Die häufigsten Fragen zu der Betriebskostenabrechnung

1. Habe ich einen Anspruch auf eine Abrechnung?

In den meisten Mietverträgen ist neben der Kaltmiete ein Betrag für die Betriebskosten und eine gesonderte Heizkostenzahlung vorgesehen. Dabei kann der Vermieter wählen, ob er eine Betriebskostenpauschale – mit Ausnahme der Heizkosten – oder eine Betriebskostenvorauszahlung mit dem Mieter vereinbart. Bei der Betriebskostenpauschale sind mit der monatlichen Zahlung alle anfallenden Betriebskosten abgegolten. Es findet keine separate Abrechnung statt.

Nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB ist über Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abzurechnen.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des 12 Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Das bedeutet, dass für das Kalenderjahr 2015 bis zum 31.12.2015 abgerechnet und die Abrechnung beim Mieter eingegangen sein musste. Ist dies nicht erfolgt, ist der Vermieter mit seiner Abrechnung verspätet.

Das bedeutet allerdings nicht, dass der Mieter gar keine Abrechnung mehr erhält. Er hat einen – auch gerichtlich durchsetzbaren – Anspruch auf Abrechnung. Im laufenden Mietverhältnis kann der Mieter die Betriebskostenvorauszahlungen so lange zurückbehalten, bis der Vermieter eine Abrechnung erstellt hat.

Ist das Mietverhältnis bereits beendet, kann der Mieter die nicht abgerechneten Vorauszahlungen zurückverlangen, wenn keine Abrechnung erstellt wurde.

Erstellt der Vermieter verspätet eine Abrechnung, kann er den sich ergebenden Nachforderungsbetrag nicht mehr verlangen.

Holt der Vermieter in einem laufenden Gerichtsverfahren über die Rückforderung von Vorauszahlungen nach beendetem Mietverhältnis die Betriebskostenabrechnung nach, ist der Mieter mit seinem Anspruch auf Rückzahlung der nicht abgerechneten Betriebskosten zwar ausgeschlossen, dies führt jedoch dazu, dass der Vermieter die Kosten des Rechtsstreits tragen muss.

2. Muss der Vermieter bei Auszug im Abrechnungszeitraum abrechnen?

Der Abrechnungszeitraum beträgt nach § 556 Abs. 3 S. 1 BGB ein ganzes Jahr. Es muss nicht unbedingt das Kalenderjahr sein, wird allerdings in der Regel in den meisten Mietverträgen so gehandhabt.

Im Ergebnis bedeutet dies, dass der Bemessungszeitraum für die Betriebskosten nicht länger sein darf, aber auch nicht kürzer. Ein Auszug im laufenden Abrechnungszeitraum bedeutet nur, dass in der künftig zu erfolgenden Abrechnung eine Kostenaufteilung der entsprechenden Tage des Abrechnungszeitraums zu erfolgen hat.

Mieter, die nach einem Auszug ihre Betriebskostenrechnung erhalten, sollten bei der Prüfung der Abrechnung darauf achten, dass nur für die Zeit des bestehenden Mietverhältnisses abgerechnet wurde.

Achten Sie auch darauf, beim Auszug alle Zählerstände zu notieren, damit eine spätere Überprüfung erfolgen kann.

3. Wie kann ich die Höhe der einzelnen Positionen richtig überprüfen?

Damit der Mieter nicht nur die formellen Voraussetzungen, d. h. die zwingend erforderlichen Angaben einer Betriebskostenabrechnung, sondern auch die Höhe der angegebenen Positionen überprüfen kann, steht dem Mieter gem. § 259 BGB ein Einsichtsrecht in die Belege des Vermieters in den Räumen des Vermieters zu. Dabei darf der Mieter die Belege auch abfotografieren. In einer Entscheidung des Amtsgerichts München wurde dies als zulässig erachtet.

In Ausnahmefällen hat der Mieter einen Anspruch auf Übersendung von Kopien. Hat der Mieter eine formell ordnungsgemäße Abrechnung erhalten, hat er ab dem Tag der Zustellung der Abrechnung 12 Monate Zeit, Einwendungen gegen die Abrechnung zu erheben (Einwendungszeitraum).

Einwendungen können dabei sein, dass nicht umlagefähige Betriebskostenpositionen abgerechnet wurden, obwohl sie im Mietvertrag nicht vereinbart waren oder das bestimmte Positionen zu hoch abgerechnet wurden.

4. Kann der Vermieter alle Positionen aus der Abrechnung des Hausverwalters auch auf den Vermieter umlegen?

Ist die vermietete Wohnung Teil einer Wohnungseigentümergemeinschaft, gehört also jede Wohnung in dem Gebäude einem anderen Eigentümer und bilden diese eine Eigentümergemeinschaft, wird zunächst eine Abrechnung der Hausverwaltung an die einzelnen Eigentümer erstellt.

In dieser Abrechnung des Verwalters sind auch die Verwalterkosten, die Instandhaltungsrücklage, Kleinreparaturen, Bankgebühren etc. aufgeführt, die nicht auf den Mieter umgelegt werden können.

Es hat daher eine separate Abrechnung an den Mieter zu erfolgen, die nur die umlegbaren Positionen umfasst.

Die Abrechnung, die der Vermieter vom Hausverwalter erhalten hat, ist der Abrechnung an den Mieter entsprechend beizufügen.

5. Kann der Vermieter die Abrechnung korrigieren?

Erhält der Mieter eine Abrechnung, bei der ein Fehler aufgetreten ist, z. B. sind die Vorauszahlungen mit einem zu geringen Betrag berücksichtigt, hat der Vermieter die Möglichkeit, innerhalb des Abrechnungszeitraums die Abrechnung zu korrigieren. Ist beispielsweise die Abrechnung für das Jahr 2015 bis zum 31.12.2016 zu erstellen, kann der Vermieter eine bereits im Mai 2016 erstellte Abrechnung noch bis einschließlich 31.12.2016 korrigieren. Danach ist dies nicht mehr möglich.

6. Habe ich durch die Zahlung des Nachzahlungsbetrages die Abrechnung anerkannt?

Erhält der Mieter seine Betriebskostenabrechnung, stellt sich für ihn die Frage, ob er den Nachzahlungsbetrag innerhalb der Frist zahlt, auch wenn ihm mangels Belege noch keine ordnungsgemäße Überprüfung möglich ist.

In einer Entscheidung aus dem Jahr 2011 hat der BGH entschieden, dass die Einwendungsfrist von 12 Monaten auch dann gilt, wenn der Mieter den Nachforderungsbetrag vorbehaltlos gezahlt hat. Mit der Zahlung erkennt der Mieter die abzurechnenden Positionen nicht ihrer Höhe nach an.

Sollten Sie dennoch auf Nummer sicher gehen wollen, kann die Nachzahlung unter dem Vorbehalt der Rückforderung und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht gezahlt werden.

Haben auch Sie Zweifel an der ordnungsgemäßen Abrechnung, stehen wir Ihnen gerne für eine Überprüfung zur Verfügung.

Rechtsanwältin Lorenz

Kanzlei Schwede, Gewert & Kollegen