Belege zur Vorsteueranmeldung: Kopie oder Original einscannen?

Die Digitalisierung macht auch vor Behörden nicht mehr halt. So werden Belege im Rahmen der Umsatzbesteuerung heute in der Regel nur noch eingescannt und auf elektronischem Weg eingereicht. Die Originale können dann von den Finanzbehörden bei Bedarf angefordert werden.

Vorsteuerbelege über 9300 Euro nicht anerkannt

Welche Belege aber zu welchem Zeitpunkt genau eingereicht werden müssen, dazu hat das Finanzgericht (FG) Köln nun in einem aktuellen Urteil entschieden.

Eine Unternehmerin hatte im Jahr 2010 die Erstattung von insgesamt knapp 17.000 Euro Vorsteuer beantragt und dazu Rechnungen in elektronischer Form eingereicht.

Auf den Belegen einer Firma befand sich jeweils der Aufdruck „COPY 1“. Es waren also anscheinend nicht die Originalrechnungen eingescannt worden, sondern nur Kopien. Es ging dabei um insgesamt 9300 Euro, die das Finanzamt aus diesem Grund nicht anerkennen wollte.

Nachreichung der eingescannten Originalbelege

Die Betroffene legte gegen den Ablehnungsbescheid noch am selben Tag Einspruch ein und fügte nun auch Scans der Originalrechnungen ohne den COPY-1-Vermerk bei. Außerdem bot sie an, darüber hinaus die Originale in Papierform zur Einsicht zur Verfügung zu stellen.

Das Finanzamt allerdings interessierte das offenbar wenig. Es meinte, die nachgereichten Unterlagen nicht mehr berücksichtigen zu müssen, da die gesetzliche Frist zur Belegeinreichung inzwischen abgelaufen sei. Dementsprechend wies die Behörde den ihrer Ansicht nach unbegründeten Einspruch zurück.

Kein Unterschied für möglichen Missbrauch

Das daraufhin eingeschaltete FG Köln sah die Sache allerdings anders und entschied, dass der Unternehmerin auch die weiteren 9300 Euro Vorsteuer zustehen. Nach der zugrunde liegenden EU-Richtlinie genügt nämlich die Einreichung einer „Kopie der Rechnung“ auf elektronischem Weg.

Nach der Urteilsbegründung macht es keinen Unterschied, ob eine Originalrechnung direkt eingescannt oder zuerst kopiert und dann die Kopie eingescannt wird. In beiden Fällen kann nicht sichergestellt werden, dass die Rechnung nicht beispielsweise weitergegeben und missbräuchlich in mehreren verschiedenen Vorsteuererstattungsverfahren verwendet wird.

Anders als bei der früher üblichen Einreichung in Papierform kann bei einer elektronischen Übermittlung von Scans ohnehin keine Markierung auf den Originaldokumenten mehr angebracht werden, die mögliche Betrugsversuche mit den Dokumenten verhindern könnte. Für das Gericht gab es daher keinen Grund, der Unternehmerin die Vorsteuer in der beantragten und letztlich auch nachgewiesenen Höhe nicht anzuerkennen.

Aufbewahrungspflichten bestehen weiterhin

Allerdings sollten sich Unternehmer keinesfalls darauf verlassen, dass stets Kopien bzw. Scans von Kopien ausreichen. Vielmehr müssen grundsätzlich auch die Originaldokumente im Rahmen der gesetzlichen Fristen aufbewahrt und gegebenenfalls den Finanzbehörden vorgezeigt werden.

(FG Köln, Urteil v. 20.01.2016, Az.: 2 K 2807/12)

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