Die pauschaldotierte Unterstützungskasse in der Lohn- und Finanzbuchhaltung

1. Problemstellung

Mit zunehmender Nachfrage und steigender Verbreitung der pauschaldotierten Unterstützungskasse steigen auch die Fragen, wie die pauschaldotierte Unterstützungskasse in der Lohn- und Finanzbuchhaltung zu behandeln sei.
Als interner versicherungsfreier Durchführungsweg ist die Behandlung systematisch unterschiedlich zu Durchführungswegen wie Pensionskasse, Direktversicherung und Pensionsfond. Bei diesen Durchführungswegen fließt die Entgeltumwandlung 1 zu 1 an den Versorgungsträger ab oder auch ein monatlicher Arbeitgeberbeitrag wird entsprechend monatlich abgeführt. All dies ist bei der pauschaldotierten Unterstützungskasse nicht der Fall.

2. Funktion der pauschaldotierten U-Kasse zum Grundlagenverständnis

Die pauschaldotierte Unterstützungskasse ist ein sog. interner bzw. unternehmerischer oder auch versicherungsfreier Durchführungsweg der betrieblichen Altersversorgung. Sie funktioniert grundsätzlich ohne Versicherung und ohne die Verpflichtung zur Abführung von Liquidität. Oberstes Ziel ist also die Schaffung oder Bindung von Liquidität oder Liquiditätsreserven zur Unternehmensfinanzierung oder auch Erreichung von Bankenunabhängigkeit durch Innenfinanzierung (alternativ auch freie Kapitalanlage abseits von Versicherungen). Weitere Ziele sind die Verstärkung der Mitarbeiterbindung und Vorteile bei der Mitarbeitergewinnung.

Die Funktion ist denkbar einfach:
Die Entgeltumwandlung oder auch ein vom Arbeitgeber vorgesehener monatlicher Beitrag fließen nicht an eine Versicherung ab, sondern bleiben im Unternehmen und stehen diesem Unternehmen langfristig zur Verfügung. Der Arbeitgeber verzinst diese monatlichen Beiträge aus der Entgeltumwandlung und/oder einem Arbeitgeber-zuschuss und zahlt diesen Betrag dann meist als Einmalbeitrag zum Rentenbeginn an den Arbeitnehmer aus. Im Ergebnis ist dies für den Arbeitnehmer so einfach und transparent wie ein Sparbuch, das sich ebenfalls durch Beitrag (Einzahlung) und Zins aufbaut. Die Zahlungsverpflichtung ist genau kalkulierbar und transparent für jedermann und der Zahlungszeitpunkt steht von Anfang an fest, unabhängig davon, ob der Mitarbeiter ausscheidet oder bleibt.

Ein einfaches Beispiel der pauschaldotierten Unterstützungskasse zum Verständnis: Aus Arbeitgebersicht kann die pdUK mit einem Darlehen der Arbeitnehmer an das Unternehmen verglichen werden, zu einem festen Zins mit fester Laufzeit. Dieses Darlehen wächst transparent und nachvollziehbar durch jede Entgeltumwandlung und den vereinbarten Zins.
Aus Arbeitnehmersicht ist der Vergleich mit dem Beispiel eines Sparbuchs am verständlichsten, auf dem monatliche Zahlungen gutgeschrieben werden. Diese verzinsen sich und sind für jedermann nachrechenbar und nachvollziehbar.

3. Die Schritte im Einzelnen

- Arbeitgeber behält Beiträge ein und verzinst diese für die Arbeitnehmer
- Arbeitgeber legt diese Beiträge an (beliebige Kapitalanlage)
- Arbeitgeber nutzt zeitgleich die steuerlichen Effekte des § 4d EStG (Dotierung und Direktvergabe)
- Arbeitgeber zahlt zu Rentenbeginn der Arbeitnehmer die zugesagten Leistungen aus.

Im Ergebnis ist der Innenfinanzierungseffekt vergleichbar mit einer Direktzusage mit Pensionsrückstellungen (Pensionsrückstellung entspricht im Ergebnis Darlehen). Allerding muss der Darlehenszins und die Dotierung tatsächlich gezahlt werden. Die Dotierungen sind sehr viel flexibler (0 € bis steuerlicher Maximalbetrag, ein Verschieben der Dotierung und damit des Aufwands in die Zukunft ist möglich).

4. Verbuchung der Dotierung und der Zinsen in der Finanzbuchhaltung

Dotierung
- Jährliche Berechnung der maximalen Dotierung durch die Unterstützungskasse oder deren Verwaltungsgesellschaft
- Unternehmer legt Dotierungshöhe fest, abhängig vom Ergebnis
- Die Unterstützungskasse erstellt die Dotierungsmitteilung
- Unternehmen überweist die Dotierung an die Unterstützungskasse
- Die Unterstützungskasse erstellt Darlehensvertrag oder Nachtrag
- Unternehmen unterschreibt
- Die Unterstützungskasse zahlt das Darlehen aus bzw. gewährt die Dotierung zurück
          Buchung bei Dotierung: 
          Aufwand betr. Altersversorgung an Bank
          Buchung bei Darlehensgewährung: 
          Bank an Darlehen

Zins
- Die Unterstützungskasse berechnet den Zinsaufwand jährlich,
           Buchung: Zinsaufwand an Verbindlichkeit
- Unternehmen zahlt Zins
            Buchung: Verbindlichkeit an Bank
- U-Kasse erstellt Nachtrag zum Darlehensvertrag über den Zins und zahlt aus
            Buchung: Bank an Darlehen

Mehr Buchungen sind diesbezüglich nicht notwendig. Diese Buchungen erfolgen 1 mal im Jahr

5. Verbuchung der Entgeltumwandlung in der Finanzbuchhaltung

Der Mitarbeiter hat ein geringeres Brutto und geringere Sozialversicherungsbeiträge. In der Lohnbuchhaltung wird das Gehalt entsprechend gekürzt und Sozialversicherung und Lohnsteuer auf dieser Basis berechnet. Das gekürzte Gehalt wird wie üblich verarbeitet.

6. Verbuchung des Arbeitgeberzuschusses in der Finanzbuchhaltung

Der Arbeitgeberzuschuss führt weder zu einer Zahlungsverpflichtung noch zu einer Verbindlichkeit. Art 28 EGHGB. Eine Buchung erfolgt insoweit nicht. Wenn der Arbeitgeber eine Dotierung vornimmt am Ende des Jahres, erfolgt die Verbuchung wie vorstehend dargestellt.

7. Behandlung der Entgeltumwandlung in der Lohnabrechnung

- Lohn wird gekürzt (sichtbar und transparent)
- Es entsteht keine Schuld gegenüber Dritten
- Es wird kein Verrechnungskonto verbucht
- Personalaufwand sinkt
- Entweder Gehalt sichtbar kürzen oder sonstige Aufzeichnung in Lohnunterlagen
- Keine Lohnsteuer auf den umgewandelten Betrag
- Keine Sozialversicherung auf den umgewandelten Betrag 

8. Behandlung Arbeitgeberbeiträge in der Lohnbuchhaltung 

Arbeitgeberbeiträge sind nur fiktiv, jedoch als solche nicht zu buchen.

- Arbeitgeberbeiträge zeigen sich in der Zusage
- Monatsbeitrag + Zins
- grundsätzlich ist hier nichts zu buchen
- kein Ausweis in Lohnabrechnung
- Arbeitgeberbeiträge haben nur Auswirkung auf Dotierung (2.5 % der Kapitalzusage)
- Wenn Dotierung gewünscht, dann werden Zahlungen und Buchungen wie vorstehend in der Finanzbuchhaltung ausgelöst:

• Aufwand betriebliche Altersversorgung an Bank
• Bank an Darlehen
• Zinsaufwand an Bank
• Bank an Darlehen

Fazit

Wenn das System verstanden wurde, dass zum einen eine Zusage gemacht wurde auf Basis einer Entgeltumwandlung und ggfs. Arbeitgeberzuschüssen, was allerdings außer einer Gehaltsreduktion insoweit keine buchhalterischen Auswirkung hat, ist die Handhabung einfach.
In der Buchhaltung löst lediglich die Dotierung als Generierung von Betriebsausgaben Buchungen aus, genauso wie die Rückgewähr und die Zinszahlungen. Im Leistungsfall werden die Darlehen an die Unterstützungskasse erfolgsneutral zurückgezahlt.

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