Kündigungsschreiben: So beenden Sie Ihren Arbeitsvertrag richtig

Wenn Sie als Arbeitnehmer Ihr Arbeitsverhältnis kündigen wollen, sollten Sie ein paar Dinge beachten. Ansonsten kann es sein, dass die Kündigung unwirksam ist. Aber auch wenn die Kündigung nicht gleich unwirksam ist, könnten Ihnen durch ungeschickte beziehungsweise nicht durchdachte Formulierungen Nachteile entstehen. 

Das Gesetz schreibt für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses die Schriftform vor. Das bedeutet, dass ein Brief mit Original-Unterschrift nötig ist. Das Hineinkopieren einer eingescannten Unterschrift in das Kündigungsschreiben genügt ebenso wenig wie eine Kündigung in digitaler Textform – etwa per E-Mail, WhatsApp-Nachricht oder SMS. Wird die Schriftform nicht eingehalten, ist die Kündigung unwirksam. 

Einfaches Muster für ein Kündigungsschreiben 

Grundsätzlich reicht folgender Satz für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses aus: 

Sehr geehrte Damen und Herren, 

hiermit kündige ich meinen mit Ihnen bestehenden Arbeitsvertrag ordentlich und fristgerecht zum nächstmöglichen Zeitpunkt, meines Erachtens zum TT.MM.JJJJ. 

Mit dieser Formulierung machen Sie klar, dass Sie fristgemäß – also unter Einhaltung der Kündigungsfrist – und nicht fristlos kündigen wollen. Außerdem ist für den Arbeitgeber erkennbar, von welcher Kündigungsfrist Sie ausgehen und zu welchem Zeitpunkt das Arbeitsverhältnis somit Ihrer Meinung nach endet. Sollte der Arbeitgeber anderer Meinung sein und von einer anderen Kündigungsfrist ausgehen, wird er Ihnen dies vermutlich zeitnah nach Erhalt der Kündigung mitteilen. 

Wie ist ein Kündigungsschreiben aufgebaut? 

Wie bei jedem Schreiben muss der Absender (Arbeitnehmer) und der Adressat (Arbeitgeber) der Kündigung erkennbar sein. Unterläuft Ihnen bei der Adressierung ein Fehler, kann es sein, dass das Schreiben von der Post nicht zugestellt werden kann. Damit die Kündigung möglichst schnell bearbeitet wird, sollten Sie sie an die beim Arbeitgeber zuständige Person schicken – etwa den direkten Vorgesetzen oder die Personalabteilung (in größeren Unternehmen oft „HR“ genannt). 

Bitte um Bestätigung

Um sicherzugehen, dass die Kündigung beim Arbeitgeber eingegangen ist, und um Klarheit beim Beendigungsdatum zu haben, bietet sich folgender ergänzender Satz im Kündigungsschreiben an: 

Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung und das Datum, an dem der Arbeitsvertrag endet.

Anspruch auf Resturlaub

Sofern Sie noch Urlaubsansprüche haben, bietet es sich an, hierzu etwas zu schreiben, etwa: Nach meiner Berechnung habe ich noch Anspruch auf [Anzahl] Tage Resturlaub.

Die Berechnung des Resturlaubs ist nicht immer einfach. So kommt es darauf an, ob Sie nur den gesetzlichen Mindesturlaub (4 Wochen) haben oder Ihnen im Arbeitsvertrag beziehungsweise im Tarifvertrag zusätzliche Urlaubstage zugesagt wurden (z. B. 30 Tage). Außerdem spielt es eine Rolle, wann das Arbeitsverhältnis endet (in der Wartezeit, in der ersten Jahreshälfte, in der zweiten Jahreshälfte). Je nachdem haben Sie für das letzte Beschäftigungsjahr Anspruch auf den vollen Jahresurlaub oder nur auf anteiligen Urlaub. Abhängig von der Anzahl der Urlaubstage kann es Sinn machen, konkret Urlaub zu beantragen. 

Die gesetzliche Wartezeit beim Urlaubsanspruch ist nicht zu verwechseln mit der Probezeit. Während die Probezeit zwischen null und sechs Monaten betragen kann und im Arbeitsvertrag beziehungsweise Tarifvertrag ausdrücklich vereinbart werden muss, beträgt die Wartezeit beim Urlaubsanspruch immer sechs Monate und gilt automatisch, da sie im Gesetz geregelt ist. Die Wartezeit besagt, dass der volle Urlaubsanspruch erst nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben wird, davor besteht nur Anspruch auf anteiligen Urlaub. 

Kündigungsgrund

Eine Begründung der Kündigung ist nicht nötig. Arbeitnehmer können das Arbeitsverhältnis jederzeit unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen. Wenn Sie dem Arbeitgeber dennoch mitteilen möchten, warum Sie das Unternehmen verlassen wollen, sollten Sie dies eher in einem persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten tun.  

Dank für Zusammenarbeit und gute Wünsche

Auch wenn es Probleme mit dem Arbeitgeber gab und Sie gute Gründe haben, dort nicht mehr arbeiten zu wollen, sollte das Kündigungsschreiben sachlich formuliert sein und nicht als „Abrechnung“ mit dem Arbeitgeber genutzt werden. Ihre Kündigung wirkt souveräner, wenn Sie sich für die bisherige Zusammenarbeit bedanken – mit einem kurzen Satz, denn schließlich wollen Sie das Arbeitsverhältnis beenden: 

„Ich bedanke mich für die langjährige Zusammenarbeit und wünsche Ihnen alles Gute.“

Ein solcher Satz schadet auch sicherlich nicht vor dem Hintergrund, dass Sie vom Arbeitgeber noch ein gutes Arbeitszeugnis erhalten wollen. 

Arbeitszeugnis im Kündigungsschreiben anfordern

Sinnvollerweise sollte man bei der Gelegenheit auch gleich ein qualifiziertes Arbeitszeugnis anfordern. Wenn Sie noch keine neue Stelle haben – weil Sie z. B. eine lange Kündigungsfrist haben und eine Bewerbung daher erst nach der Kündigung des aktuellen Arbeitsverhältnisses Sinn macht –, benötigen Sie es ohnehin zeitnah für Bewerbungen. Aber auch wenn Sie schon eine neue Stelle haben, ist es von Vorteil, den Arbeitgeber frühzeitig an die Ausstellung eines Zeugnisses zu erinnern, damit dies nicht in Vergessenheit gerät. 

Je nach den Umständen kann man anbieten, das Zeugnis selbst zu formulieren und dem Arbeitgeber als Entwurf zuzuschicken. Dies hat den Vorteil, dass sich der Arbeitgeber nicht selbst die Mühe machen muss, alle Daten zusammenzutragen. Wenn der Zeugnisvorschlag zudem keine falschen Angaben enthält und die vorgeschlagene Bewertung von Leistung und Verhalten dem Arbeitgeber angemessen erscheint, haben Sie gute Chancen, dass der Arbeitgeber Ihren Vorschlag unverändert oder zumindest nahezu unverändert übernimmt. Um sicherzugehen, dass Ihr Formulierungsvorschlag wirklich einem guten bis sehr guten Zeugnis entspricht, sollten Sie sich bei der Formulierung von einem Anwalt mit Schwerpunkt Arbeitsrecht unterstützen lassen. 

Kündigungsfrist und Zugang der Kündigung

Sofern Sie nicht fristlos kündigen wollen, weil ein wichtiger Grund vorliegt und Ihnen die Einhaltung der Kündigungsfrist nicht zumutbar ist – z. B. weil der Arbeitgeber das Gehalt nicht zahlt oder Sie am Arbeitsplatz sexuell belästigt werden –, müssen Sie die Kündigungsfrist einhalten. Nach dem Gesetz beträgt die Kündigungsfrist – außer in der Probezeit – vier Wochen zum 15. eines Monats oder zum Monatsende. Im Arbeitsvertrag oder im Tarifvertrag kann aber etwas Abweichendes vereinbart sein. 

Die Kündigungsfrist beginnt erst dann zu laufen, wenn das Kündigungsschreiben dem Arbeitgeber zugeht, und zwar am Folgetag des Zugangs. Sie sollten daher darauf achten, dass Sie das Datum des Zugangs nachweisen können. Die Kündigung ist zugegangen, wenn der Arbeitgeber das Schreiben tatsächlich erhalten hat oder zumindest davon hätte Kenntnis nehmen können, weil es im Briefkasten eingeworfen wurde und mit dem Leeren des Briefkastens gerechnet werden konnte. Wird das Schreiben also von Ihnen abends um 20 Uhr in den Briefkasten geworfen, geht es erst am nächsten Tag zu.  

Ein Einschreiben mit Rückschein geht erst zu, wenn der Postbote es dem Arbeitgeber aushändigt oder der Arbeitgeber es bei der Post abholt, nachdem er den Benachrichtigungszettel erhalten hat. Sofern möglich, bietet sich daher die persönliche Übergabe an. Zum Beleg sollten Sie sich die Zustellung auf einer Kopie des Kündigungsschreibens mit Unterschrift und Datum bestätigen lassen. Auch wenn ein Arbeitgeber hierzu nicht verpflichtet ist, bestätigen die meisten Arbeitgeber den Erhalt der Kündigung. Vorsorglich sollten Sie aber einen Zeugen zur Übergabe mitnehmen, etwa einen Arbeitskollegen.