Wie kann eine Vertragspartei bei einer notariellen Beurkundung vollmachtlos vertreten werden?

Insbesondere bei Kaufverträgen kann es vorkommen, dass die Vertragsparteien (Käufer oder Verkäufer) nicht in derselben Stadt/demselben Land wohnen und eine längere Anreise erforderlich wäre um einen Beurkundungstermin wahrzunehmen.

In solch einem Fall kommt die Vertretung der nicht anwesenden Vertragspartei durch einen vollmachtlosen Vertreter in Betracht.

Dies geschieht wie folgt:

die Beurkundung eines Rechtsgeschäfts durch einen vollmachtlosen Vertreter für eine nicht anwesende Vertragspartei ist ein komplexer juristischer Vorgang, der im deutschen Recht geregelt ist. 

Grundsätzlich ist die Vertretung ohne Vertretungsmacht in den §§ 177 ff. BGB behandelt.

Wenn ein vollmachtloser Vertreter für eine nicht anwesende Partei handelt, so ist das von ihm vorgenommene Rechtsgeschäft schwebend unwirksam. Das bedeutet, dass das Rechtsgeschäft erst wirksam wird, wenn die vertretene Partei es nachträglich genehmigt. Ohne diese Genehmigung bleibt das Geschäft unwirksam.

Bei der Beurkundung durch einen vollmachtlosen Vertreter sind folgende Schritte und Aspekte wichtig:
Offenlegung der Vertretung ohne Vollmacht:
Der Vertreter muss klarstellen, dass er ohne entsprechende Vollmacht handelt. Dies ist für die spätere Genehmigung von Bedeutung, da die andere Vertragspartei über den Status des Vertreters informiert sein muss.

Beurkundung:
Das Rechtsgeschäft wird in der Regel durch einen Notar beurkundet. Hierbei ist zu beachten, dass der Notar den Sachverhalt der Vertretung ohne Vollmacht im Beurkundungsprotokoll festhält.

Nachträgliche Genehmigung:
Die nicht anwesende Partei muss das beurkundete Rechtsgeschäft nachträglich genehmigen. Hierfür gibt es keine gesetzliche Frist, aber die praktische Umsetzbarkeit erfordert meist eine zeitnahe Genehmigung.

Rechtsfolgen bei Nichtgenehmigung:
Lehnt die vertretene Partei die Genehmigung ab, so ist das Rechtsgeschäft unwirksam. In diesem Fall kann die andere Vertragspartei den Vertreter ohne Vertretungsmacht gemäß § 179 BGB auf Erfüllung oder Schadensersatz in Anspruch nehmen.

Die Beurkundung durch einen vollmachtlosen Vertreter birgt also sowohl für den Vertreter als auch für die anderen Vertragsparteien gewisse Risiken. Daher ist es empfehlenswert, in solchen Fällen rechtlichen Rat einzuholen und möglicherweise vorab eine Vollmacht zu erteilen, um Rechtsunsicherheiten zu vermeiden.