 Sa 159/21) ausdrücklich festgestellt. Die Vermutung war berechtigt, denn der Arbeitgeber konnte dem Arbeitsgericht sowohl den Einlieferungs- als auch den Auslieferungsbeleg vorlegen. 

Entscheidend für die Annahme des zuverlässigen Zugangs eines Briefes per Einwurfeinschreiben sind sowohl die bestehende organisatorische Anweisung der Deutsche Post AG als auch der Einsatz berufsmäßiger Zusteller. 

Auf den Anscheinsbeweis kann man sich übrigens nicht nur bei einer Briefzustellung im Einfamilienhaus stützen, sondern auch bei der Zustellung in einem Mehrfamilienhaus mit einer Briefkastenanlage für mehrere Parteien. 

Was ist die Besonderheit beim Einwurfeinschreiben? 

Beim Versand einer Kündigung mit Einwurfeinschreiben kann einiges schiefgehen, wenn die Formalien nicht beachtet werden.

Ein besonderes Risiko bei einer Zustellung mittels Einwurfeinschreiben war Gegenstand der Entscheidung des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 28.07.2021 (Az. 4 Sa 68/20). Aus den Entscheidungsgründen ergibt sich einiges, das unbedingt zu beachten ist.

Was ist wichtig bei der Zustellung mit Einwurfeinschreiben?

Für den Nachweis des rechtzeitigen Zugang eines Kündigungsschreibens beim Empfänger reicht es nicht aus, die im Betrieb geführte Versandliste vorzulegen. Daraus ist nur die Tatsache ersichtlich, dass ein Brief verschickt wurde. Der schriftliche Einlieferungsbeleg bei der Post ist ebenfalls unzureichend, denn damit lässt sich nur der Versand eines Briefes nachweisen, aber nicht dessen Zugang beim Empfänger.

Wie funktioniert eine Zustellung mit Einwurfeinschreiben?

Jedes Einwurfeinschreiben trägt zum Zwecke der Identifizierung ein abziehbares Etikett. Vor dem Einwurf in den Briefkasten entfernt der Zusteller das Etikett vom Brief und klebt es auf den Auslieferungsbeleg. Außerdem notiert er das Datum der Zustellung und bestätigt dies mit seiner Unterschrift. Damit ist dokumentiert, dass sich der Zusteller außerhalb jeglicher Routine mit der Zustellung befasst hat, bevor er den Brief in den Briefkasten gelegt hat. 

Warum sollte der Auslieferungsbeleg schnell ausgedruckt oder gespeichert werden?

Den Verlauf der Zustellung kann man im Internet verfolgen. Mithilfe des Einlieferungsbelegs und der dort aufgedruckten Nummer kann der Absender im Internet stets den aktuellen Versandstatus vom Brief feststellen. 

Nach erfolgreicher Zustellung wird der Auslieferungsbeleg im Internet hinterlegt. Eine elektronische Reproduktion des Auslieferungsbeleges mit Unterschrift des Zustellers und mit den Angaben Zustelldatum und Zustelluhrzeit sollte unverzüglich ausgedruckt werden. Diesen Ausdruck muss man aufbewahren, archiviert entweder abgelegt als Papierdokument oder gespeichert als elektronisches Dokument. 

Ganz wichtig: 

Das Generieren des Auslieferungsbeleges ist nur für kurze Zeit möglich. 

Wer mit dem Ausdruck oder der Archivierung des Auslieferungsbeleges zu lange wartet, hat möglicherweise Pech: Die Deutsche Post AG löscht diese Daten nach Ablauf eines feststehenden Zeitraums automatisch und unangekündigt. Die Date sind dann unwiederbringlich verloren. 

Ohne Auslieferungsbeleg kann der Arbeitgeber wegen der in Rede stehenden Kündigung beim Arbeitsgericht den Zustellnachweis nicht führen. Das bringt Nachteile, sofern die Tatsache der Zustellung oder das Datum der Zustellung streitig sein sollten.

Fazit 

Bei der Zustellung einer Kündigung mit Einwurfeinschreiben muss der Auslieferungsbeleg unverzüglich ausgedruckt oder elektronisch gespeichert werden.